Робота зі списками і підведення підсумків

Робота зі списками є, напевно, основним видом використання програми Excel у більшості компаній. Реєстри продажів, накладні, прайс-листи, відомості нарахування заробітної плати і т.п., усе це приклади списків. Але не всі користувачі знають, що не будь - яка таблиця в Excel є списком і, що для списків існують спеціальні методи їхньої обробки. Тому в цьому розділі коротко торкнемося питань, що стосуються роботи зі списками.

Список у Excel це таблиця, що інтерпретується процесором як база даних. Тому списки в Excel також називаються «базами даних». Звичайно, до цієї назви потрібно відноситися з деякою обережністю, оскільки в наступній лекції ми познайомимося зі «справжніми» базами даних, в той же час певна аналогія тут, безумовно, є. Характерною ознакою (реляційної) бази даних є однорідність даних по стовпцях. Тому, щоб таблиця Excel могла розглядатися як список необхідно, насамперед, щоб у кожнім стовпці таблиці дані мали один тип, тобто або всі були текстовими, або всі числовими, або усі датами. Для більшості додатків, де використовуються списки, ця умова виконується. Крім того, щоб табличний процесор інтерпретував таблицю як список є необхідним виконання ряду формальних умов:

· бажано розміщувати список на окремому робочому аркуші, щоб процесор не поплутав його з іншими таблицями, які знаходяться на тому ж аркуші. В крайньому випадку, між списком та іншою таблицею повинен бути один порожній стовпець і один порожній рядок;

· перший рядок списку повинен містити заголовки стовпців.

Якщо ці умови виконані, то процесор розпізнає список автоматично. Для цього досить ввести вручну заголовки стовпців і поставити курсор на порожній рядок під заголовком чи під останнім рядком даних, якщо вони вже були введені. Якщо Excel розпізнає таблицю як список, то в користувача з'являється можливість використовувати процедури обробки характерні для баз даних, а саме, введення даних у список через спеціальну форму, сортування даних, фільтрація (відбір) даних, групування даних і т.д. Розглянемо ці процедури по порядку.

Щоб викликати форму введення даних, введіть заголовки стовпців, виділіть їх жирним шрифтом, щоб вони відрізнялися від даних, поставте курсор у порожній рядок під заголовком одного зі стовпців, а потім виконайте команду «Данные →Форма». Якщо все в порядку, то з'явиться форма введення даних (див. рис. 3), у противному випадку, якщо порушена одна з вищезгаданих умов, Excel повідомить про помилку.

Рис. 3. Форма введення даних

Цілком можливо, що після виконання команди «Данные ® Форма» Excel видасть повідомлення типу: «не вдається знайти рядок списку, щоб використовувати дані першого рядка як підписи натисніть кнопку «ОК». У цьому випадку треба просто натиснути кнопку «ОК» і форма з'явиться на екрані. Після цього можна бути впевненим, що ваша таблиця інтерпретується процесором як список, і з нею можна працювати як з базою даних. Звичайно робота з формою не викликає в користувачів труднощів, але тут варто врахувати, що форма може використовуватися не тільки для введення даних, але і для їх редагування і пошуку.

Сортування списку звичайно також не викликає труднощів, але тут часто користувачі припускають помилки. По-перше, відмітимо, що можна сортувати список за значенням одного стовпця за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів і за значеннями декількох стовпцях (до трьох) за допомогою команди «Данные ® Сортировка». Перед сортуванням не потрібно виділяти стовпці даних, тому що в противному випадку процесор буде сортувати дані тільки у виділених стовпцях, що фактично призведе до руйнування списку, тому що буде загублений зв'язок між даними, що знаходяться в одному рядку (записи). Треба просто поставити курсор у відповідний стовпець і натиснути кнопку сортування на панелі інструментів. У цьому випадку рядки даних будуть переставлятися повність, і зв'язки між елементами одного рядка будуть збережені.

Фільтрація це вибір даних зі списку за заданими критеріями відбору. У відфільтрованому списку можна бачити тільки ті рядки, які задовольняють заданим критеріям. При цьому відповідні номери рядків виділяються синім кольором (ознака фільтрації), а інші рядки залишаються прихованими, але не знищеними. Приховані рядки можуть бути в будь-який момент відновлені. Для простої фільтрації використовується Автофильтр, а для фільтрації за складними критеріями - Расширенный фильтр [1].

Звичайно фільтрація за допомогою автофільтру не викликає у користувачів труднощів, але при цьому використовуються далеко не всі надані можливості. По-перше, за допомогою елемента списку автофільтру «(Первые 10…)» можна вибрати рядки по декількох найбільших чи найменших елементах відповідного числового стовпця (поля). По-друге, за допомогою елемента «(Условие…)» можна викликати вікно користувальницького автофільтру, в якому задається складна логічна умова відбору за відповідним стовпцем, наприклад можна вибрати рядки, відповідні значення в яких знаходяться між двома заданими числовими значеннями. Нарешті, щоб відобразити всі дані, приховані в результаті фільтрації, потрібно виконати команду «Данные ® Фильтр ® Отобразить все».

Розширений фільтр дозволяє власне кажучи створювати повноцінні запити (у термінології баз даних) до списку. Наприклад, за допомогою розширеного фільтру можна задати умови відбору по двох і більше стовпцях, які з'єднані логічним сполучником “ИЛИ”, що за допомогою автофільтру зробити не можна. Перша відмінність розширеного фільтру полягає в тому, що тут у явному вигляді потрібно задати диапазон условий. Для цього звичайно перед списком роблять кілька порожніх додаткових рядків і в першому рядку повторюють назви всіх стовпців списку чи частини з них, якщо відбір буде йти не по всіх стовпцях. Краще вказувати тут назви всіх стовпців, тому що зайві стовпці завжди можна залишити порожніми. Потім порядково вводяться критерії відбору, причому умови, що знаходяться в одному рядку з'єднуються сполучником «И», а самі рядки умов з'єднуються сполучником «ИЛИ». Наприклад, у наступній таблиці показані умови відбору за розширеним фільтром.

Таблиця 3. Умови відбору за розширеним фільтром

Товар	Менеджер	Объем продаж
Артикул 2001		>1000
	Иванов

За цим критерієм будуть відбиратися рядки, в яких зазначений товар з артикулом 2001, і обсяг продажів якого перевищує 1000, або рядки, в яких зазначене прізвище менеджера «Иванов».

Після заповнення діапазону умов потрібно викликати розширений фільтр за допомогою команди «Данные ® Фильтр ® Расширенный фильтр». У вікні цієї команди уточнюється, де знаходиться список, де знаходиться діапазон умов і чи треба копіювати фільтровані дані в нове місце чи фільтрувати список на місці. Якщо дані треба скопіювати в нове місце, то варто вказати адресу діапазону, куди їх потрібно копіювати. Після виконання цієї команди відбувається фільтрація даних у списку за умовами, зазначеними у розширеному фільтрі. У тестових завданнях до цієї лекції студентам пропонується кілька задач на розширену фільтрацію.

Дата добавления: 2015-05-24