Тема: Основні принципи роботи в середовищі Excel

ЛЕКЦІЯ №4

1. Загальні поняття Excel. Сфери застосування. Введення і форматування табличної інформації.

2. Використання формул в електронних таблицях.

3. Впорядкування та пошук даних в електронних таблицях.

Література

1. Баженов В.А. Інформатика. Комп`ютерна техніка. Комп`ютерні технології: підруч. / В. А. Баженов, В. М. Венгерський, В. М. Горлач, О. М. Левченко. — 4-те вид. К.: Каравелла, 2012. – 496 с.

2. Басюк Т.М. Основи інформаційних технологій [Текст]:навч.посібн./ Т.М.Басюк "Новий світ-2000",2010.-390с.

3.http://intranet.tdmu.edu.ua

4. http://zboriv-college.info/docs/lect_excel.pdf

Таблиці є одним із найпоширеніших різновидів документів, які використовуються у фінансово-економічній діяльності, в тому числі, у банківській справі, у менеджменті, у маркетингу, в бухгалтерських розрахунках тощо. Саме тому розроблене спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє автоматизувати роботу з таблицями.

Прикладні програми, які призначені для обробки даних, представлених у табличній формі, називаються електронними таблицями (ЕТ) або табличними процесорами.

Перша програма електронної таблиці VisiCale розроблена в 1979 в США для комп'ютерів типу Apple II.

У 1982 році на ринку програмних продуктів для комп'ютерів типу IBM з'явився табличний процесор Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, який інтегрував в своєму складі, крім звичайних інструментів, графіку і можливість роботи з системами управління базами даних. Успіх компанії Lotus привів до посилення конкуренції на ринку програмного забезпечення, в результаті на ринку програмного забезпечення з'явилися нові табличні процесори PV Planner компанії Paperback Software і Quattro Pro компанії Borland International, які не поступалися своїми можливостями процесору Lotus 1-2-3, проте були дешевше.

Наступний крок в розвитку електронних таблиць – поява в 1987 році процесора Excel фірми Microsoft. Ця програма, в порівнянні з передуючими, мала більш довершений графічний інтерфейс і меню, ширші функціональні можливості, кращу якість вихідної інформації. Розробникам Excel вдалося максимально полегшити користувачу освоєння програми і роботу з нею. В даний час табличний процесор Excel є лідером серед електронних таблиць.

Популярність та ефективність табличного процесора MS Excel визначається його надзвичайно широкими можливостями, основними з яких вважаються:

- створення таблиць даних, між комірками яких можуть бути встановлені зв’язки за допомогою формул. При цьому одні дані вважаються початковими і вводяться до таблиці із зовні (наприклад, з клавіатури), а інші дані вважаються розрахунковими і утворюються в таблиці автоматично за допомогою формул.

- подання даних у наочній графічній формі за допомогою діаграм, в тому числі за допомогою графіків та гістограм різної форми.

- проведення розрахунків за допомогою простих формул, що вводяться вручну, з використанням функцій із спеціальних математичних, економічних, планових, статистичних та інших бібліотек, а також шляхом використання мови програмування VBA (Visual Basic for Application).

- розв’язування задач, які мають оптимізаційний характер, тобто дозволяють знаходити найкращі планові показники, які забезпечують найвищий ефект управлінської діяльності.

- створення баз даних, тобто наборів даних великого обсягу, в яких існують засоби автоматизації пошуку, впорядкування та фільтрації.

- обмін даними з іншими складовими пакету Microsoft Office, а також іншими прикладними програмами персонального комп’ютера за допомогою системного буфера обміну.

- створення макросів, тобто спеціальних команд, за допомогою яких вдається автоматично виконувати послідовності однотипних операцій.

Робоча книга - має вигляд дискового файл, який містить дані, представлені у табличній формі. Такий файл має ім’я, обране для нього користувачем, а також стандартне розширення XLSX. Наприклад, «Відомості на заробітну плату за січень 2004 року.XLS». Файли, яким користувач не надав імені, набувають стандартних імен «Книга1.XLS», «Книга2.XLS» і т.д. Обсяг робочої книги обмежується доступною пам’яттю персонального комп’ютера.

Робочий лист. За внутрішньою побудовою робоча книга являє собою набір робочих листів. У вікні документа є можливість бачити і працювати лише з одним робочим листом, який в цей момент називається поточним (активним).

Кожний робочий лист має найменування, зазначене на його ярлику. Найменування робочому листу обирає користувач у відповідності з табличними даними, які на ньому розміщені, наприклад «Відомість зарплати цеху комплектації», «Відомість зарплати відділу кадрів» тощо. Робочі листи, для яких користувач ім’я не обирав, набувають стандартних імен «Лист1», «Лист2» і т.д. За допомогою ярличків можна переходити від одного листа до другого, можна виривати або вставляти окремі листи тощо. Кількість робочих листів у книзі обмежується обсягом робочої книги.

Рядок, стовпчик та комірка. У вікні документа кожний робочий листок має вигляд таблиці, яка нагадує сторінку зошита в клітинку. Робочий лист розграфлений горизонтальними та вертикальними лініями на рядки та стовпчики відповідно. Стовпчики позначають прописними літерами латинського алфавіту, рядки нумерують числами. Всього може бути 256 стовпчиків, позначених від A до IV, а також 65536 рядків, пронумерованих від одиниці. Нумерація рядків продовжується вниз, позначення стовпчиків – вправо.

На перетині рядка та стовпчика знаходиться утворення, яке називається коміркою. Кожна комірка має стандартне ім’я (позначення), яке складається із позначень відповідних стовпчика та рядка, наприклад, комірка F3 знаходиться на перетині стовпчика F і рядка 3. Зверніть увагу, що спочатку указується стовпчик, а потім – рядок. Отже, стандартне ім’я комірки являє собою її адресу і дозволяє відшукати її на робочому листі. Зокрема, початкова комірка A1 знаходиться у лівому верхньому кутку таблиці.

Альтернативним варіантом стандартного іменування комірок є використання номерів як для рядків, так і для стовпчиків. Така система називається системою посилань «R1C1», що має походження від Row – рядок і Column – стовпчик. Зверніть увагу, що в цій системі, спочатку указується рядок, а потім стовпчик. Наприклад, комірка F3 в цій системі буде позначена як R3C6.

Діапазон комірок. Прямокутна група сусідніх комірок називається діапазоном комірок. Роль діапазону полягає в тому, що він містить сукупність (масив) даних і розглядається як єдине ціле. Діапазон комірок указують через адреси двох комірок, які знаходяться на протилежних кінцях якоїсь із діагоналей прямокутника. Указані адреси відокремлюються двокрапкою. Наприклад, групу комірок, яка знаходиться на перетині рядків 3 і 4 та стовпчиків B і C, можна позначити як діапазони B3:C4, C4:B3, C3:B4 або B4:C3.

Мал. 1Окно Microsoft-Excel 2003:

1 — рядок формул, 2 —заголовок стовпця, 3 — робоча область, 4 — активне вічко, 5 — заголовок рядка, 6 — вкладка аркуша, 7 — кнопки переходу на інший аркуш

· Рядок заголовку. Це перший рядок вікна Excel. Він містить назву програми, назву файлу, з яким ви працюєте, та кнопки керування розмірами вікна.

· Рядок меню. Другий рядок вікна, у якому заходиться набір меню, що розгортаються, де можна вибрати всі необхідні для роботи з електронними таблицями команди..

· Рядок формул. У цьому рядку висвітлюється дане чи формула, які ви вводите у клітинки таблиці, а також адреси клітинок. Сюди ж можна ввести дане, яке треба помістити у клітинку

· Поле надання імені об’єкту. Це поле призначене для надання імен клітинкам, діапазонам клітинок, малюнкам і діаграмам.

· Область завдань. Ця область вміщує декілька панелей, що дозволяють спростити доступ до засобів, які служать для розв’язання деяких загальних задач. В разі необхідності цю область можна сховати.

· Заголовки стовпців. Літери від A до IV, що використову_ються як імена для 256 стовпців кожного робочого аркушу(A, B, C,... Z; AA, AB, AC,... AZ;BA, BB, BC,... AZ тощо).Якщо клацнути на заголовку стовпця, будуть виділені усі його клітинки.

· Ярлики аркушів. Нова робоча книга за замовчуванням складається з трьох робочих аркушів, що називаються Лист1, Лист2, Лист3. Ви можете надати аркушам інші назви, а також збільшити чи зменшити їхню кількість.

· Рядок стану. В цій області виводяться різні повідомлення,а також відображується стан тих чи інших параметрів програми Excel і клавіш <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>.

В клітки таблиці Microsoft Excel можна заносити дані таких типів:

-числа, включаючи дату і час;

-текст;

-формули.

Числа використовуються у формі: цілі, дійсні, з експонентою, дробові.

Цілі – використовуються цифри 0, 1,....9, знаки + та -.

Дійсні – включають десяткову крапку, що розділяє цілу і дробову частину.

Числа з експонентою – мантису і порядок числа розділяє латинська буква e (E) (3Е + 8; 0.624 Е-23)

Дробові числа – вводиться ціла частина числа, символ пробілу, чисельник, знак / (ділення) і знаменник.

Дата вводиться у форматі – ДД/ММ/РРРР, час – ГГ:ХХ:СС.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Microsoft Excel сприймає їх як текст. Якщо введені числа чи формули потрібно інтерпретувати як текст, то їх введення повинно починатися із апострофа ('), наприклад: '1234.

Формула починається із символу = і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки або посилання на неї, функція. В полі клітинки після введення формули може відображатися або формула, або значення, обчислене за формулою.

Для цього потрібно виконати команди: Сервис → Параметры → Вид і включити прапорець у полі Формулы.

Для введення або редагування даних будь-якої клітки таблиці, слід її зробити активною.

Для редагування даних активної клітки натиснути F2 або двічі клацнути мишею по ній. Натискуванням клавіші Enter закінчується введення або редагування даних у клітці.

Особливістю введення в Excel є Автозаполнение. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметры (команди Сервис). При введенні даних в цьому режимі Excel намагається угадати, що вводити і допише свій варіант до кінця. Якщо ви згодні, то натисніть Enter, інакше продовжіть введення.

Виділення діапазону кліток:

-мишею;

-для виділення колонки або рядка – клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка;

-для виділення несуміжного діапазону кліток утримувати натиснутою Ctrl.

Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. Для цього використовують буфер обміну.

Форматування кліток і діапазонів. Для форматування кліток чи виділеного діапазону кліток використовують команду Формат чи кнопки панелі Форматування.

Поняття формату включає такі параметри:

-шрифт (тип, розмір, накреслення, колір);

-формат чисел;

-спосіб вирівнювання;

-розміри (ширина і висота) кліток;

-обрамлення кліток;

-візерунок фону.

Автоформат. Встановити формат активної клітки чи діапазону виконати команду: Формат→Автоформат.

Формат чисел. Excel автоматично розпізнає формат чисел при введенні (якщо введення починається з символа $ – грошовий). Щоб встановити формат чисел виділеного діапазону: Формат → Формат ячеек →Число...

Формат даних. Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Общий. Можна змінити формат подання інформації у виділених комірках. Для цього виконаєте команду Формат/Ячейки. З’явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому потрібно вибрати вкладку Число.

У лівій частині вікна діалогу Формат ячеек у списку Числовые форматы наведені назви всіх використовуваних у Excel форматів (рис. 2.4). Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. На малюнку зі списку Числовые форматы вибраний рядок (усі формати). У правому вікні Тип ви можете переглянути всі форматні коди, що використовуються для подання на екрані інформації.

Для подання даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення Тип.

Будь-яка послідовність введених в осередок символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення чи значення помилки, інтерпретується як текст. Уведений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.

Щоб увести текст, виділіть комірку та наберіть текст за допомогою клавіатури. Комірка може вміщати до 255 символів. Можна форматувати окремі символи чи фрагменти тексту в комірці та вводити текст у формулах, діаграмах, текстових вікнах.

Для форматування розташування тексту в комірці використовується закладка Выравнивание в діалоговому вікні Формат ячеек.

Дата добавления: 2015-05-24