Between 50 and 75

Сортування даних у таблицях

Виконання запиту

Готовий запит виконується після клацання по кнопці панелі інструментів у режимі Конструктора запитів чи при активізації команди Запуск (Запуск) із меню Запрос (Запит). У результаті буде отримана таблиця з відповіддю на задані умови. Наприклад, на рис. 10 показаний результат запиту, побудованого на рис. 8.

Рис.10. Результат виконаного запиту

4.4. Редагування запитів

Щоб відредагувати створений запит на вибірку слід виконати наступні дії:

Ø вибрати потрібний запит і натиснути кнопку Конструктор (Коструктор) у вікні База данных (База даних);

Ø в результаті запит відкриється в режимі конструктора, в котрому можна проводити аналогічні операції як і при створенні запиту (рис.7 та рис.8).

4.4.Сортування даних у запиті

Дані можна упорядкувати по зростанню чи спаданню.

Для упорядкування відібраних записів доцільно скористатися можливостями сортування самого запиту в рядку Сортировка (Сортування)вікна конструктора запиту (рис. 8).

При відкритті таблиці Access виводить запису в послідовності, визначеної значеннями первинного ключа цієї таблиці. Якщо ключ не визначений, то записи виводяться у послідовності їхнього введення. Для зміни послідовності записів у таблиці використовується сортування.

Для сортування таблиці за значеннями тільки одного поля використовуються кнопки Сортировка по возростанию (Сортування по зростанню) і Сортировка по убыванию (Сортування по спаданню) на панелі інструментів. Таблиця буде відсортована за значеннями вибраного сортування. Сортування можна здійснити і використавши команду Записи®Сортировка (Записи®Сортування) у режимі таблиці.

Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно відкрити таблицю і виконати команду Записи®Фильтр®Розширенный фильтр (Записи®Фільтр®Розширений фільтр) (рис.11).

Рис.11. Меню Записи (Записи) в режимі перегляду таблиці

З'явиться вікно Фильтр (Фільтр) (рис.12 ). У цьому вікні в рядку Поле (Поле) зі списку полів таблиці потрібно вибрати те, сортування по якому повинне робитися в першу чергу. У рядку Сортировка (Сортування) в цьому ж стовпці бланка вибрати тип сортування (по зростанню чи спаданню). У наступному стовпці бланка вибирається поле, по якому буде проводитися сортування в другу чергу, і для нього вказується тип сортування. І так далі для всіх полів, по яких буде проведене сортування. Після заповнення бланка сортування виконати команду Записи®Применить фильтр (Записи®Застосувати фільтр)чи натиснути кнопку на панелі інструментів.

Сортувати таблицю по декількох полях має сенс тільки тоді, коли в поле, по якому сортуються записи в першу чергу, є багато повторюваних значень. Сортування по другому полю буде проводитися вже тільки серед цих записів.

Рис. 12 Вікно Фильтр (Фільтр) таблиці

Наприклад, якщо відсортувати таблицю АБОНЕНТ по спаданню в полі місто/село у першу чергу і по зростанню у полі Прізвище у другу, то по алфавіту будуть розташовані тільки абоненти з одного населеного пункту.

Якщо сортування по двох полях усе-таки не дає повного впорядкування записів, то можна вказати поля, по яких сортування буде здійснюватися в третю чергу і т.д.

Примітка: СУБД Access сортує записи в виділеному стовпці (стовпцях) за зростанням (від А до Я і від 0 до 9) (за спаданням – навпаки). Порядок сортування для декількох виділених стовпців – зліва направо. Кожна наступна операція сортування заміняє результати попередньої операції.

6. Використання фільтрів для пошуку інформації в БД.

Існують декілька способів, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, простий фільтр і розширений фільтр (рис. 11).

Фільтри по виділеному фрагменту і простий є найпростішими способами відбору записів. Якщо можна легко знайти та вибрати в формі або в об’єкті в режимі таблиці значення, які повинні містити записи, що відбираються, слід використовувати фільтр по виділеному фрагменту. Для створення складних фільтрів, слід використовувати вікно розширеного фильтра (розширеного фільтру).

Для використання методів фільтрації по відношенню до таблиці (або форми) слід відкрити її за допомогою команди Открыть (Відкрити). При цьому в смузі меню з’являється пункт Записи, в якому містяться підкоманди роботи з фільтрами, а на панелі інструментів з’являються кнопки Фильтр по выделенному (фільтр по виділеному фрагменту) , Изменить фильтр (змінити фільтр) , Применить фильтр (використати фільтр) . Крім цього, після відкриття об’єкту, в контекстному меню, яке відкривається правою кнопкою миші, з’являються команди роботи з фільтрами.

Побудовані фільтри зберігаються автоматично при зберереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову використити збережений фільтр.

Для використання сформованого фільтра виконується команда меню Записи®Применить фильтр (Записи®Використати фільтр) чи кнопка на панелі інструментів. Для ліквідації ефекту фільтрації використовується команда Записи®Удалить фильтр (Записи®Видалити фільтр).

6.1. Відбір записів за допомогою команди Фильтр по выделенному

Для фільтрації даних за допомогою цієї команди потрібно:

1. В полі відкритої таблиці (або форми) відшукати значення, яке повинне містити записи, що включаються в результуючий набір при використанні фільтра.

2. Вибрати це значення і натиснути кнопку Фильтр по выделенному ((фільтр по виділеному фрагменту) на панелі інструментів (або задати команду Записи®Фильтр®Фильтр по выделенному). Спосіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром.

3. Крок 2, повторюється доти, доки не будуть задані всі умови відбору записів.

Фільтр дозволяє відбирати записи, які не містять вибраного значення. Для цього виберіть значення, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Исключить выделенное (Виключити виділене).

6.2. Відбір записів за допомогою простого фільтру.

Щоб віддібрати записи за допомогою простого фільтра слід виконати наступні дії:

1. Відкрити таблицю, запит або форму в режимі таблиці або відкрити форму в режимі форми.

2. Натиснути кнопку Изменить фильтр (Змінити фільтр) на панелі інструментів, щоб переключитися у вікно звичайного фільтра.

3. Вибрати поле для завдання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

4. Ввести умову відбору, вибравши шукане значення в розкритому списку значень поля (якщо список містить значення полів), або введіть в поле значення з клавіатури.

5. Для пошуку записів з використанням умов відбору, які задаються виразом, ввести вираз в відповідне поле або створіть його за допомогою побудови виразів. Якщо задати значення в декількох полях, фільтр буде повертати лише ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

6. Для того, щоб вказати декілька значень, які запис, що включається в результуючий набір, може містити в одному полі, виберіть вкладку Или (або), ярличок якої знаходиться в лівому нижньому куті вікна. Фильтр (Фільтр) буде повертати записи, які містять в полях всі значення, вказані на вкладинці Найти (Знайти), або всі значення, вказані на першій вкладинці Или (або), або всі значення, вказані на другій вкладинці Или (або) і т.д.

7. Натисніть кнопку Применить фильтр (Використати фільтр) на панелі інструментів.

6.3. Відбір записів за допомогою вікна розширеного фільтра

Для відбору записів за допомогою розширеного фільтра слід виконати наступні дії:

1. Відкрити таблицю, запит або форму в режимі таблиці або відкрити форму в режимі форми.

2. Вибрати в меню Записи (Записи) команду Фильтр (Фільтр) і підкоманду Расширенный фільтр (Розширений фільтр) (рис.11).

3. Включити в бланк поле або поля, для яких будуть задані шукані значення або інші умови, які використовуються в фільтрі для відбору записів.

4. Для вказання порядку сортування слід вибрати клітинку в рядку Сортировка (Сортування) для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування. В Microsoft Access записи сортуються спочатку по значенням поля, розміщеного в лівому стовпці бланку, потім по значенням поля в наступному стовпці справа і т.д.

5. Вказати шукане значення або ввести вираз в рядок Условие отбора (Умова відбору) для полів, включених в бланк.

6. Для того щоб використати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра (Використання фільтра) на панелі інструментів.

Щоб відмінити результати сортування та фільтрації, слід вибрати в меню Записи команду Удалить фильтр (Видалити фільтр).

6.4. Встановлення критеріїв вибору записів

При створенні запиту можна задати критерії, внаслідок чого по запиті буде здійснений вибір тільки потрібних записів.

Щоб знайти записи з конкретним значенням поля, потрібно ввести це значення в дане поле в рядку бланка QBE Условие отбора (Умова відбору) (рис.8).

Критерії, встановлювані в QBE – області, повинні бути вкладені в лапки. Якщо ACCESS 2003 ідентифікує введені символи як критерії вибору, то вкладає їх у лапки автоматично, а якщо ні, те повідомляє про синтаксичну помилку.

Наприклад, як показано на рис.8, побудований запит, по якому з даних по спожитих кіловатах енергії будуть обрані прізвища й імена абонентів, котрі спожили більше 75 кВт.

6.5. Види критеріїв

Для створення запиту з декількома критеріями користуються різними операторами.

6.5.1. Логічна операція (або)

Можна задати кілька умов вибору, з'єднаних логічним оператором або (or), для якогось поля одним із двох способів:

1) можна ввести всі умови в одну комірку рядка Условие отбора (Умова відбору), з'єднавши їх логічним оператором або (or). У цьому випадку будуть обрані дані, котрі задовольняють хоча б одній з умов.

Наприклад, запис 2 or 5 відповідає тому, що будуть обрані прізвища з ПІЛЬГАми ветеран ВВВ (2) чи інвалід ВВВ (5).

2) ввести другу умову в окрему комірку рядка или (або). І якщо використовується кілька рядків или (або), то щоб запис був обраний, досить виконання умов хоча б в одному з рядків или (або), як, наприклад, показане на рис. 5.

Рис 5. Приклад запису умови з використанням оператораили (or).

Примітка: будуть обрані прізвища з пільгами 2 чи 5

6.5.2. Логічна операція і

Логічна операція і (and) використовується в тому випадку, коли повинні бути виконані обидві умови і тільки в цьому випадку запис буде обраний.

Наприклад, записавши умову

>50 and <75

будуть обрані абоненти, котрі спожили за місяць кіловат електроенергії в межах 50¸75 кВт.

Щоб об'єднати кілька умов вибору оператором і (and), варто привести їх в одному рядку.

Наприклад, на рис 6 показано як можна задати умова для вибору прізвищ абонентів, що проживають у місті Дрогобич та спожили менше 75 кВт енергії за місяць.

Рис 6. Приклад запису умови з використанням оператора і (and).

Оператори і та або застосовуються як окремо, так і в комбінації. Варто пам'ятати, що умови зв'язані оператором і виконуються раніш умов, об'єднаних оператором або.

6.5.3. Числові умови та умови роботи з датами.

Числові умови та умови типу дата записуються в форматі

< логічний оператор > < вираз >

де в якості логічного оператора можна використовувати:

Ø = дорівнює виразу;

Ø < менше виразу;

Ø > більше виразу;

Ø <= менше або рівне виразу;

Ø >= більше або рівне виразу;

Ø <> не дорівнює виразу;

Оператор Between дозволяє задати діапазон значень, наприклад:

Оператор In дозволяє задавати використовуваний для порівняння список значень. Наприклад:

in (“перший”,”другий”,”третій”)

6.5.4. Текстові умови.

В ролі текстової умови вказується текст із вмістом поля потрібних записів. Наприклад, якщо ми хочемо відібрати інформацію за критерієм співпадання значення в полі “Прізвище” з текстом Тимців, умову можна задати одним із можливих варіантів:

Ø Тимців;

Ø “Тимців ”;

Ø =Тимців;

Ø =”Тимців”.

Ø >="Т" – відображує прізвища абонентів, котрі починаються з букв, що знаходяться в діапазоні від Т до Я.

Оператор Like

Оператор Like корисний для пошуку зразків у текстових полях, причому можна використовувати шаблони:

* — позначає будь-яку кількість (включаючи нульовий) символів;

? — будь-який одиночний символ;

[a-z] – діапазон символів;

# — вказує, що в даній позиції повинна бути цифра.

Умова в цьому випадку має вид Like символи шаблону.

Наприклад:

Ø для вибору прізвища абонентів, що починається з букви Т і з закінченням “ів” можна записати: like Т*ів

Ø для відбору прізвища абонентів, що починаються з літер від К до Т можна записати: Like "[К-Т]*";

Ø для відбору даних, що складаються з трьох цифр: Like “###”.

Інколи в текстових умовах використовується логічний оператор ні (not), який заперечує наявність в полі таблиці тексту, вказаного справа від оператора (наприклад not “К*” – будь-який текст, крім того, що починається з літери “К”).

6.5.5.Оператори для дати і часу

Можна ввести дату і час, при цьому значення повинні бути вкладені між символами #. Наприклад:

#1 травня 2008#

>#31.12.07#

У Access використовується ряд інших функцій, що допоможуть задати умови вибору для дати і часу, наприклад:

Day(дата) – повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31

Month(дата) – повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12

Year(дата) – повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999

Наприклад:

Ø <=01.01.2008 – записи, для яких нарахування сум проведено до 1 січня 2008 р.

Ø Between 01.01.07 and 01.01.08 – записи, для яких поле дати лежить в межах від 1 січня 2007 до 1 січня 2008 року.

Ø <Date()–10 - використовує функцію Date для відображення оплат рахунків проведених раніше, ніж 10 днів тому назад.

Примітка: Якщо при закриті таблиці з виставлений фільтром ви збережете всі внесені зміни, то при наступному відкритті таблиці достатньо клацнути на кнопці Применение фильтра (Використання фільтра) і буде використаний до даних таблиці останній збережений фільтр.

Дата добавления: 2015-05-09