Составление перекрестных запросов

Поля, входящие в запрос Продажи товаров по фирме

Поля, входящие в запрос Покупки товаров по фирме

Таблица	Поля
Поставщики	Все поля таблицы Поставщики
Покупки	Код сделки покупки, Дата оформления договора, Дата поставки, Сертификат качества, Цена при покупке, Кол-во единиц товара
Сотрудники	Код сотрудника, Фамилия, Должность
Товары	Все поля таблицы Товары

1. Построить поле Сумма продажи (произведение цены на количество проданного товара).Наименование запроса – Продажи товаров по фирме.

На основе этих запросов будут строиться перекрестные запросы и формы в последующих работах.

Таблица 11

Таблица	Поля
Заказчики	Все поля таблицы Поставщики
Продажи	Код сделки продажи, Дата оформления договора, Цена продажи, Кол-во проданного товара
Сотрудники	Код сотрудника, Фамилия, Должность
Товары	Все поля таблицы Товары

Одним из распространенных видов отчетности являются ведомости. Подобного рода запросы называются перекрестными. Они позволяют получать аналитические отчеты о деятельности организации.

Например, в получаемом запросе по вертикали вместо номеров записей (как принято в обыкновенных таблицах и запросах) указываются заказчики продукции, а по горизонтали – вместо наименований столбцов – наименования товаров. На пересечении строк и столбцов отображается стоимость совершенной максимальной сделки. Таким образом, можно отследить максимальную покупку каждого заказчика по всем товарам.

Следует отметить, что перекрестные запросы удобно строить на основании данных, предварительно отобранных при помощи запроса на выборку.

При создании перекрестных запросов используется Мастер перекрестных запросов. Алгоритм построения следующий:

1) выбирается таблица или запрос, поля которых необходимо вывести в перекрестном запросе;

2) указываются поля, значения которых станут заголовками строк;

3) выбирается поле, значения которого будут использованы в качестве заголовков столбцов;

4) выделяется результирующее поле таблицы или запроса – источника, значения которого будут расположены на пересечении строк и столбцов создаваемого перекрестного запроса. В поле Функции выбирается функция для статистической обработки данных в ячейках, располагаемых на пересечении строк и столбцов. Возможен выбор следующих функций:

- Avg – среднее арифметическое значение;

- Count – определения числа встречаемых значений;

- First – первое обнаруженное значение;

- Last – последнее обнаруженное значение;

- Max – максимальное из обнаруженных значений;

- Min – минимальное из обнаруженных значений;

- StDev – расчет среднеквадратичного отклонения;

- Sum – определение суммарного значения.

1) на этом же этапе можно создать итоговое поле для суммирования значений по каждой строке.

Задание 1. Необходимо отследить итоговую сумму покупок фирмы по каждому товару, выполненных ее сотрудниками.

Для решения этой задачи требуется создать перекрестный запрос, содержащий данные о сотрудниках (по горизонтали), наименованиях товаров (по вертикали) и суммах покупок (область данных).

Действия.

1. Выбрать вкладку Запросы в окне базы данных, выполнить команду Создать \ Перекрестный запрос, нажать кнопку ОК.

2. Установить переключатель Запросы, выделить запрос Покупки товаров по фирме, как указано на рисунке 22 (это один из двух запросов, созданных самостоятельно в предыдущей лабораторной работе) и нажать кнопку Далее.

Рис. 22. Выбор источника данных для
построения перекрестного запроса

3. В качестве заголовка строк выбрать поля Код сотрудника и Фамилия и перейти к следующему этапу.

4. Для заголовков столбцов выбрать поле Наименование товара и нажать кнопку Далее.

5. Указать в качестве вычисляемого значения поля поле Сумма покупки, установить вид функции – Sum.

6. Проследить, чтобы был установлен флажок Выводить итоговое значение для каждой строки (рис. 23) и нажать Далее.

7. Задайте имя запроса – Покупки Сотрудники Товары Сумма. Готово.

8. Открыть запрос в режиме конструктора, выделить столбец Итоговое значение сумма покупки, выполнить команду Вид \ Свойства, установить следующие параметры: Формат поля – Денежный, Число десятичных знаков – 2, Подпись – Итого. Те же действия выполнить с полем Сумма покупки (Подпись не менять). Сохранить изменения.

Рис. 23. Выбор поля для подсчета итоговых значений

9. Установить через команду Файл \ Параметры страницы следующие параметры листа: Ориентация листа – альбомная, Поля справа и слева – по 15 мм.

10. Распечатать запрос.

Внимание!!! Перед печатью последующих запросов устанавливать те же параметры страницы.

Задание 2. Самостоятельно создать перекрестный запрос о суммах продажи товаров, выполненных сотрудниками по каждому товару. Наименование создаваемого запроса Продажи Сотрудники Товары Сумма. Создается на основе запроса Продажи товаров по фирме (Код сотрудника, Фамилия – заголовки строк, Наименование товара – заголовки столбцов, Сумма продажи – итоговое поле). Распечатать запрос.

Задание 3. Самостоятельно создать перекрестный запрос о продажах товаров другим организациям (Имя Заказчика – заголовки строк, Наименование товара – заголовки столбцов, Сумма продажи – итоговое поле). Наименование создаваемого запроса Продажи Заказчики Товары Сумма. Распечатать запрос.

Задание 4. Самостоятельно создать перекрестный запрос о закупках товаров у других организаций (Имя Поставщика – заголовки строк, Наименование товара – заголовки столбцов, Сумма покупки – итоговое поле). Наименование создаваемого запроса Покупки Поставщики Товары Сумма. Распечатать запрос.

Дата добавления: 2015-05-09