Структура формы

Формы.

Обычно разработчик БД создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик БД может подготовить специальные объекты – формы.

Формы – настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

- Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам – самому ценному, что есть в базе.

- Разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Например, один оператор имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера расчетных счетов, третий – только денежные суммы на эти счета. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

- Ввод данных в таблицу – утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Кроме того, информация для БД, как правило, берется из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, ведомостей, справок и т.п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создание форм.

Проектирование формы состоит в размещении элементов управления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов БД.

Источником данных для формы может быть таблица или запрос. Формы, предназначенные для ввода данных, строятся на базе таблицы, т.к. при вводе нужно обеспечить ввод большинства или всех полей таблицы. Формы, которые должны в удобном виде представлять данные, как правило, строятся на базе запросов, т.к. они могут отображать не все поля таблицы или данные из разных таблиц.

Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. Формы состоят из многочисленных элементов управления, и от того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют легко создавать аккуратные формы.

Автоформы – самый простой вид автоматических форм. В основном диалоговом окне БД надо выбрать вкладку Формы, щелкнуть на кнопке Создать и в открывшемся окне Новая форма выбрать таблицу или запрос в качестве источника данных для формы и вид автоформы.

При выборе создания формы с помощью мастера форм открываются несколько последовательных окон Создание формы, в которых надо выбрать поля, данные для которых можно будет вводить в форме, выбрать внешний вид формы (в столбец, ленточный, табличный и др.), выбрать фоновый рисунок и задать имя формы. Переключение между окнами выполняется с помощью кнопок Далее, Назад, Готово.

Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или ввода новых.

Мастера для создания форм облегчают этот процесс, однако то, что получается в результате работы мастера, как правило, является только первым приближением к желаемому результату. Формы для того и создаются, чтобы предоставить пользователю максимальное удобство. Их разработке уделяется особое внимание, и нужно поработать в режиме конструктора, чтобы получить требуемый вид формы.

Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой. Но при разработке формы вручную приходится иметь с ней дело. Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления.

Ознакомиться со структурой формы можно, взяв готовую форму и посмотреть ее в режиме конструктора. При этом рядом с формой откроется панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.

В структуре формы три раздела:

- Раздел заголовка. В область заголовка можно поместить текст, графику и др. элементы управления. Если форма состоит из нескольких страниц, заголовок отображается только на первой ее странице. Добавляется в форму вместе с разделом примечаний формы командой Вид/ Заголовок/примечание формы.

- Раздел примечания. Отображается в нижней части формы. При печати многостраничной

- формы примечание формы воспроизводится только внизу последней страницы.

-

Область данных. Определяет основную часть формы, содержащую представляемые данные. Из всех разделов формы только этот является обязательным и создается по умолчанию.

Если форму составляла программа-мастер, то разделы заголовка и примечания могут быть не заполненными.

В форму можно добавить еще 2 раздела – верхнего и нижнего колонтитула командой Вид/Колонтитулы. Эти разделы используются только при печати формы, поэтому они отображаются только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.

На макете формы видны также горизонтальная и вертикальная линейки, которые предназначены для разметки формы и выделения нескольких соседних элементов управления.

Все, что содержится в области данных – это элементы управления. В форме на рисунке выше два типа элементов управления:

- связанное поле – то, что в него вводится, поступает в одноименное поле таблицы, на базе которой создана форма;

- присоединенная надпись – называется так, потому что перемещается вместе со своим элементом управления. Она может совпадать с названием связанного поля, а может и не совпадать.

Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления, показывает размер рабочего поля формы.

Размеры разделов и рабочего поля можно изменять с помощью мыши. При наведении на границу раздела указатель мыши меняет форму. В этот момент границу можно перемещать методом перетаскивания.

При работе в режиме конструктора используются следующие 3 панели инструментов:

1) Панель элементов. Служит для добавления в форму новых элементов управления. Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели, остальные выводятся на экран при нажатии кнопки Другие элементы . Также на этой панели есть две специальные кнопки: Выбор объекта и Мастера . Кнопка Выбор объекта автоматически отжимается, когда пользователь выбирает один из элементов панели. Ее нужно снова нажать, если вы передумали размещать этот элемент. Нажатая кнопка Мастера означает, что при размещении элемента управления в форме запустится соответствующий мастер.

2)

Панель инструментов Конструктор форм. Ее кнопки дублируют основные команды меню, используемые в режиме конструктора.

3)

Панель инструментов Формат. Предназначена для форматирования выделенных элементов управления.

Редактирование формы.

Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.

Все элементы управления в Access делятся на 3 типа:

- Присоединенные – связаны с полями базовой таблицы, т.е. той таблицы, которая является источником данных для формы. Если источником данных является запрос, то присоединенные элементы управления могут связываться с полями разных таблиц. При изменении данных в форме изменяется значение поля таблицы. В присоединенных элементах можно отображать все типы данных, которые существуют в Access.

- Свободные – с таблицами никак не связаны. Предназначены либо для ввода информации, используемой потом в других целях (макросы, программы VBA), либо для отображения объектов OLE, хранящихся в самих формах. Свободными являются также все элементы, предназначенные для улучшения визуального восприятия формы (рисунки, надписи, линии).

- Вычисляемые – это элементы, значения которых рассчитываются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов служат выражения или функции.

Создание и редактирование надписей. Элемент Надпись используется для размещения в форме фиксированного, т.е. не изменяющегося при переходе от одной записи к другой, текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих текстов. Пользователь никак не сможет изменить надпись.

На панели элементов есть специальный элемент управления для создания заголовков – Надпись . По щелчку на нем получим текстовую рамку, в которую можно ввести любой текст. Заканчивают ввод нажатием клавиши [Enter].

Существующую надпись можно отформатировать. Сначала ее надо выделить с помощью инструмента Выбор объектов или просто щелчком мыши на ней. При выделении объекта вокруг него образуется рамка с восемью маркерами по углам и по центрам сторон рамки. Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ или с помощью комбинации клавиш [Shift] и курсорных стрелок. При наведении на маркер указатель мыши принимает изображение открытой ладони – в этот момент рамку можно перемещать (или клавишами [Ctrl]-курсорные стрелки).

Когда объект выделен, можно изменить параметры шрифта, метод выравнивания текста и проч. обычными средствами форматирования (панель инструментов Access). Щелчок правой кнопкой мыши на выделенном объекте откроет его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления (например, оформление с тенью, изменения цвета заливки/фона и т.д.).

Заголовок формы не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления Надпись называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме.

Создание и редактирование связанных полей. Связанное поле – это элемент управления, в котором отображается содержимое полей таблицы. Для его создания служит элемент Поле . При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – присоединенная надпись. Она представляет собой значение свойства Подпись или (если свойство Подпись не задано) свойства Имя поля связанного с ним поля таблицы. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи можно следующим образом. Надо навести указатель мыши на маркер в левом верхнем углу. Указатель мыши примет форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно.

Настроить связанное поле можно с помощью диалогового окна Поле, открывающегося при щелчке на кнопке Свойства панели Конструктора форм:

Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента Выбор объекта и клавиши [Shift]. Затем выполнить команду Формат/Выровнять и выбрать способ выравнивания (по левому, правому, верхнему, нижнему краю, по узлам сетки).

Элементы управления выбора. В Access есть 3 типа таких элементов: выключатель, переключатель и флажок. Любой элемент управления выбора представляет значения данных логического типа (т.е. может быть 1 или 0).

- Переключатели и Выключатели лучше использовать в составе элемента управления Группа переключателей (пользователь может выбрать только один элемент из группы).

- Флажки - допускают множественный выбор. Удобны для управления режимами сортировки данных. Желательно использовать, когда пользователь просто должен указать Да или Нет.

Для создания Группы переключателей надо щелкнуть на кнопке Мастера панели элементов, а затем поместить на форму элемент Группа переключателей . На форме появится пустая рамка группы со стандартным наименованием и откроется первое диалоговое окно мастера. В нем надо задать подписи для каждого элемента группы. На следующих шагах мастера надо будет указать, какой элемент группы будет выбран по умолчанию (можно – никакой); определить значения каждого элемента; выбрать оформление элемента управления и задать имя группы. Затем можно окончательно настроить элемент управления Группа переключателей в окне Свойства группы и отдельно каждый элемент в группе в окне Свойства переключателя (выделить нужный элемент и щелкнуть на кнопке или выбрать пункт Свойства в контекстном меню).

Группу переключателей используют, когда количество возможных вариантов выбора невелико (3 - 6). Если вариантов больше, лучше использовать другие типы элементов управления, такие как списки или поля со списками.

Списки.

- Список - перечень возможных значений для поля базовой таблицы или запроса. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка. Пользователь может выбрать одно или несколько значений из списка (в окне свойств списка на вкладке Другие или Все установить свойство Несвязное выделение в значение Отсутствует для единственного выбора и в значение Простой для множественного). Используется, если список значений невелик, т.к. он должен помещаться в ограниченную область формы. Внешний вид и содержимое списка определяются его свойствами, которые можно задать либо вручную, либо с помощью мастера при размещении списка на форме.

- Поле со списком - применяется также как и список, но занимает меньше места в форме, т.к. список открывается только после щелчка на раскрывающейся кнопке. Не допускает множественный выбор. Имеет дополнительные по сравнению со списком свойства, связанные с оформлением вводимой текстовой части, а также свойства Ограничиться списком для запрещения ввода значений, не содержащихся в списке, и Автоподстановка для автоматического вывода в поле того значения списка, первые символы которого совпадают с введенными пользователем.

Командные кнопки - с каждой из них можно связать какую-либо полезную команду (например, поиск записи, переход между записями и др.). Чтобы при нажатии кнопки выполнялось требуемое действие, нужно писать программу на языке VBA. Но и для кнопок существует мастер, помогающий связать с кнопкой простые типовые действия. Мастер кнопок создает не только сам элемент управления, но и процедуры, которые будут выполнять выбранные вами стандартные действия.

Другие элементы управления.

- Вкладки - позволяют разместить много информации на ограниченной площади. На вкладках размещают другие элементы управления.

- Поле объекта OLE - служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов (иллюстрация, фото, видеозапись, музыкальный фрагмент, голосовое сообщение). Есть два типа этого поля. Свободная рамка объекта () не связана ни с каким полем таблиц БД. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. Присоединенная рамка объекта () связана с одним из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Оно может меняться при переходе от одной записи к другой.

Форму можно сохранить или распечатать обычными средствами.

Дата добавления: 2015-05-09