Формирование отчетов СУБД Access

Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содер­жащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

Каждый пользователь, работающий с СУБД, имеет возможность использования спе­циальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможнос­ти вывода данных:

· включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

· добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;

· при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;

· располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

· включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.

Окно Конструктора отчетов

Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально в этом окне отображаются пустые разде­лы отчета, как показано на рис. 58.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется коман­дами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок | Примечание отчета.

При разработке формы поля в окне нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требо­ваний к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Элементы, разделов отчета. В процессе конструирования с помощью ко­манд или кнопок панели инструментов Конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяю­щимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообраз­но размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых стро­ится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соот­ветствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практи­чески такая же, как и в Конструкторе форм.

Дата добавления: 2015-05-09