Создание документа, разбиение его на части и защита документа и его частей

Технология выполнения в среде MS Word 2007

ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Пример выполнения задания 1 контрольной работы (защита документа MS Word и его частей)

Задание

Создать шаблон делового письма, содержащий текст шапки и подписи стандартного письма организации, с защищенными от изменения реквизитами. Средняя часть письма (содержание письма) доступно для изменения.

При этом в защищенных шапке и подпись письма следует предусмотреть возможность изменения следующих данных:

· исходящий номер и дата создания письма могут быть изменены (набраны) с клавиатуры;

· фамилия исполнителя может быть выбрана из списка.

Открытие файла письма должно быть защищено паролем.

1. Создать новый документ Word, согласно рис.1, вставив в нужном месте графический элемент – линию, для этого:

· создать новый документ и сохранить его с именем «Письмо». Ввести и отформатировать текст документа в соответствии с рис.1.

Рис.1. Текст шаблона стандартного письма

· Создать пустую строку между реквизитами организации и исходящим номером письма, установить для нее форматирование абзаца без отступов по бокам, без красной строки, выравнивание: по центру;

· Установить курсор в начало пустой строки и вставить графическую линию, выполнив команду Вставка|Клип. В области команды нажать кнопку Поиск, выделить изображение понравившейся линии в коллекции клипов и щелкнуть по нему мышью для вставки в документ.

· Закрыть область вставки клипов.

2. После слов «Исх.№», «от» и «/» ввести поля формы для занесения данных в защищенном от изменения документе. Для этого следует сначала настроить приложение MS Word для работы с элементами управления форм:

· щелкнуть значок Кнопка Microsoft Office , затем щелкнуть на кнопке Параметры Word;

· В окне Параметры Word нажать кнопку Основные и установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, затем нажать OК.

· В строке меню MS Word 2007 появится вкладка Разработчик.

· На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать кнопку Режим конструктора .

· Установить курсор после слов «Исх.№», затем щелкнуть элемент управления Форматированный текст для ввода произвольного текста.

· Аналогичным образом следует вставить элемент управления Дата после слова «от» для выбора даты;

· После слов «Исполнитель /» вставить элемент управления Раскрывающийся список для выбора фамилии исполнителя из списка.

· Для того, чтобы задать элементы списка, следует выделить вставленный элемент списка, щелкнув на нем мышью, а затем нажать кнопку Свойства в группе Элементы управления.

· В окне свойств списка нажать кнопку Добавить и ввести в окне Добавить вариант фамилию первого исполнителя, нажать ОК. Затем добавить еще две-три фамилии исполнителей (рис.2). Удалить пункт «Выберите элемент» из значений списка, для чего следует выделить данный вариант мышью, а затем нажать кнопку Удалить. Для выхода из окна свойств списка нажать ОК.

Рис.2. Формирование списка исполнителей

3. Проверить действие текстового поля, поля и поля со списком (возможен ввод текста, выбор даты, выбор из списка). Если поля не действуют, следует нажать кнопку Режим конструктора.

4. Разбить документ на три части (раздела) в соответствии с рис.3:

первый раздел – содержит шапку письма с исходящим номером и датой создания письма;

второй раздел – пустые строки в середине письма, предназначенный для последующего набора текста письма;

третий раздел – включающий подпись и фамилию исполнителя.

Вставить два разрыва раздела (первый – после строки с исходящим номером, второй – перед словом «Исполнитель»), оставив между ними пустые строки. Для вставки разрыва:

· установить курсор в место вставки разрыва;

· перейти на вкладку Разметка страницы и открыть группу Разрывы. В группе Разрывы выбрать Разрывы разделов/ Текущая страница.

Рис.3. Разбиение документа шаблона письма на разделы

5. Установить защиту от изменения текста первого и третьего разделов документа, содержащих шапку и подпись стандартного письма с паролем high:

· На вкладке Разработчик или Рецензирование открыть группу Защитить документ, выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование.

· в области команды Ограничить форматирование и редактирование установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в группе Ограничения на редактирование и выбрать из выпадающего списка Ввод данных в поля форм.

· Затем щелкнуть мышью на появившейся ссылке Выбор разделов и установить флажки только напротив разделов 1 и 3 (рис.4), подтвердить выбор защищаемых разделов, нажав ОК.

Рис.4. Установка защиты отдельных разделов документа

· Активировать введенные ограничения, щелкнув на кнопке Да, включить защиту, дважды ввести пароль high (в поле ввода пароля и поле подтверждения), нажать ОК.

· Проверить, что защита установлена, то есть можно менять только текст письма (Раздел 2 документа), а также менять значения элементов управления в шапке письма и выбирать фамилию исполнителя из списка.

6. Установить парольную защиту просмотра документа «Письмо» с помощью пароля на открытие (пароль low):

· щелкнуть значок Кнопка Microsoft Office , затем выбрать команду Подготовить/Зашифровать документ.

· В окне команды Шифрование документа ввести пароль low и нажать ОК. В появившемся окне Подтверждение пароля ввести пароль low еще раз и нажать ОК.

7. Сохранить документ «Письмо». Проверить действие парольной защиты, закрыв и заново открыв документ.

Дата добавления: 2015-05-07