Запросы и фильтрация

Основное назначение любой базы данных — это оперативный поиск необходимой информации по какому-либо запросу. При этом часть базы данных, удовлетворяющая запросу, называется выборкой.

Запросы в Excel реализованы с помощью фильтров. Фильтрация таблицы — это процесс, в результате которого в таблице скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтрации, а видимыми остаются только те, которые соответствуют условиям запроса (остаётся выборка). Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом (заголовки строк).

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в таблице не изменяется.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Excel располагает двумя инструментами фильтрации: фильтром и расширенным фильтром. С помощью фильтра реализуются простые запросы. Расширенный фильтр позволяет выполнять запросы практически любой сложности.

• Фильтр

Для установки фильтра на все поля необходимо выполнить следующие действия:

1. активизировать любую ячейку таблицы (базы данных), щёлкнув мышью по этой ячейке;
2. в меню Данные — Сортировка и фильтр выбрать Фильтр.

После установки фильтра в ячейках с именами всех полей или одного поля появляется кнопка в виде треугольника вершиной вниз.

Отмена установки фильтра осуществляется в той же последовательности команд, как и при установке.

При использовании фильтра за один приём можно сформировать запрос только по одному полю. Для этого необходимо щёлкнуть по кнопке фильтра в заголовке этого поля. В раскрывшемся списке поля (столбца) содержатся строки, позволяющие провести настройку фильтра.

1. В диалоговом окне находится список всех уникальных значений данного поля. Выбор нужных значений можно осуществить, сняв флажки с остальных (ненужных) значений.

2. Также выбор нужных значений можно осуществить при помощи подменю «фильтры» (при этом вид фильтров — числовые, текстовые или по дате — будет зависеть, естественно, от типа поля, с которым ведется работа).

3. Подменю «фильтры» содержит разнообразные возможности для задания пользовательских критериев фильтрации.

4. При создании текстовых критериев можно использовать символы шаблона:

1. “*” — для обозначения последовательности произвольной длины, состоящей из любых символов;
2. “?” — для обозначения одного символа, стоящего на определённом месте.

Пример фильтрованной таблицы по критерию «Рост от 165 до 180 см

В результате работы фильтра скрыты все записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, заголовки строк отфильтрованных записей окрашены в синий цвет, в заголовке поля, по которому произведена фильтрация, находится знак фильтра.

Имеется также возможность фильтровать сразу по нескольким полям, тогда выборка будет соответствовать одновременному выполнению всех условий фильтрации.

Дата добавления: 2015-05-09