Использование папок для сохранения документов

39.

Проследить связи между документами позволяют или гипертекстовые средства, как в СПС “КонсультантПлюс” и “Гарант”, или система ссылок на документы с возможностью просмотра их текста, внедренная в пакете “Кодекс”.

Возможность ведения собственной базы данных пользователя реализована в СПС “КонсультантПлюс” и “Кодекс”. Многооконный режим работы предусмотрен в системах “КонсультантПлюс”, “Кодекс”.

Глубокой юридической обработке подвергаются документы, поступающие перед подключением в систему “Гарант”. Анализируются нормативные акты в целом, выявляются прямые и косвенные связи между документами и правовыми нормами. В результате документы в СПС связаны перекрестными ссылками, не ограничивающимися случаями очевидных упоминаний одного документа в другом. Комментарии, вносимые в тексты документов юристами, подробно разъясняют, как применять данную правовую норму и значительно облегчают работу с документами, содержащими противоречивые формулировки.

Интеллектуальные черты СПС проявляются наличием базы знаний, с чертами внутренней интерпретируемости, структурированности, связанности и активности. Объективно существование интеллектуальных черт может быть продемонстрировано на примере связи двух и более норм права (две правовые нормы связаны, если они содержат одинаковые термины и понятия и относятся к одной и той же сфере правового регулирования). Характерен так же пример, связанный с поиском латентной информации, то есть норм или понятий сходных или близких по смыслу, но выраженных в различной языковой форме. (Например - Строительная организация, С. предприятие, С. трест, С. объединение). Получение информации лишь по одному термину (например, при поиске по контексту), приводит к тому, что остальная информация остается невостребованной, скрытой – т.е. латентной. Латентная информация может быть исследована средствами гипертекста, найти свое отражение в комментариях к тексту документа, в системе респондентов\корреспондентов для нормативного акта. Теоретически проблема решается созданием тезауруса – юридического словаря терминов и ключевых слов, отражающего логические связи между понятиями, реализованным в системе классификации нормативных актов системы, системе респондентов- корреспондентов для нормативного акта и в виде Энциклопедии ситуаций.

Применение гипертекстовых технологий позволяет отображать, наряду с текстом основного акта, иные тексты – систему ссылок, комментарии, разные редакции (ретроспективу), информацию о противоречиях, разъяснения и т.п.

Гипертекстовая структура базы позволяет проследить все виды взаимосвязей правовых актов законодательства РФ. Формирование базы нормативных документов происходит на основе использования логических и семантических средств, а также данных общей теории права. Логический анализ дополняется семантическим.

Интеллектуальные технологии работы с информацией предназначены для использования, прежде всего, в информационно-аналитических службах различных сфер деятельности (государственного управления, СМИ, и т.д.). Развитие подобных систем происходит на стыке нескольких направлений: семантические сети, гипертекст, лингвистические процессоры.

Специальные методы индексации данных в современных СПС позволяют выявить неслучайную устойчивую связь документов, связанных с рассматриваемой проблемой, а также получить информацию, раскрывающую характер и содержание интересующих пользователя связей. Таким образом, можно получить информацию по любому аспекту проблемы, выстроить аргументации в поддержку той или иной гипотезы, проследить связь между не связанными на первый взгляд фактами, обстоятельствами, вопросами. При сравнении директивных документов и проектов выявляются тесно взаимосвязанные позиции, обозначаются некоторые неочевидные или неявные взаимосвязи в рамках исследуемой проблемы или ситуации. Анализ дает возможность «заметить» эти связи, зафиксировать их, получить достаточно полную и систематизированную картину этих связей.

Некоторые справочные правовые системы предоставляют пользователю уже не только все необходимые документы, но и целые базы консультаций по применению законодательства. Пользователю предоставляются разъяснения и консультации, подборки документов по бухгалтерскому учету и аудиту, описывается порядок действий при аудиторских проверках, предоставляются электронные версии энциклопедий.

Далее мы подробнее рассмотрим возможности, принципы функционирования, состав и систему поддержки некоторых наиболее популярных справочных правовых систем.

КонсультантПлюс. Системы КонсультантПлюс появились на российском рынке более пятнадцати лет назад и в настоящее время их пользователями являются более 500 000 человек. На всей территории России действует около 300 сервисных центров более чем в 150 городах, которые образуют Общероссийскую сеть распространения правовой информации КонсультантПлюс. Центры сети обеспечивают оперативное, вплоть до ежедневного, обновление информационной базы СПС.

Наличие прямых договоров между фирмой-разработчиком КонсультантПлюс и более чем 100 основными законодательными органами об обмене правовой информацией, обеспечивает полное и оперативное включение правовых документов в базу системы. Среди партнеров – Аппарат Правительства РФ, Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Центральный Банк РФ и др. Тройная проверка документов перед внесением в базу СПС гарантирует отсутствие ошибок в текстах документов. Возможна ситуация, когда в базе СПС документ отсутствует. В этом случае АО “КонсультантПлюс” может заказать нужный документ в виде ксерокопии или текстового файла.

Популярность систем КонсультантПлюс объясняется их мощными технологическими возможностями. СПС КонсультантПлюс созданы на базе технологии, разработанной в Координационном Центре сети КонсультантПлюс, включающей в себя две взаимосвязанные компоненты: информационно-поисковую систем у и систему передачи информации.

Информационно-поисковая оболочка системы КонсультантПлюс имеет ряд особенностей. Это вызвано тем обстоятельством, что большинство стандартных СУБД предназначены для работы с числовыми данными и не содержат средств поиска по текстовым полям большого размера, тогда как нормативные документы, составляющие Информационный Банк СПС КонсультантПлюс, представляют собой преимущественно текстовые поля.

Все программные модули СПС КонсультантПлюс реализованы на языке С++ с использованием специально разработанного оригинального формата базы данных и способа индексации. В версии КонсультантПлюс 6.0 реализована автоматическая корректировка индексных файлов и гипертекстовых связей при добавлении и изменении документов. Специальные алгоритмы автоматической корректировки индексов по всем словам в тексте документов позволяют избежать полной переиндексации базы данных системы.

В основу алгоритма поиска положен принцип построения “инвертированных данных”, широко применяемый в полнотекстовых информационно-поисковых системах, дающий возможность независимо от объема информационной базы практически мгновенно осуществлять сложные поисковые операции.

В СПС КонсультантПлюс реализованы процедуры поиска по:

· виду документа;

· его регистрационному номеру;

· названию органа, принявшего документ;

· названию документа;

· словарю терминов;

· рубрикам;

· дате принятия;

· дате и номеру регистрации в Минюсте;

· статусу документа;

· словам и словосочетаниям, встречающимся в тексте документа.

Возможность использования логических условий при формировании поискового запроса позволяет:

· работать только с последними редакциями документов;

· отбирать документы, полученные с очередным пополнением;

· отбирать документы, поступившие в Информационный Банк пользователя за определенный промежуток времени.

Особенность систем КонсультантПлюс – оперативность доставки информации пользователю.

Специфика российских условий – отсутствие разветвленных информационных сетей и техническое несовершенство существующих линий связи. Это послужило причиной разработки оригинальной схемы передачи информации по Сети Консультант Плюс: АО “Консультант Плюс” – региональные информационные центры – пользователи. Алгоритмы и форматы обмена данными между эталонным информационным банком и абонентами сети КонсультантПлюс обеспечивают полную автоматизацию процедуры поддержания эквивалентности, достигающуюся передачей только новых и измененных документов. Такой способ называется “кусочным” пополнением, его реализация крайне важна для оперативности информационного обмена с помощью телекоммуникационных сетей в режиме OFF-LINE. Системы КонсультантПлюс доступны также в режиме ON-LINE через сеть Интернет.

Схема информационного обмена СПС позволяет пользователю формировать свой собственный информационный банк и держать на компьютере тексты только непосредственно необходимых документов. Наличие у пользователя постоянно актуализируемого полного каталога эталонного информационного банка дает возможность в любой момент заказать тексты отсутствующих документов.

СПС КонсультантПлюс характеризуются также:

· высокой степенью сжатия информации;

· быстродействием;

· простотой и удобством работы с программной оболочкой.

Такие преимущества достигнуты в результате внедрения ряда оригинальных разработок.

Во-первых, это многоуровневый рубрикатор, базирующийся на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства. Для рубрикатора с большим числом рубрик и уровней вложенности были разработаны необходимые средства отображения, которые позволяют:

· использовать преимущества “древовидной“ структуры рубрикатора;

· формировать сложные поисковые запросы, объединяя по разным логическим условиям произвольное число рубрик.

Во-вторых, это режим гипертекста, т.е. переходы из текста одного документа в другой по системе перекрестных ссылок. Главная особенность работы с нормативно-правовой информацией состоит в необходимости учета существующей связи между документами и отслеживании изменений, а также возможности получить для каждого документа из информационного банка списки прямых и обратных ссылок и в случае необходимости быстро перейти в текст документа по этим ссылкам.

Прямые ссылки – это документы, на которые действует просматриваемый. Обратные ссылки – документы, которые действуют на просматриваемый. Ссылки четко классифицированы по типам, упорядочены по важности и хронологии происходящих с документом изменений.

Введение гипертекста не повлияло на “кусочный” способ пополнения информационного банка. Это достигнуто за счет специально разработанных алгоритмов динамической настройки перекрестных ссылок.

В-третьих, разработан режим “ папок” документов, т.е. возможность сохранять сформированные подборки документов по некоторым тематикам, производить их объединение или пересечение. Становится возможной коллективная работа нескольких пользователей над одной проблемой.

Встроенный редактор СПС КонсультантПлюс позволяет использовать фрагменты текстов документов из информационного банка системы, закладки, расставляемые пользователем в текстах документов, истории выполненных пользователем запросов.

СПС КонсультантПлюс представляет собой семейство самостоятельных систем, каждая из которых предназначена для специалистов определенного уровня.

Система КонсультантПлюс: ВерсияПроф. Это уникальная справочная система по российскому законодательству. Содержит законы и подзаконные акты, принятые на федеральном уровне. Дает возможность пользователям иметь у себя на компьютере специализированные документы, документы общеправового характера, документы смежных специализаций. Позволяет организовать тематическую базу, убрав тексты ненужных документов.

КонсультантПлюс: ЭкспертПриложение – справочная система, содержащая все законодательные и нормативные акты РФ, а также документы свыше 80 министерств и ведомств. Включает в себя документы, содержащиеся в системе КонсультантПлюс:ВерсияПроф, а также ведомственные документы либо тематические с разноплановой правовой информацией узкоспециального характера.

Система КонсультантСудебнаяПрактика – справочная система, содержащая документы Высшего Арбитражного Суда РФ, Верховного Суда РФ, обзоры дел, слушавшихся в разных судах, обзоры адвокатской и арбитражной практики.

КонсультантПлюс: Региональные выпуски. Содержит документы местного законодательства более 50 регионов: Москва, Санкт-Петербург, Астрахань, Екатеринбург, Омск, Тюмень, Нижний Новгород и т.д.

КонсультантПлюс: Регионльное законодательство. Первая в России свободная база нормативных актов органов местной власти и органов управления.

КонсультантПлюс:Международноеправо. Содержит многосторонние документы СНГ, двусторонние договоры России.

Еще одна СПС семейства КонсультантПлюс: ДеловыеБумаги. Эта система представляет собой универсальную “мини-канцелярию”, содержащую формы большинства стандартных деловых документов.

Системы семейства КонсультантПлюс работают на любых IBM-совместимых компьютерах, в локальных сетях, доступны в сети Интернет в режиме ON-LINE.

Обновление баз СПС производится курьером, по почте, по сети Интернет (возможно ежедневное обновление). Имеется возможность ведения собственной базы данных.

СПС КонсультантПлюс прошла тестирование в США и признана полностью совместимой с операционными системами Windows. Учитывая, что справочные правовые системы стали неотъемлемой частью информационного обеспечения всех крупных компаний, банков и государственных органов Российской Федерации, корректная работа правовых баз данных в операционных системах Microsoft имеет принципиальное значение для этих организаций.

В СПС КонсультантПлюс достигнут крупнейший в России объем информационного банка, включающего на середину 2007 года свыше 2.500.000 документов. Это документы федерального, регионального и международного права, а также аналитические, справочные и консультационные материалы по применению законодательства в судебной практике, в области бухучета, налогообложения, финансов и кредита. Новые документы передаются в систему ежедневно.

Гарант. Система ГАРАНТ разработана в 1990 году в научно-производственном предприятии “Гарант-Сервис”. Разработчики ставили перед собой задачу создания эффективной программной оболочки, позволяющей пользователям различной квалификации быстро получать необходимую информацию.

В настоящее время НПП “Гарант-Сервис” имеет более 300 представительств в регионах России и СНГ. Среди крупнейших клиентов компании – Центральный банк Российской Федерации, Внешторгбанк России, Сбербанк России, Инкомбанк, банк “Российский кредит”, ведущие аудиторские и консалтинговые фирмы.

Постоянными партнерами компании являются органы власти и управления федерального и регионального уровней: Государственная Дума РФ, Администрация Президента РФ, Министерство финансов, Высший Арбитражный Суд РФ, мэрии Москвы, Санкт-Петербурга и других городов России. Двусторонние договоры предусматривают обмен информацией и ведение совместных проектов. Новые документы поступают в базы ГАРАНТа практически сразу после утверждения, еженедельно производится обновление информационного банка.

В системе ГАРАНТ применена гипертекстовая технология представления правовой информации. Открыт доступ к российскому законодательству через Интернет.

Новые версии СПС разработаны на основе результатов анализа особенностей российского законодательства с использованием передовых компьютерных технологий. Система обеспечивает правовую поддержку принятия решения с учетом современных требований.

Система ГАРАНТ имеет отличные показатели по аутентичности электронных копий документов официальным. В информационных ресурсах компании “Гарант-Сервис” на сегодняшний день содержится более 2.000.000 документов и несколько гигабайт дополнительной экономической информации.

Кодекс. С документами любой выбранной базы данных выполняются все операции, доступные в системе. Команда Все документы позволяет отобразить на экране полный перечень документов, содержащихся в выбранной базе данных. Команда Выборка служит для поиска и выборки документов по заданным признакам. В окне Условия выборки можно: добавить новый признак, изменить значения уже выбранного признака, отказаться от ранее выбранного признака.

Два поля окна Документы содержат: в верхней части – список наименований документов, в нижней – полное название и атрибуты текущего документа. По умолчанию документы выстроены по алфавиту. Сортировка позволяет перестроить список по дате принятия, виду, номеру документа. Можно также сузить поиск уже среди найденных документов, вернувшись в окно Условия выборки и уточнив признаки.

В окне Текст документа доступны все функции просмотра и обработки текста, а также режимы просмотра и редактирования карточки документа, тематик и связей.

СПС Кодекс позволяет просмотреть перечень документов, связанных с данным, а также создать собственную базу данных. СПС Кодекс имеет полный набор средств для создания и ведения произвольного числа пользовательских баз данных.4

40

Системы КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс позволяют сохранить текущий документ (список заголовков) или выделенную часть документа в файле, имеющем один из форматов Microsoft Word.

· Если необходимо копировать только часть документа или списка, выделить сначала нужный фрагмент. Для копирования всего документа достаточно просто его открыть.

· Выбрать команду Скопировать в Word в меню Правка или нажать кнопку с логотипом Word на панели инструментов.

Запуск Microsoft Word произойдет автоматически. Если Word уже был запущен, то для экспортируемого документа будет создано новое окно.

· Переключиться в Microsoft Word и сохранить появившийся документ в одном из форматов MS Word.

Отобрав нужные документы, можно сохранить список (то есть сами документы) в специальной папке, чтобы затем быстро обращаться к ним. В КонсультантПлюс реализована многоуровневая система внутренних папок, которая позволяет пользователю создавать свои папки для хранения списков внутри других папок, аналогично тому, как создаются папки в операционной системе Windows.

Для сохранения списка всех (выбранных) документов в папке достаточно выполнить следующие действия:

· Выбрать команду Занести в папку из меню Документ или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.

· В появившемся диалоговом окне выбрать папку и раскрыть ее, дважды щелкнув мышью по названию. При необходимости можно создать новую папку. Для этого нужно поместить указатель на название папки, в которой нужно создать новую папку, и нажать кнопку Создать.

· Для добавления списка к ранее сохраненному нужно установить указатель на название папки и нажать кнопку Занести.

Для просмотра ранее сохраненного списка необходимо:

· Вызвать вкладку Папки в окне поиска или выбрать пункт Папки пользователя кнопки операций с папками.

· В диалоговом окне установить указатель на название нужной папки (для этого может понадобиться развернуть папки, в которых находится список).

Дата добавления: 2015-05-09