Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Методические указания. Контрольная работа №3. Дополнительные возможности Word




Контрольная работа №3. Дополнительные возможности Word

Контрольные вопросы

Порядок оформления отчета

Подготовьте отчет о выполненной работе. Отчет о работе должен содержать: титульный лист, цель работы, перечень полученных в ходе выполнения работы документов. Сформулируйте выводы, которые можно сделать по результатам выполненной работы. Дайте ответы на контрольные вопросы.

На компьютере представляются файлы с результатами работы, записанные в папку с номером вашей группы/ваша фамилия/№ работы.

 

1. Какие способы создания таблиц вы знаете?

2. Что значит объединить и разбить ячейки?

3. Что значит понятие форматирования таблиц?

4. Для чего используются таблицы?

5. Какие операции используются для оформления таблиц?

6. Существуют ли отличия при форматировании текста ячеек таблицы и форматировании любого другого текста документа Word?

7. Каким образом можно преобразовать текст, набранный с разделителем в таблицу?

8. Какие способа изменения ширины столбцов вы знаете?

9. Как осуществить дублирование заголовка таблицы на последующих страницах документа?

10. В каких режимах видны дублируемые заголовки таблицы?

 

Цель работы: знакомство с некоторыми другими возможностями, которые представляет Word для подготовки итогового текста.

К дополнительным возможностям Word можно отнести:

  • задание языка документа;
  • проверку орфографии и синтаксиса;
  • слияние с внешними данными;
  • закладки;
  • перекрестные ссылки;
  • автоматическое составление предметного указателя.

Word умеет выполнять множество вспомогательных операций, значительно облегчающих работу с документом, его форматирование и проверку. Модуль проверки орфографии и грамматики позволяет быстро выявлять и исправлять ошибки, а процедура слияния, с помощью которой красиво оформленный документ Word с пустыми полями можно связать с внешней таблицей или базой данных, получив в результате отформатированный отчет, данные которого можно оперативно обновлять.

Подготавливаемый документ может быть написан сразу на нескольких языках. Например, эта методичка, в основном, написана на русском языке. В то же время в текст вставлено большое количество английских слов, например слово «Word». По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется при проверке документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из тех языков, поддержка которых установлена на компьютере. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.

Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания. Чтобы включить его, выберите команду Сервис \ Параметры. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Правописание и установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику (рис. 3). Когда Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, такое слово подчеркивается красной зигзагообразной линией.

Рисунок 3 Установка параметров правописания

При работе, кроме орфографии, Word автоматически проверяет синтаксис и грамматику текста. Неверные с точки зрения системы конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией. Если подвести к этому месту маркер мыши и щелкнуть правой клавишей, то в открывшемся окне можно получить пояснение ошибки. Правила настройки системы проверки синтаксиса и грамматики могут быть изменены по желанию пользователя. Дополнительно отметим, что, как и в случае не печатаемых символов, пометки в тексте системы правописания на печать не выводятся.

Достаточно часто приходится создавать однотипные документы, незначительно отличающиеся один от другого. Примером могут быть приглашения на некое мероприятие, которые отличаются только фамилией приглашенного. Для того, чтобы создать такой документ, надо создать заготовку приглашения (образец), и, кроме этого, таблицу фамилий самих приглашенных и их адресов. Далее автоматически объединяется образец с таблицей, генерируется набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст образца, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

Для создания слияния (рис. 4), прежде всего, нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

Рисунок 4 Слияние

Пункты раздела Выбор типа документа определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ. На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы. Для изменения информации источника данных щелкните в панели инструментов Слияние на кнопке Получатели, а затем в открывшемся окне диалога — на кнопке Изменить. Откроется форма источника данных. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая, Назад, Вперед, Последняя в нижней части формы.

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

· ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;

· IF... THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;

· MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;

· NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;

· SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;

· SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Можно назначить правила сортировки. Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

Существует четыре режима слияния:

  • Слияние в новый документ - создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;
  • Слияние при печати - печатает результат слияния на принтер;
  • Объединить для отправки - отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату но электронной почте;
  • Объединить для отправки по факсу - отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату по факсу.

При создании документов часто возникает необходимость указывать ссылки на его отдельные фрагменты, например на номер формулы, рисунка и т.п. Для того, чтобы автоматизировать действия по изменению ранее указанного значения, можно воспользоваться режимом закладок. Чтобы создать закладку, надо выделить фрагмент текста и выбрать пункт меню Вставка строка Закладки. Открывшееся окно диалога попросит вас ввести имя закладки. Целесообразно выбирать осмысленное имя, чтобы потом легко узнавать, к чему собственно относится закладка, однако при этом надо иметь в виду, что пробелы в имени закладки не допускаются. Когда закладка создана, в любом другом месте документа можно установить Перекрестную ссылку на любую из имеющихся закладок.

В процессе работы с документом содержимое закладки может быть изменено. Обратите внимание на то, что в процессе редактирования текста закладки нельзя допускать его полного удаления, поскольку в этом случае исчезнет сама закладка. Поэтому для изменения, например номера рисунка, сначала введите новый номер, а потом удалите старый.

Для того, чтобы измененный текст закладки отразился в точках перекрестных ссылок на нее, выделите текст документа и выберите пункт Обновить поле.

Ссылки в текст документа можно задать перекрестной ссылкой. В пункте Вставка главного меню выберите строку Перекрестная ссылка. В открывшемся окне необходимо задать Тип ссылки и Вставить ссылку на. Если выбран Тип ссылки - Абзац, то вставленная перекрестная ссылка связывается с соответствующим абзацем текста документа. Для автоматической корректировки номеров ссылок надо выделить поле, где она находится, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать пункт Обновить поле. Для упрощения можно выделять не только само место ссылки, но и часть текста, в том числе и весь документ (Ctrl+A). В этом случае режим Обновить поле произведет корректировку всех ссылок документа (ссылки на литературу, предметный указатель, оглавление и т.п.).

Предметный указательпредставляет собой алфавитный список терминов, используемых в документе, с указанием номера страницы, на которой о них есть упоминание. Для создания предметного указателя выделите в тексте интересующее вас слово или группу слов. После этого в пункте Вставка главного меню надо выбрать режим Оглавление и указатели вкладка Указатель. Нажмите кнопку Пометить и в открывшемся окне откорректируйте текст так, как бы вы хотели, чтобы он появился в предметном указателе, еще раз нажмите кнопку Пометить, а затем кнопку Закрыть. В тексте документа появится отметка, которая позднее будет использована для составления указателя. При итоговом составлении указателя надо, как и в случае создания оглавления, выбрать для него место в документе, вызвать вкладку Указатель и нажать кнопку OK.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2015-05-09; Просмотров: 903; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.017 сек.