Рекомендации к созданию отчета

Работа с формой

Рекомендации к созданию формы

Пусть необходимо спроектировать форму, в которой должны быть определенные: заголовок, поля БД, вычисляемое поле и комментарий. Для создания такой формы необходимо выполнить следующие действия:

ü открыть окно Конструктора формы, не забыв указать источник формы;

ü настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и три раздела: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы;

ü задать заголовок формы, для чего в раздел Заголовок формы вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;

ü из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля БД, значения которых должны просматриваться по форме, и расположить их в нужном порядке;

ü создать вычисляемое поле. Для этого вставить в раздел Область данных свободное поле, используя элемент управления Поле. В само поле ввести выражение для расчета, а в подпись – имя вычисляемого поля;

ü задать необходимый комментарий в разделе Примечание формы, используя элемент управления Надпись;

ü произвести желаемое оформление формы.

Спроектированная форма приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД с помощью кнопки [Открыть] и из окна Конструктора по команде Вид / Режим формы или по команде Вид / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одна запись, а в режиме таблицы – группа записей. В обоих режимах можно редактировать данные, а также просматривать их с помощью кнопок перехода к записям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода к пустой записи позволяет добавление в базу новых данных.

Форму можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:

Файл / Сохранить как

Файл / Сохранить

или произведя закрытие этих окон.

Форма может быть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окна формы по команде

Файл / Предварительный просмотр

и распечатана по команде Файл / Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, а ее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы видны только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Изменения в форму вносятся в окне Конструктора.

Рекомендации дадим с ориентацией на отчет, в котором: имеется несколько расчетных колонок, должна быть группировка строк по некоторому полю, необходимы итоги по некоторым полям для групп строк (частные итоги) и общие итоги. Для создания такого отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть окно Конструктора отчета, не забыв указать источник отчета;

2) настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и все разделы;

3) задать заголовок отчета, для чего в раздел Заголовок отчета вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;

4) спроектировать строки отчета:

ü из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля, значения которых должны выводиться в строках отчета;

ü в этом разделе создать вычисляемые поля, значения которых будут выводиться в расчетных колонках. Для этого вставить свободные поля, используя элемент управления Поле, и в них ввести необходимые выражения;

ü подписи всех полей переместить из раздела Область данных в раздел Верхний колонтитул;

ü поля в разделе Область данных расположить в строку в нужном порядке, выровнять их по верхнему краю раздела и сделать интервал между ними равным по горизонтали;

5) спроектировать шапку отчета:

ü в разделе Верхний колонтитул подписи полей расположить в строку над соответствующими полями;

ü изменить их на полные названия колонок. Названия колонок выровнять по верхнему краю раздела;

6) спроектировать частные итоги:

ü в раздел Заголовок группы ввести заголовок для групп строк при помощи элемента управления Надпись;

ü в раздел Примечание группы вставить свободные поля, используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета частных итогов. Подписи этих полей удалить;

ü созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся частные итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строк с частными итогами при помощи элемента управления Надпись;

7) спроектировать общие итоги:

ü в раздел Примечание отчета вставить свободные поля, используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета общих итогов. Подписи этих полей удалить;

ü созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся общие итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строки с общими итогами при помощи элемента управления Надпись;

8) предусмотреть нумерацию страниц отчета, воспользовавшись командой Вставка / Номера страницы;

9) произвести оформление отчета, например:

ü в разделе Заголовок отчета провести нижнюю и верхнюю линии шапки отчета, используя элемент управления Линия;

ü выделить разными шрифтами шапку отчета, вычисляемые поля для частных и общих итогов;

10) осуществить предварительный просмотр отчета. Если отчет вас устраивает, то сохранить и напечатать его; в противном случае его модифицировать, используя Конструктор отчета.

Дата добавления: 2015-05-09