Основные черты деловой письменной речи

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной; 2. Степень знакомства, характер отношений; 3. Официальность/неофициальность ситуации общения; 4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе. Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:  стандартизация изложения;  нейтральный тон изложения;  точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;  лаконичность, краткость изложения текста;  использование языковых формул;  использование терминов;  применение лексических и графических сокращений;  преобладание страдательных конструкций над действительными;  употребление словосочетаний с отглагольным существительным;  использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;  преобладание простых распространенных предложений.

Дата добавления: 2015-05-09