Типы данных

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Модули

Модули содержат программный код, взаимодействующий с такими объектами базы данных как таблицы запросы и формы.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1. Запустите программу Access.

2. Откройте базу данных «Борей».

3. Познакомьтесь с окном программы. Выясните назначение новых кнопок на панели инструментов.

4. Просмотрите вышеперечисленные объекты БД.

5. Письменно ответьте на вопросы:

1) К какому классу программ относится программа Access?

2) Как открыть уже готовую БД?

3) Перечислите объекты БД. Для чего они предназначены?

4) Назовите основные элементы окна программы Access?

Лабораторная работа №2

Цель работы: Познакомиться с типами данных, научиться определять все параметры макета таблицы в режиме конструктора. Научиться создавать однотабличную базу данных.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Все составляющие базы данных, такие как, таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д. в Access 97 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге – она состоит их столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы, прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. ВAccess можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано в режиме конструктора.

· Числовые. – числовые данные любых форматов, используемые для проведения расчетов.

Символьные (алфавитно-цифровые)- Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов..

· Временные и дата-временные, предназначенные для хранения информации о времени и /или дате. Например: 31.01.85 (дата), 9:10:03 (время), 3.06.1960 12:00 (дата и время);

· Денежные – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точной до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

· Символьные переменной длины, предназначенные для хранения текстовой информации большой длины, например документа;

· Двоичные, предназначенные для хранения графических объектов, аудио- и видеоинформации, пространственной, хронологической и другой специальной информации. Например в MS Access таким типом является тип данных «поле объекта OLE», который позволяет хранить в БД графические данные в формате BMP (Bitmap) и автоматически их отображать при работе с БД.

· Гиперссылки (hyperlinks), предназначенные для хранения ссылок на различные ресурсы (узлы, файлы, документы и т. д.), находящиеся вне базы данных, например в сети Интернет, корпоративной сети интранет или на жестком диске компьютера.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

- использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных

- мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных раннее таблиц.

- ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат

- определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом — вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <Tab>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут Значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Дата добавления: 2015-05-09