Обследование действующей системы учета материалов

Лабораторно-практическое занятие №1.

Тема: Проектирование базы данных «Склад» (2 ч)

Созданию БД предшествует ее проектирование. Это основополагающий этап формирования любой базы, в том числе и базы данных «Склад»; именно при проектировании закладываются основные параметры и характеристики будущей автоматизированной системы учета материалов.

Поскольку объектом автоматизации является действующая (ручная) система учета, она должна быть тщательно обследована. Обследование предполагает:

1) Четкое определение границ обследуемого объекта. Это один
из семи участков учета на предприятии - учет материалов.

2) Выявление круга пользователей информацией. Ими являются
ОМТС (отдел материально-технического снабжения)», материальный
отдел бухгалтерии и склад. Именно для них и с учетом их требований проводится автоматизация учета материалов.

3) Выявление состава решаемых задач (видов выполняемых
расчетов). Назовем их - макрозадачи (без учета структурных разрезов): Ведение картотеки складского учета, учет поступления материалов, учет отпуска материалов, контроль уровней запасов материалов на складе, учет инвентаризации, учет материалов в пути, учет неотфактурованных поставок.

4) Описание исходной информации для проведения учета: нормативно-справочной информации (НСИ) и оперативной информации.

НСИ

Классификатор материалов:

- склад;

- наименование материала;

- код материала;

- единицы измерения;

- норма запаса материала;

- цена отпускная.

Классификатор поставщиков:

- наименование поставщика;

- код поставщика;

- банковский счет;

- субсчет;

- аналитический счет;

- адрес;

- телефон.

Классификатор получателей:

- наименование получателя;

- код получателя;

- субсчет,

- аналитический счет.

Оперативная:

Инвентаризационная ведомость:

- склад;

- дата;

- наименование материал;

- код материала;

- единица измерений;

- остаток фактический.

Приходный ордер:

- дата;

- поставщик;

- корреспондентский счет:

субсчет

аналитический;

- вид операции;

- склад;

- наименование материала;

- код материала;

- единица измерения;

- цена поставщика;

- количество:

по документу

принято;

(аналогично могут быть представлены другие виды приходных документов).

Накладная на отпуск - материалов:

- дата;

- получатель;

- корреспондентский счет:

субсчет

аналитический:

- вид операции;

- склад;

- наименование материала;

- код материала:

- единица измерения;

- количество:

затребовано

отпущено

(аналогично могут быть представлены другие виды расходных документов).

Приведенные документы являются основой создания реляционных таблиц БД «Склад»

5) Описание выходной информации: промежуточной и
результатной, которую представляют картотека складского учета,
рапорты, ведомости, отчеты и справки о состоянии материальных
ресурсов. Они составят основу создаваемых объектов БД: Запросов,
Отчетов, Форм.

6) Выявление информационной взаимосвязи задач, что
позволит установить логические связи между таблицами и построить
схему данных для создаваемой БД

Обследование объекта автоматизации проводится совместными усилиями проектировщика БД и пользователя.

Проектирование структуры БД

Приступая к проектированию БД, следует не только использовать материалы обследования, но и учитывать требования пользователя, основанные на знании возможностей приложения MS Aссess 2000. Если пользователь не владеет этими знаниями, то помочь ему сформулировать требования к создаваемой базе данных должен проектировщик. Как правило, с внедрением современных информационных технологий, значительно расширяется перечень включаемых в систему учета задач и, как следствие, обогащается состав и структура выходной (результирующей) информации. Эти расширенные (функциональные) возможности предоставляются пользователю такими объектами БД как Запросы (в первую очередь) и Отчеты.

Начинается проектирование БД с четкого выделения предметной области, то есть, объекта автоматизации (не путать с объектом исследования: их границы могут быть смещены; в нашем случае они совпадают).

Предметной областью при создании БД «Склад» является один из семи участков учета на предприятии - учет материалов.

Как и при ручной обработке, пользователями информации будут ОМТС, склад и материальный отдел бухгалтерии.

Проектированию подлежат все объекты БД а начинается оно с Таблиц, так как именно Таблицы являются основным объектом БД, хранящим структуру и все данные базы.

Выявив на этапе обследования данные, которые пользователь применяет для проведения собственного учета (исходная и результирующая информация) или поставляет в смежные подсистемы (промежуточная информация), можно приступить к созданию структуры БД, тое есть структуры ее основных таблиц. Эта работа выполняется в несколько этапов. Их содержанием является:

I Выявление информационных объектов.

II Определение логических связей между объектами БД.

III Разработка структуры таблиц БД

IV Разработка логической структуры БД.

Дата добавления: 2015-05-09