Особенности информационных систем

Информационное обеспечение, информационный фонд, ин­формационная база, автоматический банк данных, система ин­формации — далеко не полный перечень терминов, под которыми подразумевается информационная система (ИС). Анализ работ, по­священных теоретическим и практическим разработкам в области информационных систем, позволяет выделить два варианта опре­деления сущности и назначения информационных систем в уп­равлении.

Одна группа авторов придерживается мнения, что ИС пред­ставляет собой совокупность средств и методов сбора, регистра­ции, передачи и преобразования информации. Такой подход по существу отождествляет ИС с системой обработки данных. В этом случае на первый план выдвигаются работы по совершенствова­нию техники сбора и регистрации данных, увеличению скорости их преобразования и получения конечного результата, т. е. совер­шенствуется техническое обеспечение системы обработки данных, технологический процесс и процедуры их преобразования.

Другая группа авторов определяет ИС как совокупность средств и методов совершенствования непосредственно системы управле­ния производственными объектами, рационализации управленче­ских процессов, эффективности принятия решений.

Сложность объекта исследования, по-видимому, является глав­ной причиной того, что в настоящее время нет однозначного и общепризнанного определения понятия «информационная система». Многие трактовки этого понятия построены в зависимости от со­вокупности используемых методов и средств создания информа­ционной системы, ее состава и структуры, условий функциони­рования. В определенной степени ряд таких определений для част­ных случаев может оказаться верным и полезным.

ИС можно понимать как совокупность средств и методов, по­зволяющих собирать, перемещать, обрабатывать и передавать пользователю отобранную информацию. В общем случае понятие ИС включает в себя организационно-техническую подсистему, представляющую собой комплекс методов и средств удовлетворе­ния информационной потребности пользователей, а также своев­ременной выдачи информации, полученной в результате ее сбора и обработки. Данное определение можно было бы принять как наи­более полное, однако необходимо заметить, что главный эле­мент — пользователь — здесь выделен из понятия ИС.

Основное назначение ИС — удовлетворение информационных потребностей пользователей. Только пользователь в процессе уп­равления и принятия решений может определить, выполняет ли ИС свое назначение.

Параметры и особенности ИС весьма индивидуальны для каж­дого предприятия. Являясь относительно стабильными по составу элементов, ИС требуют достаточной точности измерений и фик­сации различных множеств параметров, высокой надежности об­работки данных. На них накладываются сравнительно жесткие ограничения, диктуемые характером технологических процессов, нормативными актами, инструкциями и приказами вышестоящих органов, установленными формами документации и документо­оборота на предприятии. Следовательно, создание каждой конк­ретной ИС управления должно рассматриваться комплексно, в не­скольких аспектах:

– организационном (принципы организации ИС и взаимодей­ствия ее элементов);

– технологическом (методы обработки информации и техноло­гия реализации этих методов);

– техническом (возможности современных средств вычислитель­ной и организационной техники).

ИС управления производственными объектами (предприятия­ми, объединениями) характеризуются специфическими призна­ками. Такие системы характеризуются непосредственным взаимо­действием с пользователями различных рангов, функционирова­нием режима реального времени.

Если в основу определения понятия информационной системы положить ресурсный подход, то ИС может трактоваться как сово­купность средств и методов производства, накопления, преобра­зования и использования информационных ресурсов предприятия в целях осуществления пользователями основных функций управ­ления. ИС определяют и как методологию, организацию, элемен­ты технического и программного обеспечения, необходимые для ввода и получения определенной информации в соответствии с требованиями пользователя.

При создании ИС большое внимание уделяется технике ввода информации, обеспечивающей связь производственного процесса с информационной системой. Главной же задачей при отработке этого взаимодействия является анализ того, каким образом вы­ходные данные ИС могут обеспечить эффективность функциони­рования системы управления.

В последнее время получают развитие многофункциональные интегральные информационные системы (корпоративные ИС), предназначенные для работы в любых режимах, т. е. объединяющие свойства и особенности различных систем.

Автоматизация обработки данных с помощью ЭВМ требует построения рациональных потоков информации, формализации ее представления и создания специальных методов организации и обработки данных. Если в неавтоматизированных системах инфор­мационные процессы характеризуются большой трудоемкостью и дублированием процедур, что приводит к нарушению преемствен­ности потоков информации и снижению достоверности получае­мых данных, то применение ЭВМ обеспечивает их синтез, еди­ную информационную базу и многоцелевое использование дан­ных в процессе решения функциональных задач.

Теоретические исследования и практический опыт внедрения АСУ показывают, что разработки ИС должны базироваться на ряде основных организационно-методических принципов и положений. К ним относятся:

– методологическое единство проектирования ИС (на основе си­стемного подхода определяются совокупность объектов управле­ния, состав информационной базы и ее взаимность с решаемыми задачами);

– системность и совместимость элементов ИС (реализация этого принципа означает создание взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией, классификаторов, кодов, обеспечивающих обмен информацией на всех звеньях АСУ;

– унификация и структуризация форм обмена информацией, включая унификацию и сокращение числа форм входных и выход­ных документов;

– интеграция обработки данных, обеспечивающая одноразовость ввода информации при многократном ее использовании.

Итак, проектирование ИС управления как совокупности мето­дов и средств организации, обработки и выдачи необходимой пользователю информации должно рассматриваться и с точки зре­ния определения состава, структуры и закономерностей преобра­зования информации, характеристик движения и методик полу­чения необходимых данных.

Информационные ресурсы — это совокупность данных, имеющих смысловую нагрузку, отражающих всю производственно-хозяй­ственную деятельность предприятия и документально зафиксиро­ванных на различного вида носителях. Они могут быть использова­ны в управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективности. В качестве особого фактора произ­водства информационные ресурсы почти не исследованы. В общем виде информационные ресурсы по содержанию представляют со­бой отображение реальных процессов производства, зафиксиро­ванных в проектно-конструкторской документации, плановых и отчетных документах, нормативных, инструктивных материалах и т.п. При этом качество информационных ресурсов определяется адекватностью даваемого ими отображения действительности, воз­можностями их использования в практической деятельности. Кон­центрируются они, как правило, в совокупности различных по своему назначению и методам формирования управленческих до­кументов, в системах обработки данных, информационных систе­мах управления. Информационные ресурсы относятся к числу воспроизводимых, процесс их воспроизводства имеет важные осо­бенности по сравнению с другими видами производственных ресурсов: он состоит из фаз производства, распространения и ис­пользования.

Фаза производства информационных ресурсов представ­ляет собой процесс познания состояния производственно-хозяй­ственной деятельности объекта управления. Регистрация, сбор и передача информации — первая стадия в процессе производства информационных ресурсов. Следующая стадия — обработка дан­ных наблюдения и их анализ, назначением которых является обоб­щение факторов и установление существенных связей между явле­ниями.

Фаза распространения специфична для информацион­ных ресурсов. Необходимость ее связана с особым свойством ин­формации: она не расходуется при использовании, а передача ин­формации от источника к пользователю не означает, что источ­ник их лишается. Одни и те же данные могут быть использованы много раз для решения различных задач. Основным ограничени­ем при этом является время, в течение которого они сохраняют актуальность. Отсюда следует, что объем имеющихся информа­ционных ресурсов предприятия зависит не только от масштабов их производства, но и от того, насколько широка сфера их ис­пользования, до какого числа пользователей доводится инфор­мация. Важным аспектом распространения информации является обеспечение накопления, хранения и быстрого доступа пользо­вателей к конкретным данным, необходимым для решения ос­новных задач управления. Именно для этих целей и создаются АС обработки информации на базе использования современных средств вычислительной техники.

Использование информационных ресурсов происходит, как правило, в сфере управления. Наиболее важным его результатом являются принимаемые управленческие решения. Заметим, что для различных элементов информационных ресурсов характерны раз­ные периоды сохранения актуальности или сроки использования. Наибольшие сроки использования в условиях управления пред­приятием имеют данные, необходимые для перспективного и те­кущего управления, наиболее коротки они для оперативной про­изводственной информации. Данные с длительными сроками ис­пользования имеют много общего с основными фондами: они многократно используются в различных функциональных задачах подготовки и принятия управленческих решений. В сущности их можно назвать информационными основными фондами. Инфор­мационные основные фонды — это информационные ресурсы, отражающие относительно постоянные данные (например, нор­мативы трудоемкости и расхода материалов, технология изготов­ления деталей, узлов и т.д.). Правомерно полагать, что информация с периодом полуобновления больше года может быть отнесе­на к основным фондам.

По аналогии сведения и данные, используемые на небольших интервалах времени (например, не более квартала, месяца), мож­но рассматривать как информационные оборотные фонды. Они включают информацию о квартальных и месячных планах, учет­ную информацию, сводную аналитическую квартальную и годо­вую информацию и т.д. Как правило, информационные оборот­ные фонды — это производная информация, полученная в резуль­тате преобразования данных.

При проектировании и функционировании различных произ­водственных и управляющих систем их информационные основ­ные и оборотные фонды должны рассматриваться наравне с обес­печением их материальными ресурсами.

Особенностью информационных ресурсов является то, что ин­формационное воздействие в экономике выступает как взаимоза­меняемый ресурс по отношению к таким ресурсам, как труд, сы­рье, энергия, фонды. Чем лучше используются информационные фонды, тем меньше неопределенности о ходе производственного процесса и больше возможностей в рациональном использовании производственных ресурсов предприятия.

В то же время процесс использования информационных ре­сурсов существенно отличается от расхода производственных ре­сурсов. Основной его особенностью является возможность много­кратного использования информационных ресурсов. Однако при длительном хранении и использовании информационные ресурсы стареют и подлежат постоянному обновлению, период которого определяется условиями и параметрами функционирования основ­ного производства.

В условиях использования средств ВТ информационные ресур­сы предприятия представляют собой совокупность данных (зафик­сированных в первичных документах) информационного фонда (массивы нормативных, справочных, плановых и учетных данных на машинных носителях) и информации, выдаваемой пользова­телям ИС.

Стоимость создания, хранения и использования информаци­онных ресурсов достаточно высока и переносится на стоимость управления в целом. Поэтому эффективность использования ин­формационных ресурсов всецело обусловливает действенность управления процессом производства на предприятиях. Чем каче­ственнее управление, тем рациональнее используются информа­ционные ресурсы. Особенно большую стоимость имеют основные информационные фонды, так как на их создание в условиях ис­пользования ВТ уходит много средств и времени.

Практически реализация производства информационных ресур­сов находит отражение в создании и поддержании рабочего состояния основных массивов в ИС управления (банка данных). При этом сформированные массивы нормативной информации пред­ставляют собой основные информационные фонды. Массивы пла­новой информации и данные, отражающие ход производствен­ного процесса, можно отнести к оборотным информационным фондам. Таким образом, банк данных ИС состоит из основных и оборотных информационных фондов, средств и методов их произ­водства, преобразования и подготовки к использованию.

Создание ИС как основы автоматизации управленческих реше­ний — это разработка форм и методов использования информаци­онных ресурсов, отображающих производственно-хозяйственную деятельность управляемых объектов и процессов. Практическая реализация такой системы может быть конкретизирована в раз­личных аспектах: в методах и формах классификации информаци­онных ресурсов, в принципах структурной организации массивов и их состава, в языках описания данных и пр.

Дата добавления: 2015-05-10