Методические рекомендации. Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в

Тема посвящена завершающему этапу работы с документами в

делопроизводстве – подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение в

архив организации.

На этом этапе особенно ясно проявляется взаимосвязь организации

документов в документационном обеспечении управления и в их архивном

хранении. Это не случайно. Упорядочение и хранение исполненных

документов важно не только для того, чтобы организация могла их

использовать в своей деятельности. Еще одной важной целью является

пополнение Архивного фонда РФ документами, имеющими

общегосударственное значение. Именно поэтому основные требования к

порядку работы с документами на этом этапе содержатся в нормативно-

методических документах, разработанных архивными органами. С их

проработки следует начинать изучение данной темы.

При работе над вопросами, связанными с технологией подготовки

документов для передачи в архив организации, следует уяснить, что это

касается не всей документации. Так, дела с документами временных (до 10

лет) сроков в течение трех лет могут храниться в структурных

подразделениях, где были сформированы, и по истечении срока хранения

уничтожаться. Та их часть, которая передается в архив, также после

окончания срока хранения уничтожается там. Поэтому правила

подготовки дел распространяются только на дела постоянного, временного

(свыше 10 лет) хранения, которые обязательно должны передаваться в

архив организации. Важно понимать, что от того, в какой степени

соблюдаются установленные в настоящее время требования, во многом

зависит будущая сохранность документации и возможность ее

дальнейшего использования.

Работа по подготовке документов для передачи в архив организации

проходит в двух направлениях. Во-первых, - это подготовка и оформление

самих дел, во-вторых, - составление и оформление описей дел.

Подготовка дел предусматривает их полное оформление. Прежде всего,

следует знать, что полное оформление дела складывается из ряда

операций, таких, как подшивка дела или его переплет, нумерация листов и

т.д. Каждая операция производится по соответствующим правилам,

которые сформулированы с учетом последующего хранения дел в архиве.

Следует обратить внимание на форму и состав информации листа-

заверителя дела и внутренней описи, их назначение. Кроме того, на данном

этапе работы с документами предусматривается полное оформление

обложек дел. Часть реквизитов выносится на обложку дела при его

заведении (тема 9), поэтому нужно знать, какие сведения уточняются,

корректируются или дополнительно вносятся при подготовке дел к

передаче на архивное хранение.

Второе направление работы на этом этапе связано с подготовкой и

оформлением описей дел. Этот документ имеет важнейшее значение. Он

предназначен для их учета и раскрытия содержания. Таким образом, опись

является учетным документом и справочником по содержанию дел. Кроме

того, по описям документы передаются в архив организации. Прежде

всего, следует уяснить, какие виды описей составляются в современных

организациях и каково конкретное назначение каждой из них.

Несмотря на то, что этот документ называется архивным, он составляется,

прежде всего, в делопроизводстве и обеспечивает преемственность учета

документации в делопроизводстве и при хранении в архиве организации.

Действующими нормативными документами регламентированы форма

описи, правила составления и оформления описей различных видов.

Следует обратить внимание на различия в формах различных видов

описей, последовательность расположения дел в описи и т.д.

Заполнение каждой графы, то есть составление описи должно

соответствовать определенным требованиям. Нужно знать, что при

заполнении определенных граф описи опираются на номенклатуру дел.

Это касается, например, графы «Заголовок дела». Кроме того, в

номенклатуре зафиксированы сроки хранения документов. Это позволяет

распределить дела в описи на отдельные категории по срокам хранения.

Не менее важным вопросом является оформление описей. Описи дел

постоянного и временного хранения оформляются в соответствии с

требованиями нормативных документов. Следует обязательно учитывать

то, что разные виды описей имеют свои особенности в оформлении и

удостоверении. Поэтому нужно уметь определять состав должностных

лиц, принимающих участие в составлении, визировании и согласовании

этих документов.

Таким образом, при решении вопросов данной темы студенты должны

понимать, что в целом, они призваны обеспечить сохранность, как самих

дел, так и включенных в дела документов. Другими не менее важными

задачами являются учет документов, прежде всего, отражающих

специфику конкретной организации, и поиск документов в архиве

организации.

Вопросы и задания

1. При подготовке дел ЗАО «Вымпел» к передаче в архив общества

обнаружились повреждения ряда документов. Поврежденные документы

были изъяты, и на их место вложены листы бумаги, на которые перенесли

ряд реквизитов поврежденных документов: название вида документа, его

дату и номер, краткое содержание и т.д. Листы, содержащие сведения о

документах были подписаны секретарем директора общества Кирсановой

М.В., которая отвечала за оформление дел.

Однако заведующая архивом отказалась принять дела с изъятыми

документами и потребовала заменить поврежденные документы их

копиями.

Должна ли Кирсанова М.В. выполнить это требование?

В каких случаях можно допустить хранение в архиве общества не

подлинников, а копий документов и требуется ли в этом случае их

дополнительное оформление?

2. Проверяя дела с документами постоянных сроков хранения перед

передачей в архив акционерного общества, инспектор по

делопроизводству отдела Москвина И.А. обнаружила, что в одном из дел

нет двух документов. Выяснилось, что документы выдавались одному из

специалистов отдела во временное пользование и были им потеряны.

Москвина И.А. составила акт, в котором указала причину утраты

документа. Однако руководитель отдела отказался его подписать, так как

посчитал, что он не нужен. По его мнению, следовало вложить в дело

сохранившиеся копии утраченных документов и указать их наличие во

внутренней описи.

Как следует поступить инспектору по делопроизводству в данном случае?

В каком акте содержатся нормы, регулирующие порядок передачи в архив

акционерного общества дел в случае утраты документов?

3. Большая часть входящих и исходящих документов организации

представлена в электронной форме. При подготовке дел к передаче в архив

встал вопрос о том, в каком виде их нужно сдавать и как проводить

подготовку.

Руководитель службы делопроизводства Кондратьева Л.С. предложила

перенести документы с жесткого диска компьютера на оптические диски и

передать их в архив. Однако, по мнению, заведующей архивом Тучковой

М.Е. электронные документы следовало перевести в традиционную

бумажную форму, сформировать из них дела и оформить их в

установленном порядке. Свой отказ принять на хранение документы в

электронной форме она объяснила тем, что сложно определить сроки

хранения таких документов, и не известно, по какой форме должна быть

составлена их опись.

Какая форма описи должна использоваться в данном случае и как можно

определить сроки хранения документов в электронной форме?

4. На основании докладной записки заведующей архивом Шаповаловой

В.Г. руководитель организации потребовал от секретаря одного из отделов

Громовой Г.К. представить письменные объяснения причины, по которой

она нарушила график передачи документов в ведомственный архив.

Громова Г.К. объяснила, что были допущены ошибки в нумерации листов

нескольких дел. Несмотря на то, что ошибок было немного, ей пришлось

просматривать дела, зачеркивать все номера листов и проставлять их

заново. Новая нумерация потребовала также замены заверительных

надписей в делах, так как в них должно быть указано точное количество

пронумерованных листов. Эти операции заняли очень много времени,

поэтому график передачи дел в архив был нарушен.

Можно ли посчитать такое объяснение обоснованным?

Что следует предпринять, если обнаружились ошибки в нумерации листов

дела?

5. Для передачи на хранение в архив организации секретарь руководителя

Мирошниченко Н.В. подготовила дела, содержащие документы

постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (от 5 до 10 лет)

сроков хранения. Дела с истекшими сроками хранения были уничтожены,

о чем был составлен соответствующий акт. Также были уничтожены

картотеки с регистрационно-контрольными карточками на все эти

документы (как уничтоженные, так и подготовленные к передаче в архив).

Все дела были подшиты Мирошниченко Н.В. в твердую обложку, листы

документов пронумерованы. В каждом деле была составлена

заверительная надпись, указывающая на общее количество листов

включенных в него документов. Были полностью оформлены обложки дел.

Мирошниченко Н.В. внесла дела в две описи: в опись дел постоянного

хранения - соответственно дела с документами постоянного хранения; в

опись дел временного хранения – вначале дела с документами со сроком

хранения свыше 10 лет, затем дела с документами со сроком хранения от 5

до 10 лет.

Определите, соответствует ли такой порядок подготовки установленным

требованиям. Какими документами должна была руководствоваться

Мирошниченко Н.В., выполняя эту работу?

6. Чтобы избежать утери документов, при формировании дел секретарь

подразделения Королева Е.М. подклеивала в каждую папку лист бумаги,

на который она вносила сведения о каждом подшитом в деле документе. В

состав сведений включались следующие реквизиты:

• Номер и дата документа;

• Краткое содержание;

• Корреспондент или адресат (для входящих и исходящих

документов);

• Фамилия подписавшего документ должностного лица;

• Исполнитель.

В конце проставлялось общее количество включенных в дело документов.

Можно ли считать перечень этих сведений внутренней описью дела?

На каком этапе работы с документами должна составляться внутренняя

опись и в чем ее назначение?

7. Дело было сформировано в отделе делопроизводства закрытого

акционерного общества «Консалтинг». Индекс отдела делопроизводства

по классификатору подразделений ЗАО «Консалтинг» – 01.

В деле были сгруппированы протоколы заседаний коллегиального

исполнительного органа общества – правления. Заголовок дела помещался

в номенклатуре дел под номером 10, там же был определен срок его

хранения: постоянный.

Оформите обложку дела в соответствии с представленными данными, и

определите, какие дополнительные сведения необходимы для ее полного

оформления.

Какими документами определяются перечень сведений, выносимых на

обложку дела, порядок их расположения и правила заполнения?

8. Структурным подразделением в архив организации были переданы на

хранение дела с постоянным и временными (свыше 10 лет) сроками

хранения. Дела передавались по двум описям: по описи дел постоянного

хранения и по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи, сгруппированные в отдельное дело, хранились в архиве вместе с

делами данного подразделения. После истечения сроков временного

хранения соответствующие дела вместе с описями были уничтожены.

Описи дел постоянного хранения были оставлены вместе с делами на

постоянное хранение.

Определите, были ли соблюдены правила хранения описей дел в архиве

организации.

9. ЗАО «Восход» не имеет внутренней организационной структуры. Объем

ее документооборота составляет около 5 тыс. документов в год. В

секретариате, который является службой делопроизводства общества,

считают, что в такой небольшой организации не является обязательным

составление описей дел. Для передачи дел, законченных

делопроизводством, на дальнейшее хранение, в ЗАО «Восход»

используют так называемую выписку из номенклатуры дел. В нее

включают дела с постоянными и долговременными сроками хранения,

делая их выборку из номенклатуры дел организации. Эта выписка

хранится в архиве вместе с делами и является основным архивным

учетным и справочным документом.

Является ли опись обязательным документом для любых организаций, в

том числе для акционерных обществ?

Может ли номенклатура дел заменить опись при решении задач учета и

раскрытия содержания дел?

10. Составляя опись дел своего подразделения, секретарь перенесла в нее

сведения из номенклатуры дел, ничего не меняя. В графу «Индекс дела»

были занесены индексы, присвоенные делам в номенклатуре.

Формулировки заголовков дел и очередность их расположения так же

точно соответствовали номенклатуре дел. Остались без изменения и сроки

хранения дел.

Каждое дело (заголовок дела) было внесено в опись под самостоятельным

порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, их

количество было указано в скобках под заголовком. Например:

5. 03-05 «Переписка с компанией «Корн» о поставке продукции»

(Т.1, Т.2)

6. 03-06 «Переписка с компанией «Снежана» о поставке продукции»

и т.д.

В графу «Крайние даты» были внесены даты первого и последнего

документов в деле или дата первого документа в первом томе и последнего

документа в последнем томе, когда дело состояло из нескольких томов.

Количество листов также подсчитывалось суммарно по всем томам дела.

Какие правила составления описи были нарушены в данном случае?

Объясните, что означает требование составления описи дел на основе

номенклатуры дел.

11. Опись дел структурного подразделения была согласована с

руководителем службы делопроизводства и с экспертной комиссией

организации, завизирована составителем – секретарем подразделения,

подписана руководителем подразделения и утверждена руководителем

организации.

Был ли соблюден порядок оформления описи структурного

подразделения? Какими документами следует руководствоваться при

составлении и оформлении описей дел?

Дата добавления: 2015-05-10