Информационная база данных

Процесс управления и, прежде всего, выработку стратегии организации, невозможно осуществлять без обладания широкой информацией о ней в целом, помехах на пути ее функционирования и развития, то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решений. Эта информация состоит из сведений, почерпнутых из документов или устных контактов.

Информация, как уже говорилось, может иметь внутренние и внешние источники.

К внутренним относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить специальных представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного ряда деловых встречи и переговоров), которые в рамках служебных контактов, бесед, дискуссий и т.п. имеют возможность «между делом» осуществлять как общий так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих вне ее рамок.

Другим источником данных служат лица, не принадлежащие к данной организации. Это могут быть посредники и партнеры — покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Обширным источником деловой информации являются различного рода публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемая в них информация ни процеживалась, за всем уследить невозможно, и многие сведения, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но даже официальных сведений общего характера бывает достаточно, чтобы подтвердить или опровергнуть имеющиеся материалы.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной, и поэтому должна проверяться и перепроверяться при помощи различных источников. Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием сбором, обработкой, анализом оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Такие базы состоят обычно из трех разделов.

В первом разделе характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Все эти сведения лежат в основе модели функционирования организации и схемы внутренних взаимосвязей.

Во втором разделе дается описание ее внешнего окружения, которое, как уже говорилось состоит из фонового и делового. Первое не зависит от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления к нему должна. Важнейшими элементами делового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризуются степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.

Кроме того собирается информация о репутации фирмы и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, определяющая будущее организации, выбор продукта и рынка; о направлениях в государственном регулировании.

В третьем разделе раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними. К внутренним относятся недостаток опыта и знаний исполнителей, ошибки руководства и слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация организации, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов ее деятельности общественным потребностям.

Дата добавления: 2015-05-10