Питання 62

Дата й час

Число

ФОРМАТ	ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ДЛЯ ВІДОБРАЖЕННЯ
Загальні	Числа без додаткового форматування в тому вигляді, у якому вони зберігаються.
Грошова одиниця	Грошові значення в загальному форматі.
Євро	Загальні грошові значення, які зберігаються у форматі Євро.
Фіксований	Числові дані.
Стандартний	Числові дані з десятковим роздільником.
Відсоток	Відсотки.
Експоненційний	Обчислення.

ФОРМАТ	ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ДЛЯ ВІДОБРАЖЕННЯ
Short Date	Дата в короткому форматі. Залежить від регіональних настройок дати й часу. Наприклад, "14.03.2001" для України.
Medium Date	Дата в середньому форматі. Наприклад, "3-Кві-09" для України.
Long Date	Дата в довгому форматі. Залежить від регіональних настройок дати та часу. Наприклад, "14 березня 2001 р." для України.
Час у форматі AM/PM	Час у 12-годинному форматі з урахуванням регіональних настройок дати та часу.
Середній формат часу	Час у форматі AM/PM.
Час у 24-годинному форматі	Час у 24-годинному форматі з урахуванням регіональних настройок дати та часу.

Так/Ні

ТИП ДАНИХ	ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ДЛЯ ВІДОБРАЖЕННЯ
Прапорець	Прапорець.
Так/Ні	Варіанти "Так" або "Ні".
Істина/Хибність	Варіанти "Істина" або "Хибність".
Увімк./Вимк.	Варіанти "Увімк." або "Вимк.".

Короткий посібник

ТИП ДАНИХ	ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ДЛЯ ВІДОБРАЖЕННЯ
Адреса	Поля для повної поштової адреси.
Телефон	Поля для номерів домашнього, мобільного та робочого телефонів.
Пріоритет	Розкривний список із такими варіантами пріоритету: низький, середній, високий.
Стан	Розкривний список із такими варіантами стану: "Не розпочато", "Виконується", "Завершено" та "Скасовано".
Теги	Відображення від одного до трьох тегів.

Поняття таблиці, поля, запису. Введення даних у таблиці. Сортування, пошук і фільтрація даних.

1)Таблиця – організація збереження даних у вигляді двовимірного масиву.

Структуру двомірної таблиці утворюють стовпці й рядки. Їхніми аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і записи. Якщо записів у таблиці поки що не має її структура утворена тільки набором полів. Змінивши склад полів базової таблиці (або їхньої властивості), ми змінюємо структуру бази даних й відповідно, одержуємо нову базу даних.

Щоб швидко й точно вводити дані в базу даних Access, корисно знати основні відомості про те, як функціонує база даних. У наступних розділах пояснюються деякі з основних принципів побудови й розробки, які застосовуються під час введення даних.

2)Вплив структури бази даних на ввід даних

База даних Access не є файлом у тому самому сенсі, як документ Microsoft Office Word 2007 - Українська версія або послідовність слайдів Microsoft Office PowerPoint 2007 - Українська версія. База даних Access — це збірка об’єктів — таблиць, форм, звітів, запитів тощо — які мають працювати разом для забезпечення належного функціонування бази даних.

Крім того, ці об’єкти мають відповідати набору принципів розробки, оскільки інакше база даних функціонуватиме неналежним чином або не функціонуватиме взагалі. У свою чергу, ці принципи розробки впливають на введення даних. Ці факти про об’єкти й розробку бази даних слід пам’ятати під час подальшого читання.

• Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиць залежить від структури та складності бази даних. Хоча можна переглядати дані у формі, звіті або в результатах, повернутих запитом, Access зберігає дані лише в таблицях, а інші об’єкти бази даних будуються на основі цих таблиць.
• Кожна таблиця має містити лише один тип даних. Наприклад, у таблицю з відомостями про бізнес-контакти не слід поміщати дані про продажі. Якщо зробити так, пошук правильних даних може бути ускладнений або неможливий.
• Зазвичай кожне з полів таблиці містить лише один тип даних. Наприклад, не можна зберігати примітки в наборі полів, які приймають числові значення. У разі спроби введення тексту в такому полі відображається повідомлення про помилку. Проте це правило не є жорстким. Наприклад, можна зберігати числа (наприклад, поштові індекси) в полі, для якого визначено текстовий тип даних, але з цими даними не можна виконувати обчислення.
• Із деякими винятками, поля в записі можуть містити лише одне значення. Наприклад, не можна ввести більше однієї адреси в полі адреси. Це відрізняється від Microsoft Office Excel 2007 - Українська версія, де за промовчанням дозволяється вводити будь-яку кількість імен, адрес або зображень в одній клітинці, якщо для цієї клітинки не вибрано використання певних типів даних.

Проте в текстовому полі або в полі приміток можна вводити список елементів із розділювачами. Крім того, Office Access 2007 підтримує нову функцію, яка називається багатозначним полем. Багатозначні поля використовуються для приєднання кількох записів даних до одного запису та для створення списків, які містять кілька значень. Наприклад, можна приєднати до запису в базі даних послідовність слайдів Microsoft Office PowerPoint 2007 - Українська версія і будь-яку кількість зображень. Можна також створити список імен і вибрати потрібну кількість цих імен. Може здатися, що використання багатозначних полів порушує правила розробки баз даних, оскільки в одному полі таблиці можна зберігати кілька записів, але насправді це не так, оскільки Access застосовує ці правила «за лаштунками», зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.

• У попередніх версіях Access було потрібно розробити та створити принаймні одну таблицю перед введенням даних. Потрібно було вирішити, які поля слід додати до таблиці, і визначити для кожного поля типи даних. У Office Access 2007 тепер можна відкрити пусту таблицю й розпочати введення даних. Access призначає для поля тип даних, залежно від введеного рядка.

3)Використання контекстного меню.

СУБД Access дозволяє виконувати різні операції над даними, які зберігаються у таблицях. При цьому одні і ті ж самі операції можна виконувати різними способами. Найпростіший з способів заснований на використанні контекстного меню.

Контекстне меню має багато об’єктів бази даних. Кожна таблиця також має декілька контекстних меню, серед них:

· контекстне меню стовпців;

· контекстне меню рядків;

· контекстне меню таблиці;

· контекстне меню окремої комірки таблиці;

· контекстне меню заголовка таблиці.

Для виведення на екран будь-якого з цих меню потрібно виділити відповідний об’єкт і клацнути правою кнопкою миші.

Команди контекстного меню стовпчика має такі команди:

Сортировка по возрастанию та Сортировка по убыванию виконують сортування записів у таблиці відповіднодо зростання чи спадання даних, які вміщує вибране поле.

Команда Найти відкриває вікно Поиск в поле, де у рядку Образец треба ввести те значення, яке ми шукаємо в поточному полі. У результаті буде виділено перше значення поля, яке було введено у рядок Образец.

Команда Ширина столбца дозволяє встановити на екрані необхідну ширину стовпця.

Команда Скрыть столбцы ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення цих стовпців на екрані треба викликати контекстне меню заголовка таблиці і вибрать команду Показать столбцы.

Команда Закрепить столбцы закріплює виділені стовпці з лівого боку екрану, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

Також у контекстному меню стовпчика є команди, які дозволяють перейменувати стовпчик безпосередньо у відкритій таблиці, вставити новий стовпчик або видалити існуючий.

Контекстне меню рядків має команди Вирезать, Копировать, Вставить, А також команду Висота строки, яка дозволяє встановити необхідну висоту не тільки вибраних, але й усіх рядків таблиці.

Контекстне меню таблиці викликається правою кнопкою миші, коли вказівка миші встановлена на значку таблиці, що розташований ліворуч від імені таблиці. Команди контекстного меню таблиці дозволяють вирізати таблицю в буфер обміну, або її туди скопіювати. За допомогою контекстного меню можна перейменувати таблицю або видалити. Команди Конструктор і Открыть мають таке ж саме призначення, як і одноіменні кнопки у вікні бази даних. Також за допомогою контекстного меню таблиці можна створити ярлик для таблиці на робочому столі.

Контекстне меню комірки таблиці вміщує команди сортування і фільтрації даних, а також команди роботи з буфером обміну(вирізати, копіювати, вставити). Команда Печать контекстного меню таблиці друкує виділену таблицю.

Фільтрація даних. Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.

Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.

Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:

1) виконати команду основного меню Запис Фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

• Фільтр за вибраним;
• Змінити фільтр (фільтр за формою);
• Розширений фільтр;
• Застосувати/Вилучити фільтр.

Як користуватися кнопками, ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку ВІДМІНИТИ фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.

Прості умови — це числа, тексти, вирази, математичні спів­відношення, що описують критерій шукання даних у заданому полі.

Дата добавления: 2015-05-07