Управління даними

Створення власних джерел даних

Засіб Асистент злиття дозволяє працювати з безліччю джерел даних, створених за допомогою різних додатків. Можна створювати документ на основі даних з файлу Word, з електронної таблиці, з бази даних або за допомогою якого-небудь іншого зовнішнього додатка. Основна перевага полягає в тому, що можна створювати вихідні дані в будь-якому додатку, а потім використовувати їх при створенні документів Word.

Асистент злиття звертається до об'єктів, що містять дані, як до джерел даних. Джерелом даних може бути такий же документ Word, робочий лист Excel, база даних, що знаходиться на сервері і створена такими додатками, як Oracle або SQL-Server. У цьому випадку Word може витягти лише ті дані з бази даних, що потрібні користувачу.

Інформація, що зберігається в джерелі даних, являє собою таблицю, що складається з рядків і стовпчиків. Кожен рядок у такій таблиці називається записом. Кожен запис у джерелі даних кінчається спеціальним символом.

У стовпцях, що називаються полями, міститься однотипна інформація. Наприклад, джерело даних, що містить адреси клієнтів, може зберігати в одному полі адреса, а в іншому — поштовий індекс адресата. Одне поле від іншого відокремлює спеціальний роздільник. В якості роздільників можна використовувати символи табуляції, коми. Зберігати дані можна й в комірках таблиці. Якщо в записі більш тридцяти одного поля, Word не зможе організувати таблицю для таких даних. У цьому випадку він розділяє поля комами або символами табуляції. Word також розпізнає, як роздільники, символи абзацу і будь-які інші символи, визначені користувачем.

Інформація про імена полів зберігається в першому рядку таблиці. Ці імена використовуються при виконанні операцій над конкретними полями або якщо потрібна тільки частина бази даних. Ці імена також необхідні для того, щоб визначити, куди відправляється інформація після того, як її імпортували з джерела даних шляхом злиття і помістили в кінцевий документ, такий як типовий лист або наклейка.

Імена полів повинні відповідати деяким вимогам. Ім'я повинне починатися з букви, його довжина не повинна перевищувати сорока символів, не допускається використання пробілів. Замість пробілу можна використовувати символ підкреслення.

Порада! Іноді буває зручно замість використання символу підкреслення, просто робити першу букву кожного значущого слова заголовної, наприклад, ИмяПоля.

4.7. ПАНЕЛЬ ІНСТРУМЕНТІВ "БАЗИ ДАНИХ"

Word містить у собі спеціальну панель інструментів " Бази даних ", що істотно спрощує роботу з управління базами, таблицями й іншими джерелами даних. Панель інструментів "Бази даних" автоматично з'являється на екрані при відкритті документа для злиття. Можна також відкрити цю панель, виконавши команду " Вид, Панели инструментов ".

Рис. Панель інструментів «Базы данных»

Дата добавления: 2015-05-26