Організація і проведення ділової наради

Переваги і недоліки ділових нарад

Нарада як форма ухвалення колективного рішення має позитивні сторони і недоліки. Переваги наради:

• нарада дозволяє добитися погодженого рішення принципової проблеми, отримати схвалення тих або інших дій;

• ухвалення колективного рішення значно зменшує ризик формулювання неправильного або помилкового рішення.

• дозволяє проінструктувати групу людей по методах і процедурі виконання майбутньої роботи.

• колективне рішення враховує різні точки зору і позиції, наявні серед співробітників.

Недоліки наради:

• на нараді з'являється реальна небезпека «заговорити» рішення;

• рішення, прийняте на нараді, часто орієнтоване на підтримку функціонування фірми і рідко спрямоване на принципову зміну її діяльності і розвиток;

• вимагають значних витрат часу і засобів;

• відволікають від поточних справ безліч фахівців, але не завжди обумовлені виробничою необхідністю.

Спершу необхідно визначитися чи треба взагалі проводити нараду. Можливо, найважливіші рішення можуть прийняти 2-3 вищі керівники. Виносити на обговорення треба тільки ті питання, які не вдається вирішити в робочому порядку.

Коли дійсно треба проводити наради? Коли необхідно довести до відома усіх співробітників якісь зміни в загальній політиці і стратегії організації. Коли розроблений новий план роботи, де задіяні усі члени колективу. Коли професіоналізму або компетенції окремих осіб виявилося недостатньо для вирішення того або іншого завдання і необхідно об'єднати зусилля усього колективу, щоб виробити правильне рішення.

До наради необхідно чітко позначити порядок денний, запрограмувати жорсткий регламент для промовців, розмножити цю інформацію на листах і роздати їх співробітникам.

Колишній генеральний керівник відділення «Шевроле» фірми «Дженерал Моторс» казав: «Що стосується великих проблем, то я довів до загального відома, що ніхто не повинен являтися до мене для їх обговорення, досконально не вивчивши їх заздалегідь і не підготувавши конкретні пропозиції про спосіб їх вирішення. Обговорюватимемо не самі проблеми, а заходи по їх виріщенню. В результаті я отримав можливість розпізнавати по-справжньому талановитих людей по їх особливості аналізувати проблеми і знаходити оптимальні способи їх рішення».

Повістка наради повинна включати наступну інформацію:

1) мета наради. Мета наради — це опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для ухвалення рішення, ухвалення рішення з питання і ін.)

2) тема наради. Тема наради — це предмет обговорення. Чим точніше і в потрібному напрямі сформульований предмет обговорення, тим більше шансів отримати потрібний результат. Тема має бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради. Кожен повинен знати, що він вносить свій вклад в рішення загальної задачі. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно.

3) перелік обговорюваних питань. Тут необхідно дотримувати золоту середину. З одного боку, кількість обговорюваних питань має бути невеликою, щоб вони були цілком розглянуті (складні, комплексні питання), з іншого боку, вважається, що краще вирішити за одно засідання більше питань (особливо не занадто значущих) — люди менше «ллють воду».

4) час початку і закінчення наради. Краще, якщо час нарад визначений розпорядком, встановленим в організації (відділі). Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування, позбавляють керівника можливості планувати свій робочий час і розпоряджатися їм, зриваючи заплановані зустрічі і справи.

Щоб не збивати співробітників з робочого ритму, доцільно влаштовувати наради у кінці робочого дня або в другій його половині.

Тривалість наради не повинна перевищувати півтора годин (після півтора-двох годин безперервної роботи більшості учасників з чисто фізіологічних причин стає байдуже, як вирішиться питання).

5) місце проведення. Створення комфорту в приміщенні: підбір приміщення відповідно до числа учасників, просторове розташування учасників (бажано у формі «круглого столу» для активізації взаємодії), необхідне освітлення, провітрювана приміщення, забезпечення можливості записати необхідну інформацію.

6) прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань.

Необхідно заздалегідь визначити круг перших ораторів, які виступлять з готовими пропозиціями або поділяться своїми міркуваннями за рішенням проблеми.

Оптимальна кількість учасників наради — від 7 до 15 чоловік. Якщо є присутніми більше 20-25 чоловік, виникає небезпека масовості і «стихії» колективних інстинктів (бунту, агресії або зайвої пасивності більшості учасників).

Основним доповідачем повинна виступати авторитетна в колективі людина, що має такі особисті якості, як урівноваженість, спокій, доброзичливість, здатність «погасити» непродуктивні спори, що виникають при обговоренні. Крім того, вона повинна добре розбиратися в питаннях, які пропонує на обговорення, і уміти аргументовано представити їх на нараді.

7) час, відведений на кожне питання. Цей параметр порядку денного визначається, виходячи із загальної тривалості наради, кількості даних питань, а також міри важливості кожного питання.

Дата добавления: 2015-05-26