Розділ 2.3. 2 страница

Зіниці чесним чином розповідають про вашу реакцію на почуте. Коли людина радісно збуджена, його зіниці розширюються в 4 рази. Навпаки, коли він сердиться або у нього похмурий настрій, його зіниці звужуються.

У міміці дуже важливе положення губ. Розтягнуті в усмішці губи - показник радості і дружелюбності; щільно стислі - замкнутості; зігнуті - сумніву або сарказму. Опущені куточки рота - свідоцтво того, що людина засмучена.

Усмішка - це "половина чарівливості". Нас сприймають по виразу особи, і, якщо м'язи його не напружені, а губи весь час готові скластися в усмішку, нас тут же зараховують в число симпатичних людей. Одяг, міміка, жести, хода дуже багато що передають прямо в підсвідомість співбесідника незалежно від його бажання, тобто візуальна дія іміджу відбувається як "подвійний виклик" - на рівнях свідомості і підсвідомості.

Наполеон Бонапарт говорив: хто не уміє говорити, той кар'єри не зробить. Тому на третьому етапі проводиться інтенсивний комунікативний тренінг.

Від вибору правильного слова залежить ефективність його дії. Візьміть собі за правило говорити: "Я охоче зроблю це". Вживайте переважно слова, що підкреслюють вашу надійність, сумлінність. Включайте у ваші фрази активні дієслова і уникайте вживання пасивних іменників.

Щонайпотужнішим чинником дії на оточуючих вважається ораторське мистецтво. Ясно, що далеко не всякий соціальний працівник може бути оратором, але йому необхідно дотримуватися хоч би наступних правил виступу перед присутніми.

Голосом і жестами підкреслюйте найважливіші для вас слова.

Міняйте тон: раптове пониження або підвищення тону добре виділяє слово або фразу.

Міняйте темп мови: це додає їй виразність.

Робіть паузу перед і після висловлювання важливих думок.

Слід також навчитися створювати особливі ефекти:

- ефект першої фрази (перша фраза повинна відразу приковувати до вас увагу);

- ефект аргументів (мова повинна бути обґрунтованою, переконливою, логічною, такою, що провокує роздум);

- ефект інтонації і паузи (інтонації і паузи викликають у слухачів асоціації і спонукають їх вносити свої пропозиції);

- ефект художньої виразності (грамотна побудова пропозицій, правильні наголоси в словах, використання метафор, гіпербол і т.д.);

- ефект релаксації (тому, хто уміє вчасно пожартувати, вставити дотепне зауваження, пощастить значно більше, ніж тим, хто не уміє це робити. Гумор створює природну паузу, зближує і настроює слухачів на доброзичливий лад);

- ефект розподілу (один з дієвих риторичних прийомів: наперед продуманий розподіл по всьому простору мови нових думок і аргументів, періодичне підкреслення вже висловлених важливих думок).

Необхідно знати і типові помилки, що допускаються виступаючими:

Побудова дуже довгих фраз.

Використання дуже довгих слів (не вживайте, проте, тільки короткі слова).

Використання безособових пропозицій (прагніть більше використовувати безумовно-особисті займенники).

Нерішучість виступаючого (враження нерішучості виступаючого створюється у слухачів, коли він часто вдається до умовного нахилу).

Надмірна ввічливість (краще уникати фраз ніби "Дозвольте привернути вашу увагу").

Зловживання модними слівцями.

Часте використання безособових дієслів (замість "Пропонується зайняти місця" краще сказати "Пропоную вам зайняти місця").

Зловживання твердженнями (якщо ви тільки затверджуєте, то у вашому виступі утворюється багато вразливих місць - спробуйте частіше перетворювати свої думки у форму питань).

Використання тільки закритих питань (якщо потрібно активізувати увагу слухачів, не потрібно задавати їм тільки односкладові питання).

Дуже швидка, без пауз, мова (чим більше слухачів, тим повільніше слід говорити).

Відсутність зорового контакту (якщо вас про щось питають, не відводьте ока, щоб краще зосередитися).

Для соціального працівника дуже важливе і його психологічне здоров'я. Недаремно ж з'явилася в народі приказка: "Всі хвороби - від нервів". Тому на цій стадії самовдосконалення необхідно навчитися методам самозаспокоєння, які називаються: раціоналізація, візуалізація і релаксація.

Отже, ми розглянули всі технології свідомості іміджу. Безумовно, набір їх може мінятися, а зміст - доповнюватися. Запропонований набір можна розширити введенням додаткових технологій: технології спілкування з представникам преси, тренінг особового зростання, правила виступів на телебаченні і ін.

Питання і завдання для самоконтролю:

Яка природа походження іміджу? Чи пов’язаний він з економічним та соціальним положенням людини?

По чому оцінюють незнайомих людей?

Як створити ідеальний імідж?

Як треба виступити на зборах, щоб привернути увагу присутніх до змісту виступу та переконати їх у тому, що викладені положення, ідеї варто підтримувати?

Висновки (стисле резюме)

Засновниця модельного бізнесу у Франції Шанель говорить, що піклуючись про красу, треба починати з серця і душі, інакше ніяка косметика не допоможе. Істинно благородна людина не народжується з великою душею. Він сам себе створює своїми справами. Цінувати особу необхідно по цілях, які вона ставить перед собою. Ці цілі в іміджуванні повинні відповідати цілям установи, в якій працює людина, і цілям всього суспільства. У своїй поведінці і спілкуванні з іншими людьми кожен показує свою зовнішність.

Розділ 2.4.

Тема: „Умови формування ділового спілкування в колективі”.

Зміст.

1.Забезпечення сприятливого психологічного клімату в колективі.

2.Культура організації ділового спілкування.

3.Використання та основні правила емпатійного спілкування.

Ключові слова: методи формування і підтримки дисципліни; колектив; характеристика цілей колективу; рівні стимуляції діяльності колективу; культура спілкування; презентація.

Цілі та завдання вивчення розділу.

Успішне вивчення розділу дозволяє:

Мати уяву про методи, які використовуються для вивчення іміджу колективу.

Знати культуру організації ділового спілкування.

Володіти ключовими поняттями: методи формування і підтримки дисципліни; колектив; характеристика цілей колективу; рівні стимуляції діяльності колективу; культура спілкування; презентація.

Методичні рекомендації до вивчення Розділу 2.4.

При вивченні Розділу 2.4. важливо узагальнити структурні елементи проведення ділових переговорів, проаналізувати за яких умов робота в колективі стає ефективною, сформулювати основні функції самоосвіти.

Вивчаючи пункт 1, зупинитися на:

необхідних умовах підвищення вимогливості;

виникненні та подоланні конфліктів;

актуалізації створення культури ділового спілкування.

Вивчаючи пункт 2, зверніть увагу на:

організацію спілкування;

умови підвищення культури спілкування;

особливостях спілкування на переговорах, нараді.

Вивчаючи пункт 3, спробуйте відповісти на питання: „Як підвищити ефективність ділового спілкування?”

Навчальний матеріал.

1. Прочитайте, виділіть основні риси та законспектуйте

У виробничому колективі між співробітниками складаються різні відносини, у тому числі і моральності. Внаслідок цього імідж колективу потрапляє в залежність від особистих якостей: чесності, порядності, відданості справі. У колективі можуть формуватися і аморальні стереотипи життєдіяльності. Внаслідок цього слід чітко визначити, що розуміється під етичним і аморальним. Якщо ці поняття уживаються в сенсі невідповідності з конкретними уявленнями про добро і зло, то ефективність етична тоді, коли протистоїть неефективності. Лише тоді, коли людська доля стає самоціллю, а відносини між людьми цьому ідеалу, моральність, що забезпечує умови для створення іміджу колективу, отримує свою конкретну реалізацію і для ефективності діяльності.

Важливою складовою іміджу колективу є оптимальна етично-психологічна атмосфера в ньому, яка залежить від стилю взаємодій людей один з одним. У літературі розрізняються три основні стилі взаємодій із співробітниками: директивний (авторитарний), такий, що потурає (ліберальний) і демократичний. При директивному стилі відносин в колективі дії здійснюються як би під диктування, всяка ініціатива пригнічується, особи не дають можливості самореалізуватися в роботі. Потураючий стиль виникає при повній байдужості до виконуваної діяльності, доручень. Людина не зацікавлена в результатах своєї праці.

Демократичний стиль у виробничому колективі створює умови для тісної взаємодії працівників, сприяє виникненню сприятливої етично-психологічної обстановки, орієнтуючої на співпрацю, а не на сліпе підпорядкування одних працівників іншим, оптимально використовує здібності і знання особи для підвищення іміджу колективу, а значить, і установи в цілому. У такому колективі просування по службі засноване на тому, який внесок вносить кожна людина в досягнення поставленої мети.

Особливе значення в створенні оптимального клімату в колективі має особиста відповідальність за доручену справу. Відповідальність менеджера і підлеглих виступає як форма прояву довга, як усвідомлення соціальної значущості особистої поведінки у зв'язку з вимогами колективу, обліком конкретних умов прояву цих вимог, безпосередніх і майбутніх завдань, що стоять перед співробітниками.

У демократичних умовах в суспільстві, де вищою цінністю стає людина, діяльність, направлена на вдосконалення людських відносин і самої людини, має особливу соціальну значущість. А це, у свою чергу, накладає на фахівця виробничої і не виробничої сфери глибоко гуманні обов'язки і відповідальність. Сучасні економічні відносини вимагають високої моральної відповідальності особи в спілкуванні з колективом. Втрати, які несе суспільство за відсутності необхідного відчуття відповідальності у особи, що працює з людьми, не тільки великі, але і, як правило, непоправні.

Характер відповідальності працівника в значній мірі визначається змістом його діяльності. Важливий засіб і в той же час обов'язкова умова розвитку виробничого колективу є дисципліна. Її відсутність не тільки знімає можливість оптимальної взаємодії, але і робить проблематичним саме існування колективу. Тому дисципліна - це така форма зв'язку між людьми, яка обуславлює створення довірливої, доброзичливої, комфортної обстановки в колективі.

Методи формування і підтримки дисципліни у вирішальному ступені визначаються стилем керівництва колективом. Демократичні умови роблять нетерпимими випадки прояву недисциплінованості, оскільки саме дисципліна забезпечує ефективність інформаційних зв'язків, перетворює рішення задачі на акт колективної діяльності, забезпечує необхідний режим роботи, взаємодію людей. Дисципліна - це не тільки виконання нормативних вимог, не тільки поведінка відповідно до розпоряджень. Це своєрідний психологічний клімат в житті і діяльності особи і колективу в цілому.

У безпосередньому зв'язку з дисципліною знаходиться вимогливість до себе і інших людей. В умовах соціально-економічних відносин колектив за власною ініціативою виступає за збільшення об'єму вимог, що пред'являються до його діяльності. Слід підкреслити, що одною із загальних цілей колективу є вироблення позитивного відношення його співробітників до вимог, що пред'являються.

Необхідною умовою підвищення вимогливості є зростання професійних можливостей, рівня освіти і культури співробітників. У установах, організаціях, підприємствах стимулювання праці здійснюється на конкурсній основі для того, щоб зацікавити в конкретній роботі найбільш гідних кандидатів. Фахівець може розраховувати на стимулювання своєї ініціативи із збільшенням об'єму роботи і зростання кваліфікації в її виконанні, а також у випадку, якщо він опанує декількома суміжними спеціальностями. Все це обумовлює готовність людей до співпраці і забезпечує імідж колективу.

Керівником не допускаються навіть одиничні випадки, коли під виглядом вимогливості здійснюються жорсткий наказовий стиль, коли ігноруються інтереси, ініціатива колективу або окремої людини, а значить, виникають конфлікти, недоброзичливі відносини між людьми, що створює негативний імідж всьому колективу. Найважливіша умова формування оптимального етично-психологічного клімату в колективі є об'єднання зусиль його учасників для досягнення конкретної суспільно-значущої мети.

Таким чином, найвищі результати у формуванні іміджу трудового колективу досягаються при максимальному обліку реальних людських потреб, які є в мотиваціях співробітників.

Для колективу характерне поєднання особистих і соціальних інтересів, загальних ціннісних орієнтацій і норм діяльності, зміст спільної роботи, що об'єднує групу в колектив, піднімає його імідж.

Усередині колективу складаються невеликі дружні групи, які зв'язані між собою своїми поглядами, зобов'язаннями один перед одним. Для створення сприятливої атмосфери в колективі необхідна особлива увага керівника на співробітників. Важливе значення має збереження неофіційного лідера, якщо він виявлений в ході дослідження. Якщо його привернути на свою сторону, він може стати елементом емоційно-психологічної цілісності колективу, активним носієм норм і традицій в діловому спілкуванні. Без них колектив втрачає значну емоційну інтеграцію, що відіб'ється на функціонуванні підприємства, установи.

Будь-який колектив, заснований на організованій взаємодії співробітників, на оптимальній адаптації кожної людини. Без цього неможливе формування і розвиток позитивних мотивів праці. Важлива умова досягнення успіху в створенні іміджу колективу є уміння об’єднувати особисті і суспільні інтереси. Доброта, готовність прийти на допомогу у разі потреби - дієвий інструмент в створенні сприятливого іміджу колективу.

Слід назвати п'ять рівнів стимуляції діяльності колективу. На першому - працюють гроші, але лише до тих пір, поки не будуть задоволені найнасущніші потреби співробітника. На другому рівні ті ж гроші виступають як індикатор престижності роботи людини. На третьому - стимулом служать не гроші, а подяка підприємству, установі за соціальний захист і турботу про особу. На четвертому - установою повинні гордитися, і, нарешті, на п'ятому рівні сама робота, якість її виконання є вищим стимулом діяльності колективу.

Разом з тим в даний час в діловому спілкуванні виникають конфлікти, що вимагають дозволу. Теоретики провели класифікацію конфліктних ситуацій: конфлікти мети, конфлікти пізнання, конфлікти емоцій і розробили методи їх дозволу. Вирішенню конфліктів сприяють методи переговорів, які підрозділяються по відношенню до них на наступні типи: м'який, жорсткий і принциповий. М'який метод припускає поступки; жорсткий - змагання волі, прояв влади; принциповий - об'єднує і те і інше, вирішуючи проблеми по суті і даючи оптимальну можливість досягнення мети для загальної справи.

Причини виникнення конфліктів різноманітні: по-перше, вони можуть бути породжені виробничим процесом. Конфліктні ситуації викликаються чинниками, що перешкоджають досягненню людьми основних цілей - виконанню виробничих завдань в умовах, коли дії одного співробітника негативно впливають на результативність дій іншого, коли не забезпечуються необхідні умови для ефективності діяльності підлеглого, коли бажання вищого заробітку здійснюється в збиток іншому або мета досягається за рахунок іншого.

По-друге, причини конфліктів, обумовлені психологічними особливостями міжособових відносин, взаємними симпатіями і антипатіями людей, які ведуть до сумісності або несумісності в діловому спілкуванні.

По-третє, джерелом розбіжностей є особова своєрідність співробітників колективу. Невміння контролювати свої емоції, відчуття, агресивність, неспокій, дратівливість, невміння спілкуватися, низька самоповага - всі ці риси властиві конфліктній людині.

Плідне вирішення конфлікту залежить від таких фактів, як адекватність сприйняття конфліктної ситуації; відвертість і ефективність спілкування, визначення істоти конфлікту, проблем, що привели до конфлікту; створення атмосфери взаємної довіри і співпраці для сумісного вирішення про вихід з конфліктної ситуації. Для створення оптимальної етично-психологічної атмосфери в колективі пропонуються наступні прийоми вирішення конфліктів і попередження нових зіткнень: зрозуміти ситуацію, визначивши, наскільки велика роль суб'єктивних чинників в ній, досягненню якої мети перешкоджають конфліктуючій стороні. Миролюбна людина перший зробить крок до нормалізації взаємин в колективі. Іноді слід звернутися до незацікавленої, авторитетної особи, думка якої допоможе з'ясувати ділову, а не емоційну сторону конфлікту.

Американські теоретики розробили критерії мотивуючої організації праці:

- будь-які дії повинні бути осмисленими.

- практично кожен має власну точку зору на те, як можна поліпшити свою роботу, її організацію.

- людям подобається відчувати свою значущість.

- кожна людина прагне до успіху. Успіх без визнання приводить на розчарування.

- по тому, яким способом, в якій формі і з якою швидкістю співробітники отримують інформацію, вони оцінюють, яка їх реальна значущість.

- кожному потрібна інформація про якість власної праці.

- для всіх нас контроль з боку неприємний.

- співробітники різко реагують, якщо їх старання і отримані ними кращі результати призводять тільки до того, що їх ще більше навантажують.

- чи дозволяє робота бути самому собі незалежним?

Облік даних критеріїв допоможе запобігти конфліктним ситуаціям в колективі. Неможливі конфлікти в колективі, де при відборі і просуванні його фахівців використовуються два головні чинники: по-перше, висока кваліфікація і здібність до творчості, по-друге, передовий практичний досвід і готовність до співпраці, взаємодії з іншими людьми. Колектив орієнтується на вдосконалення процесу роботи, підвищення якості послуг і товарів для населення, що повинне виступати складовою частиною стратегії закладу, підприємства.

Таким чином, взаємодія людей в колективі, заснована на довірі, пошані до окремої особи, до правдивої інформації, до справи, навколишніх співробітників, створення передумов для розвитку здібностей і талантів - все це складає основу для оптимізації етичної обстановки.

2. Запишіть признаки які властиві емпатійній особі.

Актуальним є вироблення культури ділового спілкування. Культура організації спілкування - це обробіток душі добром. Вона об'єднує всі сторони людини і виявляється у всіх сферах його життя, діяльності, взаємин. Чим вище культура особи, тим сильніше в ній нитки, що пов'язують, тим вона миролюбніша, соціальна. Рівень культури ділового спілкування в сучасних умовах опиняється недостатнім: про це говорить широке розповсюдження аморалізму, бездуховності, хамства, заперечення вищих цінностей в повсякденних людських відносинах. Тому гостро необхідним стає підвищення рівня культури спілкування людей, формування у них позитивного мислення і творчої діяльності.

У основу культурних, на відміну від примітивних, хворих відносин людей покладено уявлення про гідність і велич партнера. Це гідність, що прославляє людину, примушує поважати іншого в спілкуванні з ним. Велич окремої особи веде до затвердження величі всіх учасників ділового спілкування.

Культура спілкування дозволяє отримати сукупність досягнень людини в розвитку виробництва, суспільства і розуму цивілізації. Чим нижче культура, тим байдужіша людина до справи, до інших людей, до навколишнього середовища. Теоретики ділового спілкування учать умінню розуміти партнера і будувати з ним взаємини.

Культура ділового спілкування - це процес взаємозв'язку осіб, при якому відбувається обмін інформацією, що дозволяє передавати і засвоювати соціальний досвід; культура спілкування - це спосіб діяльності людини для досягнення суспільно значущих цілей, що відображають інтереси людей на основі вільного самовираження і дії. Це сукупність цінностей (свободи, справедливості, має рацію і обов'язків, відповідальності і самосвідомості) і способи їх реалізації в системі соціальних, економічних, культурних відносин людей, заснованих на розкритті індивідуальних можливостей і здібностей особи.

Безкультурність в діловому спілкуванні виявляється в тому, що, по-перше, люди відучені самостійно ухвалювати рішення; по-друге, відсутня необхідна культура поведінки і живого обговорення конфліктних ситуацій (звідси потреба вчитися культурі дискусій, полеміки).

Культура ділового спілкування відкриває широкі можливості для розвитку особи. Некультурні, неосвічені, неосвічені люди не підготовлені до методів, норм, технологій діяльності, вчинків і цінностей життя, що демократизується. Демократизація всієї системи суспільних відносин, спілкування реальні на базі культури. Люди заперечливі дисципліну, порядок, законність, нормативне суспільне регулювання поведінки особи, виступають руйнівниками культури. Неможливе ділове спілкування поза розвитком загальної культури поведінки особи, її мислення, знання. Культура спілкування - це і культура угод, взаємодії людей, узгодження їх інтересів і дій.

Розглянемо основні форми організації ділового спілкування, такі як ділова бесіда, переговори, нарада, презентація, виставка.

Ділова бесіда - займає важливе місце в діяльності, в міжособовому спілкуванні. Ця форма ділового спілкування припускає обмін поглядами, точками зору, думками, інформацією, направленою на вирішення проблеми. Успіх бесіди багато в чому залежить від культури її ведення, від того, наскільки добре співбесідники знають один одного, чи правильно вибрали тон обміну повідомленнями. Ділова бесіда часто є єдиною можливістю переконати співбесідника в обгрунтованості нашої позиції.

Особливо ретельно слід продумати перші фрази, з яких почати розмову. Адже в перші секунди контакту закладається основа відношення вашого співбесідника до проблеми. Можна почати з компліментів, жартом розрядити обстановку, зняти напругу, привернути увагу новим фактом, подією, поставити питання.

Слід уникати іносказань, прояву ознак самовпевненості, виключити будь-які прояви неповаги, зневагу до співбесідника, позбавити його від приниження, зневаги до співбесідника, позбавити його від принижень, образ і звинувачень.

Результативність ділової бесіди залежить не тільки від точного розуміння слів, але і в чималому ступені від розуміння емоцій, відчуттів, немовних сигналів. Необхідно стежити і за виразом обличчя, інтонацією, позою, жестами, переміщенням співбесідника.

Постійно пам'ятати про спрямованість бесіди, тримати в думці її основні завдання і не відхиляться від теми. Вживати ясну вашому співбесідникові термінологію, уникаючи формулювань, що ускладнюють аргументацію, типа «я рахую», «я це можу довести». Категоричність, будучи ознакою обмеженості, як і зайва переконливість, можуть викликати опір з боку співбесідника. Переважно викласти доказу яскравими порівняннями, наочними доводами, прикладами.

Покритикувати співбесідника, не будучи згідним з ним, можна так, щоб не образити його - вказати на такі ж помилки інших, і не прямо, а побічно, або поговорити спочатку про власні помилки. Не звинувачувати людей в нечесності, нещирості.

Важливе значення має завершення бесіди. Успішно завершити бесіду - означає досягти наперед намічених цілей. Цей етап бесіди не зводиться до простого повторення найбільш значних її положень. Не менше значення має додання загальному висновку легко засвоювану форму, тобто формулювання декількох логічних тверджень, повних певного сенсу. У нім повинна переважати основна ідея, викладена у вигляді декількох положень, висловлених в стислій формі.

З метою укладення угоди з якого-небудь питання в діловому спілкуванні використовуються переговори, ухвалюються управлінські рішення, координуються спільна діяльність установ, підприємств, організацій. Позитивні результати залежать від культури ведення переговорів, від умілої підготовки до них, від наперед продуманого плану майбутнього обговорення.

Основоположне структурні елементи ведення ділових переговорів:

1. Взаємне уточнення позицій сторін, з'ясування взаємних інтересів.

2. Обговорення і узгодження позицій.

3. Вироблення сумісних рішень.

Вже на першому етапі ведення переговорів з'ясовуються точки зору обох сторін, обмовляються реально можливі угоди.

На другому етапі енергії власну позицію, уникаючи швидких легких поступок. Головне в переговорах - ухвалення рішення, що задовольняє сторони. Виходячи із завдання примирення інтересів сторін, знаходити і пропонувати взаємовигідні варіанти, виключити критичне відношення до висловів іншої сторони, прагнути знайти єдину оптимальну відповідь, не посилатися на те, що та або інша проблема - це не ваша проблема. Успіху можна досягти, якщо відокремлювати пошук варіанту від етапу оцінки, розширювати круг варіантів, шукати взаємну вигоду, пропонувати такі варіанти, які іншій стороні легше було б прийняти, а не заганяти партнера в кут, не створювати йому проблем і незручностей. Запропонувати свої варіанти, попросити дати варіанти партнерові. Обговорити один з варіантів, якщо він виявляється прийнятним.

Після переговорів доцільно письмово підтвердити їх зміст, не забуваючи про подяку за знаки уваги і гостинність. Незалежно від того, були переговори успішними або безрезультативними, їх підсумки повинні бути обговорені в колективі.

Культура ділового спілкування у вирішальному ступені залежить від організації колективної розумової діяльності, яка протікає так, що кожне висунуте положення відразу ж піддається різносторонньому розгляду, проходить через своєрідний фільтр партнерів, що беруть участь в ній.

Нарада - один з шляхів безпосереднього спілкування менеджера з своїми партнерами, що дає йому можливість не тільки піднести необхідну співробітникам оперативну інформацію, але і спонукає їх думати, заражає їх гуманними, загальнолюдськими цінностями і інтересами. Проведення нарад - це не тільки спосіб передачі інформації і знань, не тільки засіб колегіального рішення відповідних проблем, але і своєрідна практична школа керівництва діловим спілкуванням. Мистецтво ведення наради виявляються, перш за все, в здатності керівника стимулювати, направляти, дисциплінувати інтелектуальну активність учасників обговорення.

Особливе місце займає організація наради. До початку наради слід підготувати приміщення, провітрити його. Бажано не проводити нараду в галасливих цехах, задушливих приміщеннях. Проте треба бути готовим і до незручних умов. Найбільш раціональним розміщенням учасників є таке, при якому здійснюється візуальний контакт у присутніх один з одним.

Важливо уміти правильно проводити нараду, дискусії. Призначення наради, цієї традиційної форми ділового спілкування, не тільки в інформуванні його учасників (необхідну інформацію краще довести циркулярним листом або через комп'ютерну систему), але у винесенні на обговорення тих або інших положень, в спонуці до рішення проблем, в створенні творчої атмосфери.

Щоб нарада була плідною, головуючий на нараді повинен володіти механізмом проведення дискусій: стежити за тими, хто виступив, а хто ще не брав слова, хто говорить занадто довго і заводить обговорення в безвихідь, не давати виступаючим йти від теми, забезпечувати дисципліну і регламент. Проведення наради пов'язане з такими труднощами, як активізація учасників. Їх активність багато в чому залежить від майстерності ведучого, його уміння встановлювати контакт з присутніми. Від нього потрібна чітка постановка питання, тактовна участь в спорі протилежних сторін, справедлива оцінка виступів кожного учасника наради.

Керівник повинен навчитися проводити ділові спори. У спорі не слід вдаватися до адміністрування, переходити на особисте, а, навпаки, уважно вислухати і проаналізувати всі доводи опонента. Індивідуальна ділова суперечка складна тим, що може швидко викликати особисту неприязнь, а вона заважає формуванню позитивного іміджу. Це відбувається у разі, коли у сперечальників немає такту і пошани один до одного.

У дискусії на нараді рекомендується звертатися не безпосередньо до свого опонента, а до всіх присутніх. Завдяки цьому автоматично виникає ділова і спокійна атмосфера. Ділова суперечка повинна бути обґрунтована і переконливо аргументована, істинність доводів бездоганна. Природно, що тон ведення наради повинен бути доброзичливим, коректним, але в той же час енергійним і достатньо твердим.

При підбитті підсумків наради слід узагальнити важливі положення, добиваючись, щоб всі учасники правильно зрозуміли обговорювані питання. У завершальному слові формулюються загальні висновки, ухвалюється рішення, лист або звернення. Якщо прозвучали які-небудь конкретні пропозиції або критичні зауваження, менеджер зобов'язаний визначити, хто і що конкретно виконуватиме, в які терміни, і при наступній зустрічі доповісти, що зроблене для виправлення справи.

Учені пропонують систему показників оцінки поведінки ведучого на нараді:

1. Уміння сконцентрувати основну думку в доповіді, виступі.

2. Уміння подати репліку.

3. Уміння зіставляти і приводити до загальної точки зору думки опонентів.

4. Здатність додати нараді завершеність.

Проведення нарад - одна з найбільш складних і відповідальних форм роботи. Цей вид діяльності є своєрідним мистецтвом, що вимагає особливих здібностей, навиків і знань, зокрема, уміння зосередитися в складній обстановці, швидкій реакції, чіткості формулювання своїх думок, розуміння психологічного стану присутніх, що піднімає імідж керівника.

Дата добавления: 2015-05-26