Сортування списку

Редагування запису

Видалення запису

Додавання нового запису

Натиснути кнопку Добавить. Будуть виведені порожні поля для заповнення.

Мишею клацнути в першому полі, ввести дані. Натиснути Таb, ввести дані в наступне поле і т.д. Якщо якесь поле не має значення, його можна не заповнювати.

Перейти на запис, який потрібно видалити. Його порядковий номер вказується. Натиснути кнопку Удалить. Записи автоматично перенумеруються з урахуванням видаленого запису.

Перейти на потрібний запис. Помістити курсор в потрібне поле та зробити відповідні зміни. При переході на інше поле зміни зберігаються. Кнопка Вернуть та клавіша Esc призначені для відміни внесених виправлень.

3. Пошук потрібних записів у формі даних

Для пошуку певних записів використовуються критерії пошуку.

Натиснути кнопку Критерии. У результаті на екрані з’являється форма даних без інформації. В поле, по якому буде проводитися пошук, ввести значення, яке буде умовою (критерієм) пошуку. Натиснути Далее. Після цього на екрані буде зображено форму з першим записом, що відповідає цій умові. Щоб продивитись всі записи, що підпали під цю умову, натиснути кнопку Далее або Назад.

Перед початком пошуку по умові рекомендується зробити поточним перший запис списку.

Якщо потрібно знайти запис, значення якого невідоме, то при задані критеріїв пошуку можна використовувати символи підстановки:

- * - довільна кількість невідомих символів;

-? – один невідомий символ.

Прізвище: К*

Щоб звузити область пошуку, вказати у різних полях декілька критеріїв.

Щоб закрити вікно форми, натиснути кнопку Закрыть.

Щоб встановити сортування списку, потрібно виділити будь-яку ячейки списку і вибрати команду:

Данные → Сортировка.

В полі Сортировать по вибрати поле для сортування, вказати напрямок сортування (повозрастанию, по убыванию). Натиснути ОК.

Якщо поле списку містить і текст, і цифри, тоді числові значення будуть представлені перед текстом.

Можливо встановити сортування списку подвійної та потрійної вкладеності.

Для цього в полях Затем по та В последнюю очередь по вибрати поля для сортування, напрямок сортування, натиснути ОК.

Щоб відмінити сортування, потрібно вибрати команду:

Правка → Отемнить сортировка.

5. Застосування фільтрів

Фільтри в EXCEL спрощують процес пошуку інформації. При фільтрації списку записи, що не відповідають заданому критерію (умові), будуть зкритими.

У кожній ячейці списку із заголовком поля з’являється кнопка списку ▼. Якщо її натиснути, відкриється список критеріїв фільтрації. Список критеріїв складається з узагальнених даних кожного поля.

Пункт Все цього списку призначений для розгортання списку у початковий (повний) стан.

Елемент Первые 10 – створюється новий список з 10-ти самих більших або самих менших чисел списку. У відкритому вікні вказати кількість елементів, які повинен містити новий список. Вказати, які дані використовувати: максимальні чи мінімальні.

Елемент Условие дає можливість задати комплексні критерії, об’єднуючи їх з допомогою операторів умові И або ИЛИ. Таким чином, тут вказуються межі області, яка буде використана у якості критерія списку (больше 100 и менше 250).

Щоб встановити фільтр, вибрати команду:

Данные → Фильтр → Автофильтр.

Повторний вибір цього пункту меню призведе до відміни фільтрації списку.

6. Додавання підсумків.

В EXCEL можливо автоматично підбити підсумки по записам списку. Для цього потрібно відсортувати те поле списку, по якому будуть підбиватися підсумки. Потім вибрати команду:

Данные → Итоги

У вікні, що відкриється, в полі При каждои изменении в вибрати ім’я поля, що було відсортоване.

В полі Операция вказати Сумма.

В полі Добавить итоги по відмітити ті поля, які містять числові дані.

У результаті список буде поповнено рядками, які містять підсумкові дані для кожної групи сортованого поля. В кінці видається загальний підсумок по списку.

При обчисленні підсумків список підлягає структуруванню – зліва видається структура списку з +. Щоб на екрані відобразити тількі підсумкові дані, натиснути усі кнопки з + на другому рівні. Щоб відобразити тільки загальний підсумок – кнопку + на першому рівні.

У полі Операция можливо використовувати і інші функції:

- Сумма – складає усі значення та видає підсумки;

- Количество значений – визначає кількість елементів ряду;

- Среднее – обчислює середнє арифметичне для ряду значень;

- Максимум – визначає найбільше значення в ряду значень;

- Минимум – визначає найменше значення в ряду значень;

- Произведение – обчислює добуток усіх значень ряду;

- Количество чисел – визначає кількість ячейок, які містять числові значення в виділеній області.

Щоб зняти підсумки, вибрати команду:

Данные → Итоги та натиснути кнопку Убрать все.

7. Зведені таблиці.

Зведеними називаються допоміжні таблиці, які містять частину даних, які відібрані таким чином, Щоб залежності між ними відображувались як найкращим чином.

Зведені таблиці створюються на основі списків, які обов’язково повинні містити заголовки полів.

Створення зведеної таблиці здійснюється за допомогою команди:

Данные → Сводная таблица.

Мастер сводных таблиц містить три шаги:

1. Шаг 1.

На цьому етапі потрібно встановити дві опції:

- В списке или базе данных М. EXCEL

- Сводная таблица.

Натиснути кнопку Далее.

1. Шаг 2.

Тут визначається діапазон ячейок, дані з яких будуть включатися у зведену таблицю.

Якщо перед запуском Майстра рамка стояла на ячейці списку, то в полі Диапазон автоматично висвітиться адреса всього списка.

Якщо ж адреси в цьому полі немає, то її потрібно вказати:

- в кінці поля Диапазон натиснути кнопку з червоною стрілкою.

- виділити увесь список;

- знову натиснути кнопку з червоною стрілкою.

Натиснути кнопку Далее.

1. Шаг 3.

Тут визначається місцезнаходження зведеної таблиці:

- на новом листе – добавиться новий лист, а на ньому зведена таблиця;

- на существующем листе – натиснути кнопку з червоною стрілкою у відповідному полі, виділити ячейки, з якої буде починатися зведена таблиця і знову натиснути кнопку з червоною стрілкою.

Потрібно також створити форму зведеної таблиці, для цього натиснути кнопку Макет. Задається структура зведеної таблиці.

Бажано, Щоб поле, яке містить циферні дані, було б розміщене в області Данные.

Перетягнути кнопки із заголовками полів у потрібні області зведеної таблиці і натиснути ОК.

Для зміни параметрів зведеної таблиці існує кнопка Параметры.

Для остаточного завершення створення зведеної таблиці натиснути кнопку Готово.

РОЗДІЛ 5. Система управління базами даних MS Access

Дата добавления: 2015-05-26