Краткий курс лекций

III.

II.

I.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РЕШЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

III.

Хранение документированной информации осуще­ствляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использу­ющих.

Для хранения документов используются: папки-сшиватели, систематизированные контрольные карточки, хранящиеся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизи­рованных шкафах.

В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи, хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а инфор­мация, не требующая частого использования, - во внешней памяти.

В качестве устройств внешней памяти используются магнитные ленты и диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием.

Магнит­ные носители могут использоваться многократно, их использование наиболее рационально для архивной памяти.

Магнитные ленты при долговременном хранении укладывают на стеллажи. Число таких лент практически не ограничено. По мере надобности их устанавливают на лентопротяжные механизмы со считывающим и записывающим устройством. ЭВМ может одновре­менно работать с несколькими такими устройствами. Магнитные диски собирают в так называемый сменный пакет, который устанавливается на вал и вращается электродвигателем.

1. Сущность делопроизводства.

2. Правила оформления документированных решений.

3. Организация документооборота.

Главная задача делопроизводства - обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы аппарата управления.

Делопроизводство включает комплекс работ:

- по созданию;

- по оформлению;

- по продви­жению документов при текущем использовании;

- по подготовке их к хранению в архивах.

От рациональной организации делопроизводства зависит производительность труда руководителей и служащих.

Нормативным документом, на основе которого организуется делопроизводство, является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Эта система упорядочивает работу с документами. В ней устанавливаются общие правила оформления документов и порядок работы с ними. На основе ЕГСД разрабатываются для каждой системы и организации инструкции по делопроизводству. Кроме ЕГСД, имеется ряд стандартов на управленческую документацию.

При оформлении документов должны соблюдаться требования унификации и стандартизации. Это позволяет при централизованном изготовлении документов сократить затраты труда на их оформление и снизить стоимость машинописных работ.

Вместе с тем стандартизация формы документа облегчает визуальный и механизированный поиск необходимой информации, расширяет возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке докумен­тации.

Адресатами документов могут быть:

- предприятия;

- организации (учреждения);

- руководители структурных подраз­делений;

- частные лица.

При оформлении бланков организационно-распорядительных документов соблюдается ряд требований:

1. Приадресовании в организацию или ее структурное подразделение их наименование дается в именительном падеже;

2. При адресовании руководителю организации используется дательный падеж, при этом в составе должности указывается наиме­нование организации.

3. Если документ адресован руководителю структурного подразделения или конкретному должностному лицу, то сначала указывается наименование организации в именительном падеже, а затем, в дательном падеже, - фамилия и инициалы адресата и занимаемая должность. Ниже печатается адрес организации с указанием почтового индекса.

4. При адресовании документа частному лицу сначала указывается адрес, а затем - почетное звание, ученая степень и ученое звание

На всех документах, кроме писем, ставится название (акт, протокол, приказ и т.п.). Заголовки писем начинаются с предлогов «о» или «об» и должны отвечать на вопрос, о чем письмо. Как правило, заголовок печатается строчными буквами через один интервал.

В организационно-распорядительных документах текст должен состоять из констатирующей и излагающей частей.

Унификация языка текста обеспечивает единообразие состав­ления документов, упрощает и ускоряет их оформление и оборот, позволяет осуществить машинную обработку.

Применяются следующие приемы унификации текстов:

- трафарет,

- таблица,

- анкета,

- текст-аналог,

- типовой текст.

1. Трафарет представляет собой бланк текста с пробелами, предна­значенными для заполнения их переменной информацией, определяемой конкретной ситуацией. Трафареты создаются для групп однородных документов с постоянными частями текста или реквизитов, при этом постоянная часть всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

2. В таблице в роли подлежащего выступают (по горизонтали) показатели документов, а в роли сказуемого (в графах) - их числовые или текстовые соответствия. В виде таблиц, как правило, составляются плановые, учетные и статистические документы.

3. В анкете постоянная информация дается в виде перечня вопросов, на которые должны быть ответы из определенного набора. В виде анкет унифицируется текст в сводках, отчетах, различных заказах, личных карточках работников.

4. Текст-аналог используется в документах идентичного содержания и языкового оформления. Чаще всего он применяется в письмах организаций, адресованных структурным подразделениям.

5. Типовой текст является стереотипом для построения текстов новых документов. Он представляет собой устойчивые обороты из отдельных фраз и абзацев. Из типовых текстов обычно составляются каталоги.

Документооборотом называется процесс движения документов в организации с момента их получения или создания до исполнения или отправки.

Рациональность организации документооборота характеризуется:

1. минимальным количеством инстанций при прохождении;

2. быстротой обработки информации документа на любом этапе прохождения;

3. минимальными затратами времени на доставку и передачу документа.

Организация документооборота зависит от его объема, структуры аппарата управления организации.

Упорядочение документооборота осуществляется посредством разработки схем движения и обработки документов. Для этого вся документация разделяется на документо-потоки, после чего выясняются возможности прямоточности их движе­ния путем построения наглядных схем этого движения. При разнесении документов по потокам учитываются истоки их поступления (от выше­стоящих, сторонних и ведомственных организаций), направленность (предложения, заявления, отчеты и т.п.) и степеньконцентрации обработки (централизованная, децентрализованная и смешанная).

При централизованной обработке предусматривается сосредо­точение делопроизводства у секретаря руководителя или в специальном отделе (канцелярии). При этой схеме возможны специализация работ­ников на группах операций и применение средств механизации.

При обработке входящих и исходящих документов выполняются такие операции, как:

- прием;

- направление на исполнение;

- исполнение;

- контроль исполнения;

- отправление.

В процессе управления приходится иметь дело со средствами и предметами труда.

К средствам труда относятся:

- материальные носители информации;

- средства ее преобразования и чертежно-конструкторская техника;

- конторская мебель.

1. Носители информации делятся на две группы: первая включает носители, обрабатываемые вручную, а вторая используется при машинной обработке.

При ручной обработке носителями информации являются чистые листы бумаги, формы документов, карточки с краевой перфорацией, картотечные карточки. Для машинной обработки предназначены перфокарты, перфоленты и магнитные носители (ленты, карты, диски, барабаны).

2. Средства преобразования, обработки и хранения информации подразделяются на:

- механические (средства составления текстовых документов; копирования и оперативного размножения документов; обработки документов; хране­ния и поиска документов; проводной и беспроводной связи.);

- машинные (различные автоматы и вычислительные машины).

Широкие возможности для получения и передачи информации, а также ее обработки предоставляют персональные компьютеры.

Дата добавления: 2015-05-26