Авансована похвала

Давши кому-небудь із ваших підлеглих відповідальне завдання і не будучи впевненим у його своєчасному чи якісному виконанні, можна похвалити цього підлеглого, сказавши йому навіть, що нікому іншому ви не можете доручити настільки відповідальне завдання. Через якийсь час ви переконаєтесь, що ваша похвала в аванс потрапила в ціль: підлеглий буде старанний.

«Поставте себе на моє місце»

Ні, мабуть, більш простого прийому, ніж цей. Намагаючись надоумити підлеглого, не треба приводити як докази ваші загальні розуміння або такі абстрактні судження, що залишають без уваги вас і вашого співрозмовника. Самий простий, по-людськи доступний спосіб проникливого доказу своєї правоти - це примусити підлеглого, який висловив у чомусь незгоду з вами, стати на ваше місце як офіційної особи або просто порядної, чесної людини. Тоді той, хто сперечався, швидко зрозуміє, що вирішити на його користь питання або неможливо у зв'язку з обмеженими правовими компетенціями начальника, або у зв'язку з об'єктивно сформованою ситуацією, або аморально (не буде ж людина признаватися в тому, що, знаходячись на місці начальника, він зробив би всупереч своїй совісті або всупереч загальновизнаним моральним нормам!).

Особисте спілкування з підлеглими

При особистому спілкуванні з підлеглими є широкий спектр прийомів заохочення і покарання, дозволи різного роду конфліктних ситуацій, мистецтва критики і т.д. Стали майже класичними такі елементарні прийоми покарання, як перша догана підлеглому наодинці, конструктивно-ділова форма покарання (покарання, адресоване не особистості і не особистим якостям підлеглого, а його діловим якостям), позитивно - що щадить або стимулює характер стягнення, який визнає в підлеглому позитивної якості і можливість якнайшвидшого виправлення припущеної помилки. М.І.Калінін охарактеризував прийом конфіденційного попередження в такий спосіб «Якщо людина винна і ви по батьківські покартали її, прочитали нотацію, а потім сказали: «Ну добре, про це я нікому не скажу, але май на увазі, якщо провинишся ще, то я вже приховати не можу», - от це теж задушевність» (Калінін М.И. Бесіди з народом. М., 1960, с.338).

Варто зауважити, що в практику неформальних контактів начальника з підлеглими повинна дотримуватись міри. Неформальні стосунки не повинні бути безмежними.

Питання 4. Індивідуальна бесіда командира з підлеглим і прийом відвідувачів

Відповідь.

Значна частина часу командира іде на прийом відвідувачів і бесіди з підлеглими.

Керівники, їх заступники, інші посадові особи зобов'язані здійснювати особистий прийом відвідувачів. За організацію прийому відповідає командир.

Прийом відвідувачів поділяється на три види: прийом підлеглих із службових питань; прийом представників інших організацій, у тому числі делегацій; прийом підлеглих і сторонніх громадян з особистих питань.

За ознакою ініціативи, прийоми поділяють на два види: прийом за ініціативою (викликом) керівника; за ініціативою (проханням) підлеглих.

Перший вид прийому провадиться в таких випадках: для ознайомлення з новим співпрацівником або при переведенні працівника; з метою одержання або обміну інформацією; для оголошення наказу або видачі службового доручення; для оголошення зауважень та інших адміністративних стягнень.

Прийоми за ініціативою підлеглих можуть відбуватись у службових справах і з особистих питань.

Упорядкування прийомів зводиться до наступного: установлюється коло питань, з яких здійснюють прийом конкретні посадові особи;

виділяються категорії співпрацівників, яких приймають конкретні особи;

диференціюється час прийому з різних питань - невідкладних справ, перспективних, поточних.

Потрібно правильно вибрати місце прийому. Прийом підлеглого може проводитись:

у кабінеті командир;

на робочому місці, де він може краще викласти питання, передати інформацію.

Призначаючи прийом підлеглих, командир повинен установити мету бесіди, скласти подумки план, продумати заздалегідь формулювання пропозицій або рішень.

Окремо призначається час прийому з особистих питань: звичайно два рази на тиждень, причому один раз - у неробочий час. Розробляється графік прийому відвідувачів, що вивішується на дверях кабінету командира й у приміщеннях структурних підрозділів організації.

Якщо у командира є секретар (ад'ютант), то значна частина роботи з організації прийому покладається на нього. Він веде попередній запис на прийом, регулює рух відвідувачів, дає поради з приводу того, до кого доцільніше звернутися з питання, яке цікавить відвідувача питанню, оформляє відповіді на скарги, виконує інші організаційні заходи. Він же веде облік відвідувачів, які з'явились на прийом з особистих питань, а також облік рішень, прийнятих в усних заявах.

Облік ведеться в спеціальному журналі або на картках, в яких є такі дані: дата, прізвище, ім'я і по батькові заявника; адреса його проживання; місце роботи і посада, короткий зміст заяви, прізвище того, хто веде прийом; зміст вказівки за заявою; результати розгляду заяви. Секретар, здійснює контроль за виконанням рішень, прийнятих із звертаннями. Він зберігає в себе незакінчені і належні до розгляду справи, готує їх до моменту повторного прийому.

Корисність індивідуальної бесіди залежить від того, наскільки правильно командир буде себе поводити при розмові з підлеглими чи відвідувачем. Потрібно подбати і про зручності для відвідувачів і підлеглих як у кабінеті, так і в приймальні. Для цього необхідно передбачити не тільки стілець, але і місце на столі, де б відвідувач міг розкласти свої документи чи зробити записи. На столі необхідно мати папір для нотаток, олівець, ручку.

Для розмови з особистих питань краще розміститися напроти відвідувача за приставним столом, постаратися створити обстановку невимушеності.

Час призначеної бесіди або прийому повинен суворо додержуватись. При неможливості прийняти відвідувача або підлеглого в призначений час командиру необхідно заздалегідь проінформувати його про це.

Уже самий початок бесіди повинен підкреслювати увагу командира до відвідувача, увагу командира до його думки. Доброзичливе вітання, пропозиція відвідувача сісти - це елементарна форма посадового етикету, важливий засіб вираження своєї уваги до людини.

Погано, коли командир зустрічає відвідувачів кивком голови, веде розмову з ним сидячи, у той час як відвідувач стоїть. Цілком неприпустимо, коли командир якийсь час як би не помічає що увійшли і стоять біля дверей, демонструючи свою зайнятість і перевагу. Після такої зустрічі бесіда ніколи не буде відвертою.

Бесіда з підлеглими із позицій переваги малоефективна. Така позиція приводить до того, що під час бесіди говорить, в основному, командир, тоді як його головне завдання слухати. У ході бесіди необхідно стежити за виразом свого обличчя, жестами підкреслювати свою увагу, зацікавленість. Не можна при цьому виявляти квапливість, нетерпіння, дивитись на годинник. Бесідуючи з відвідувачем, треба подбати, щоб бесіду не переривали, звертаючись до Вас, «свої» співпрацівники і ваші розмови по телефону.

Якщо підлеглий прийшов самий або був викликаний на бесіду до командира з конкретних службових питань, то в цьому випадку рекомендується після вітання і запрошення сісти відразу приступити до бесіди по суті питання, що підлягає вирішенню, притримуючись схеми: що заважає роботі, які причини, як їх усунути.

Якщо причина відвідування підлеглим чи відвідувачем невідома, то доцільно почати бесіду із загальних питань, одночасно намагаючись з'ясувати те, що хвилює співрозмовника. Зручним для початку такої бесіди є жарт, питання про те, як іде освоєння посади, як улаштувався співрозмовник на новому місці, як ідуть зараз справи з навантаженням і т.п. Небажано починати таку бесіду з прямих запитань типу: «Чим зобов'язаний?», «Що вас турбує?» і т.п. Такі питання відразу ставлять співрозмовника в положення прохача і підкреслюють, що командир у бесіді не бажає виходити за рамки офіційності.

Неприпустимо звертатися до підлеглого, особливо до жінок, із питаннями, що носять принципово особистий, інтимний характер, задавати питання, які Ви рахували б безтактними стосовно себе. Такі питання підкреслюють владу командира, його уявне право на втручання в особисте життя підлеглого.

Цілком неприпустимо починати бесіду з прямих або непрямих докорів підлеглому.

Турбуючись про те, щоб співрозмовник «розговорився» командир зобов'язаний стежити за собою і, насамперед, не говорити занадто багато, а більше слухати, подаючи тільки короткі репліки.

У ході бесіди рекомендується не допускати оцінних зауважень, що торкаються самолюбства співрозмовника. Якщо оцінку усе ж необхідно дати, то це повинно бути зроблено наприкінці розмови. Під час бесіди уникати крайності - подразнення, захоплення, жалю і т.п.

Командир повинен пам'ятати, що його управлінська діяльність виявиться неефективною, якщо підлеглі будуть приховувати від нього свою думку, говорячи відверто тільки між собою. Немає нічого гірш, коли під час бесіди підлеглий або відмовчується, або лицемірить в угоду думці начальства. Якщо бесіда перетворюється в такого роду «обмін думками», то це ознака явного недоліку в стилі роботи командира. Вихід із нього може бути тільки один - повернути відвертість підлеглого.

Командир у ході бесіди не повинен допускати неточних відповідей, які підлеглий може витлумачити в залежності від свого бажання: або як позитивні, або як негативні. При необхідності дати негативну відповідь командир повинний зробити це в явній формі, пояснивши хоча б частково свої мотиви. Невміння говорити «ні» може привести до того, що командир буде втягнутий у небажану для нього справу не за його згодою брати участь у ньому, а через його небажання дати негативну відповідь. Пізніше відмовлятися буде складніше, оскільки прийдеться конкретизувати свою ж недостатньо визначену відповідь.

Командир повинен дуже відповідально ставитись до своїх обіцянок. Ніколи не можна обіцяти того, що командир не в силах зробити самостійно, або того, що знаходиться за рамками його компетенції. Надія на те, що обіцянка як-небудь виконається сама собою або забудеться, шкідлива. Вона підриває авторитет командира.

Інший командир зовні ввічливий, привітний з відвідувачами, начебто піклується про них. І двері його кабінету для усіх відкриті. Він може скільки завгодно наобіцяти, однак відразу про все забуде. Треба пам'ятати, що підлеглий, який нагадує командиру про його ж невиконану обіцянку, може показатись антипатичним командиру. Джерелом антипатії у цьому випадку є не дії підлеглого, а бездіяльність і безвідповідальність командира, який дав раніше обіцянку, а тепер не бажає признаватися в цьому навіть самому собі.

Бесіда повинна завершуватись, як правило, коротким узагальненням або рішенням.

Особливості прийому з особистих питань

Під час такого прийому командир не повинен підкреслювати свою посадову перевагу, зобов'язаний бути максимально уважним і терплячим стосовно відвідувача. Не треба перебивати підлеглого, виявляти своє нетерпіння, мімікою або жестом показувати невдоволення розмовою з ним. Не слід обіцяти того, що нереально або сумнівно. Краще відверто сказати, що ви не можете або не упевнені, чи можна це вирішити позитивно. Логічно вести з підлеглим бесіду, висловлюючи свою точку зору.

Час прийому з особистих питань повинно бути оголошено і суворо дотримуватись. Навіть при відсутності відвідувачів командир повинен у цей час бути на місці, працюючи за особистим планом.

Іноді прийом з особистих питань ведеться колегіально з участю заступників, командирів відділів і служб. Це виправдовується тим, що можна відразу розв'язати питання з притягненням компетентних осіб. Слід, однак, нагадати, що при цьому руйнується атмосфера конфіденційності. Підлеглий часто звертається до командира не стільки з проханням, скільки за порадою. Адже він бачить у ньому і старшого, досвідченого товариша. У умовах колегіального прийому це зробити неможливо.

Доцільно вести прийом індивідуально, однак під час прийому всі заступники, командири відділів і служб повинні бути на місцях, щоб командир міг викликати їх до себе або порадитися з ними по телефону, по переговорному пристрою. Така оперативна реакція на прохання звичайно залишає приємне враження.

Розглянуті особливості бесіди, особистого спілкування з підлеглими створюють найбільш сприятливі умови як для підготовки управлінських рішень, так і для індивідуальної роботи з підлеглими.

Питання 5. Культура розпорядчої діяльності командира

Відповідь.

Управління ― це та функція командира, яку ні в якому разі не можна поєднувати з прагненням зробити все особисто. Його завдання полягає в тому, щоб організувати, скоординувати та проконтролювати роботу підлеглих.

Звичайно, завжди існує ризик перекручування задуманого, тому що ідея народжується в його голові, а передати виконання необхідно підлеглому. Отже, важливо значні зусилля спрямувати на роз’яснення своєї ідеї та на контроль за її виконанням. Ці зусилля окупаються тим, що підлеглі, використовуючи свої знання й досвід, багаторазово множать, збагачують вихідну ідею. Помилки неминучі, навіть якщо командир сам буде реалізовувати ідею. Тому за підлеглим завжди залишається право на помилку. При цьому важливо визначити причину помилки.

Постановка завдань підлеглим.
Форми розпорядницької діяльності

Постановка завдання підлеглому пов’язана з різноманітними аспектами управлінської діяльності. У цьому виявляються багато які якості стилю управління, мистецтво командира, який розуміє та вміє вирішувати саму складну проблему „командир ― підлеглий”.

Завдання мають бути об’єктивними й цікавими. Це породжує творчість і покращує якість виконання завдання. Практика управління свідчить, що 70-80 % усіх невдач відбуваються через недостатньо психологічно обґрунтоване й нечітко сформульоване завдання.

Отже, декілька рекомендацій командиру з розпорядницької діяльності (постановки завдань):

у процесі постановки завдань прагніть до чіткого формулювання, яке виключає подвійне тлумачення, визначайте одного відповідального та суворі строки виконання завдання;

віддавайте розпорядження спокійним доброзичливим, твердим і впевненим тоном. За будь-яких обставин не забувайте про культуру поведінки, шануйте гідність підлеглого;

ураховуйте інформацію про індивідуальні особливості підлеглих. Будь-яке розпорядження повинно бути об’єктивно необхідним. Якщо немає впевненості, що доручення буде виконано, не варто віддавати розпорядження;

доручайте виконання завдання тому підлеглому, здатності якого гарантують успішне завершення початого; Якщо у Вас немає такого підлеглого, то не робіть усе самі, а ліпше підготуйте для цього кого-небудь іншого. Для успіху виконання завдання в цілому це все рівно буде ліпше, ніж якщо ви кинете свій „командирський пункт” та особисто „вплутаєтеся в рукопашну”;

знаходьте час для навчання підлеглих. Командири вважають, що легше зробити роботу самим, ніж навчати тому, як потрібно її зробити. Це справедливо, якщо йдеться про разове завдання. Однак якщо воно повторюється часто, то командиру розумніше знайти час на підготовку підлеглого;

пам’ятаєте, що навіть поганий командир знає, що треба робити, але гарний тільки той командир, який здатний показати, як це треба зробити, а головне ― не забуває про необхідність такого інструктажу;

перед тим, як дати серйозне завдання, обов’язково порадьтеся з підлеглим ― передбачуваним виконавцем. Після видачі доручення необхідно забезпечити умови, необхідні для його виконання;

не давайте одночасно декілька завдань (навіть якщо є така необхідність) і не допускайте виконання підлеглими несанкціонованих завдань;

завдання мають розвивати в підлеглих самостійність та ініціативу. Використовуйте бажання відрізнитися, виявити свої здатності, підкресліть особливу роль підлеглого, важливість його зусиль, значимість завдання, практичну користь для колективу й особисто для підлеглого ― виконавця.

У процесі віддачі розпоряджень командиру необхідно:

підкреслювати ділові гідності підлеглого;

висловлювати впевненість у його можливостях;

віддавати перевагу в порівнянні з іншими підлеглими;

підкреслювати ініціативу й старанність підлеглого;

вселяти впевненість, що підлеглий може зробити більше, ніж сам думає;

відзначати його попередні успіхи;

сприяти посиленню значимості виконання завдання в розвитку фахових якостей підлеглого;

заохочувати прагнення до кар’єри.

Залежно від міри сумлінності, працьовитості та компетентності підлеглого можуть бути різноманітні форми розпорядницької діяльності командира.

Такими формами передачі розпорядження в порядку наростання офіційної жорсткості є:

перша ― прохання ― звернення будується за формою: „Прошу вас”;

друга ― порада ― „Я б вам порадив поступити таким чином”;

третя ― розпорядження ― „Вам доручається виконати”;

четверта ― усний наказ ― „Вам наказано виконати”;

п’ята ― письмовий наказ ― „Вам категорично наказано виконати наступне завдання, у випадку невиконання стосовно Вас буде вжито таких-то заходів”.

6.2. Зміст об’єктивної військової організаційної культури

Питання 6. Поняття і зміст об’єктивної військової організаційної культури

Військова організаційна культура має два аспекти: суб’єктивний та об’єктивний. Суб’єктивний аспект ― це основа управлінської культури командира. Об’єктивний аспект ― це основа самоменеджменту.

У попередніх частинах підручника сутність військового управління розкривалася в основному як вплив командирів на інших, як їхній вплив на підлеглих і на навколишнє середовище для досягнення поставленої мети. Однак менеджмент ― це ще й управління самим собою.

Ефективність роботи командира, успіхи в його кар’єрі багато в чому залежать від організації його особистої роботи. Організовуючи інших, насамперед потрібно бути самому організованим. Вимога до лікаря: „Зцілися сам!” у переносному значенні належить і до командира. У літературі цю сферу діяльності командира називають самоменеджментом, тобто самоорганізацією.

Організовуючи себе, командиру доводиться вирішувати кілька груп питань:

1) де працювати (необхідні організація й оснащення робочого місця);

2) в яких умовах працювати (створення сприятливих умов роботи);

3) які роботи, в якій послідовності та як виконувати (організація своєї праці);

4) як зберегти здоров’я та працездатність (здоровий спосіб життя й самоконтроль здоров’я).

Стосовно діяльності командира у військових колективах науковою вважається така організація їхньої праці, яка ґрунтується на використанні досягнень науки й передового досвіду, застосуванні технічних засобів і дозволяє найліпше встановлювати й постійно вдосконалювати взаємодію військовослужбовців між собою та з використовуваними технічними засобами в процесі виконання функцій управління та забезпечення виконання бойового завдання військовою організацією. Вона передбачає створення умов для ефективної праці всіх військовослужбовців зі збереженням їхнього здоров’я й працездатності.

Безпосередньою метою організації особистої праці командирів є економія їхнього робочого часу та максимальне використання їхніх власних можливостей. Шляхами досягнення цієї мети є: раціональна організація, оснащення робочого місця, створення сприятливих умов праці, свідоме управління плином свого життя, упорядкування й подолання зовнішніх завад як на роботі, так і поза нею. Час вважається безкоштовним благом, яке кожен має в рівній кількості. Для командира ж це ― найдорожчий ресурс. „Час ― це гроші”, ― полюбляють повторювати американці, а на даний час цей вираз часто можна почути й у нашій країні. Багато талановитих людей нічого не домоглися в житті тільки через невміння раціонально й заощадливо розпоряджатися своїм часом.

Питання 7. Необхідність застосування командиром самоуправління

Відповідь.

Необхідність роботи з удосконалювання військового самоменеджменту визначається кількома факторами. Насамперед тим, що багатьом військовим командирам на практиці не вдається раціонально організувати особисту працю. Основними видами хиб, що зустрічаються в роботі командирів військовій організації, є: постійний поспіх, накопичення робіт, метушливість, перевтома, виконання „чужої” роботи (діяльність за принципом „я все сам”), безплановість роботи, слабка мотивація праці.

Багато командирів не можуть відрізнити головне від другорядного. Їх захоплює „текучка”. Вони зосереджуються на усуненні дрібних відхилень, перетворюються на диспетчерів. А нерозв’язаність перспективних питань і кардинальних проблем призводить до нагромадження ще більшої кількості поточних питань.

Інші командири всю увагу приділяють перспективним і важливим проблемам. Вони подовгу їх проробляють і багаторазово обговорюють. Але їм бракує часу на ознайомлення з положенням справ на місцях, бесіди з підлеглими. Перспективні завдання вирішуються без повної інформації, а прийняті рішення не підкріпляються творчою ініціативою виконавців.

Є командири, що створюють ілюзію, начебто вони скрізь устигають. Протягом дня вони виконують кілька десятків різних заходів і робіт. Але рішення в таких випадках приймаються сумбурно й імпульсивно, без необхідного аналізу й оцінки варіантів. Через це знижується якість рішень та ефективність управління.

Окремі командири через нестачу часу (найчастіше через невдалу організацію своєї праці) збільшують тривалість робочого дня до 10-14 годин. У них не залишається часу на самоосвіту, культурні розваги, відпочинок, заняття спортом і т. ін. Вони відстають від свого часу. А можливий і фізичний зрив.

У науковій і популярній літературі з проблем управління виділені такі яскраві образи командирів, які часто зустрічаються в житті, і вони відрізняються в стилі організації своєї діяльності:

командир-імітатор, командир-фігаро, командир -„свій хлопець”, командир -„інтелектуал”, командир -„бульдозер”. Негативні приклади управлінської діяльності також потрібно знати військовим командирам, щоб не допускати подібних помилок в організації своєї праці.

Іншим фактором, що підвищує значимість військового самоменеджменту, є такий, що визначає загальну організацію роботи підлеглих командирів, фахівців і всього підпорядкованого підрозділу. Постійна зайнятість командира, його особиста неорганізованість, допущені ним панібратство, штурмівщина тощо дуже впливають на відповідний стиль роботи всіх підлеглих. Виникає ланцюгова реакція, що виходить від командира (керівника) і повертається до нього ж у вигляді широкого потоку неупорядкованих справ. Тому самоменеджмент ― це не особиста справа командира, а необхідний елемент загального управління всією діяльністю військової організації.

Значення проблеми військового самоменеджменту визначається також розмірами даної галузі людської діяльності. Командири ― це численна армія керівників різних рівнів у Збройних Силах України. Тому розглянуті питання мають загальнодержавний і національний масштаб.

Систему організації особистої праці кожен командир установлює самостійно, виходячи з конкретних умов. На вибір організаційних форм, методів і засобів самоменеджменту впливає галузь діяльності, характер роботи, що виконується, чисельність підпорядкованого персоналу, індивідуальні особливості підлеглих і навіть характер і темперамент самого командира. Тут немає готових рецептів, придатних для всіх випадків життя. Але є й загальні рекомендації, вироблені практикою видатних військових керівників, узагальнені й закріплені теорією військового управління. Найважливішими питаннями, що належать до проблеми військового самоменеджменту, є: організація робочого місця командира, оптимізація виробничого середовища на робочому місці, аналіз витрат робочого часу, планування своєї роботи, організація інформаційного обслуговування роботи командира, підвищення ним своєї кваліфікації, підтримка здорового способу життя та працездатності.

Питання 8. Застосування командиром ефективних методів планування

Дата добавления: 2015-05-26