Письмо-заявка (запрос)

Многие частные фонды используют короткое письмо-заявку в качестве документа, уже вполне достаточного для принятия решения по поводу того, финансировать предложенный проект или нет. Бывает, что ознакомившись с письмом-заявкой, фонд попросит вас прислать более подробную заявку. Все зависит от того, вызвал ли ваш проект интерес в фонде.

На первый взгляд может показаться, что составление письма-заявки намного проще полной заявки. Наш собственный опыт говорит об обратном. Короткое письмо потребует у вас значительно больше труда, точности, концентрации, более тщательного отношения к составлению каждого нового предложения, в которое вам нужно будет вложить столько информации, сколько вы в более распространенном варианте передали бы в нескольких фразах. В конечном итоге на составление короткого письма-заявки вы потратите примерно столько же времени, что и на полную заявку.

Мы считаем, что каждое письмо-заявка должно содержать семь компонентов. Ниже мы подробнее остановимся на каждом компоненте отдельно.

1. Краткое содержание. Первый абзац в одном или двух предложениях должен содержать очень короткое описание всего проекта и обращать на себя внимание. В эту часть вы должны включить следующие данные:

- основные сведения о вашей организации;

- особенности вашей организации, которые составляют ее уникальность;

- величину затрат на осуществление проекта и тип проекта;

- главную цель проекта.

2. Выбор фонда. В этом абзаце вы объясняете, почему вы выбрали данный фонд для обеспечения финансирования своего проекта. Вам нужно будет подчеркнуть то, что интересы фонда совпадают с вашими в следующих категориях:

- приоритетные области фонда;

- географические области, которые обслуживает фонд;

- социальные группы;

- типы НКО, которым фонд предоставляет финансирование.

3. Проблема. Этот раздел, который может занимать от одного до трех абзацев, посвящен краткому изложению проблемы, для решения которой вы обращаетесь за финансовой помощью. На данном этапе важно попытаться рассмотреть проблему с точки зрения фонда, на момент забыв о собственной. Другими словами, постарайтесь наглядно показать фонду, что финансирование вашего проекта обеспечит достижение его собственных целей. Для убедительности вы можете использовать:

- статистические данные, собранные в публикациях государственных институций, отчетах той или иной программы ООН;

- цитаты из выступлений государственных чиновников;

- отчеты и прочие результаты изучения "вашей" проблемы.

Статистикой нужно пользоваться осторожно: чрезмерная концентрация сложных данных может затруднить понимание предлагаемого материала. Ниже следуют примеры фраз, которые вам могут понадобиться при составлении этого раздела

4. Решение. Эта секция занимает до трех абзацев, в которых вы должны показать, как вы намерены подойти к решению проблемы. Составляя эту секцию, вы должны сделать следующее:

- обобщить ваши цели и задачи

- убедительно дать понять фандеру, что вы сможете успешно реализовать проект;

- предоставить детальный календарный план ваших действий, направленных на решение проблемы.

Календарный план должен быть изображен на отдельной странице, никакой текст не должен отвлекать от него внимания.:

5. Квалификация. Ваша основная задача в этой секции – убедить грантодателя в том, что вы способны успешно осуществить проект. Для этого необходимо:

- показать, что вы обладаете уникальной компетентностью в той области, к которой относится ваш проект;

- подчеркнуть тот факт, что ваши коллеги и соратники обладают необходимыми знаниями и опытом;

- упомянуть поддержку и/или обязательства со стороны других организаций, в том числе и фондов.

6. Бюджет. В этой части необходимо сделать особый акцент на том, какое влияние проект окажет на состояние той социальной группы, на которую проект рассчитан. Вам нужно будет:

-указать сумму, которую вы просите выделить вашей организации для осуществления проекта (она должна совпадать с той, что будет указана в графе "Итого" в бюджете);

-сформулировать свою просьбу с использованием относящихся к делу единиц измерения (например, число вовлеченных студентов, обслуженных пациентов, обученных администраторов и т. д.):

-распределить расходы на несколько лет вперед, если эти расходы слишком велики.

Вы можете приложить к этой секции простой бюджет из пяти-шести строк. Мы включили в этот раздел образец такого бюджета, который отличается от полного бюджета (в полной заявке) отсутствием деталей. Помните, что письмо-заявку используют чаще всего для того, чтобы проверить, заинтересован ли фонд в финансировании идеи. Если проект покажется заслуживающим внимания, фонд запросит у вас детальную информацию

Бюджет курсов по обучению студентов основам трезвости
	Требуемая сумма	Доля организации	Всего
1. Расходы на персонал	$1.160	$300	$1.460
2. Проживание, питание, транспортные расходы	3.840		3.920
3. Материалы	1.260		1.306
4. Рекламная кампания
5. Связь
6. Оплата помещений
ИТОГО РАСХОДЫ ПО ПРОЕКТУ	$8.040	$726	$8766

7. Заключение. В финальной части предложите продолжить контакт с фондом. Вам понадобится узнать о впечатлении, которое осталось у грантодателя после вашей заявки. Круг задач на данном этапе:

- определить работника фонда, с которым вы будете общаться в дальнейшем, ответить на вопросы, которые возникнут у фонда по поводу вашего проекта;

- определить, как и когда вы обратитесь в фонд, чтобы узнать о его реакции на заявку;

- позаботиться о том, чтобы заявку в фонд подписал руководитель вашей организации.

С помощью письма-заявки вы должны установить первый контакт с фондом. Инициатива должна исходить от вас. Помните об этом! Многие фонды просто завалены проектами на самые разные темы, и работники не в состоянии подробно изучать каждую новую заявку. Чтобы избежать невнимательного отношения со стороны фонда, обратитесь туда лично. Одним телефонным звонком вы не сможете привлечь к себе внимание. Вам потребуется пообщаться с грантодателем от трех до пяти раз, прежде чем вы окончательно удостоверитесь в том, что выбор фонда сделан верно. Не теряйте времени на паузы между этапами: пока вы ждете ответа, подтверждения, реакции, займитесь укреплением доверия к вашей организации.

Раздел V Полная заявка

Стержневой документ - полная заявка - обычно бывает нужна фонду для принятия окончательного решения по поводу финансирования. Полная заявка включает в себя 11 компонентов: сопроводительное письмо; титульный лист; содержание (оглавление); резюме (краткое содержание); введение-ознакомление; описание проблемы; цели и задачи; методология и календарный план; подведение итогов и оценка; бюджет и объяснение бюджета; будущее финансирование; приложения.

В этом разделе мы обсудим каждый компонент, предложим вам некоторые трафареты, а также практические упражнения, которые помогут вам легче понять отдельные моменты составления заявки. Первые четыре компонента заявки выполняются в последнюю очередь. Поэтому мы приступим сразу к секции "Введение-ознакомление".

Дата добавления: 2015-05-29