Курс саясаты. 4 страница

Жазу арқылы қабылдау бойынша құжаттардың мынадай түрлері болуы мүмкін: табиғи тілмен құрастырылған (қарапайым жазу арқылы), стенографиялық, шифрланған (криптографиялық). Қарапайым жазу толық және қысқартылған түрде болуы мүмкін.

Құжаттар нысанына қарай белгіленген нысандағы құжаттар (формуляры мен деректемелері белгіленген) және еркін нысандағы құжаттар болып екіге бөлінеді.

Материалдық тасымалдауыштың түріне қарай құжаттар қағаз негізінде және ақпараттың арнайы тасымалдауышында (пленкада, металда, әйнекте, дискеталарда және т.б.) құрастырылған құжаттар болып бөлінеді. Құжаттың ұзақ мерзімділігі және құндылығы материалдық тасымалдауышқа байланысты болады.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттар тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылға дейін және 10 жылдан жоғары) құжаттар болып бөлінеді. Сақталу мерзімдері құжаттардың құндылығына, олардың ғылыми, практикалық және тарихи мағынасына байланысты болады.

Орындалу мерзіміне қарай құжаттар жедел (белгіленген мерзімде орындауды талап ететін) және жедел емес (орындалу мерзімі белгіленбеген) болып бөлінеді.

Міндеттілігіне қарай құжаттар директивалық және ақпараттық болып бөліненді. Құжат ақпарат тасымалдауышы бола отырып, ақпараттық элементтердің кешенінен құралады. Бұл элементтердің мақсатты тағайындалуы бір мәнді емес. Элементтердің бірі құбылысты сипаттайтын ақпараттан тұрады, оны растау үшін құжат құрастырылады. Кейбір ақпараттық элементтер құжаттың міндетті атрибуттары бола отырып, құжаттың өзі туралы мәліметтерден тұрады. Оъектісі құжат болып табылатын дәстүрлі іс қағаздарын жүргізу көбінесе тек құжатты сипаттайтын, кеңістікте және уақытта оның координаттары болып табылатын ақпараттық элементтерге сүйенеді.

Деректеме – құжаттың ақпараттық элементі, ол құжаттың өзін, оның лайықты тағайындалуын немесе кеңістікте және уақытта алатын орнын сипаттайды. «Жоғары тұрған ұйымның атауы», «мекеменің, ұйымның немесе кәсіпорынның атауы», «құрылымдық бөлімшенің атауы», «адресат», «бұрыштама», «бекіту грифі», «байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф мекенжайы, телетаип нөмірі, телефон, факс нөмірі», «банктегі шот нөмірі» деректемелері құжаттың кеңістіктегі георафиялық және иерархиялық жағдайын көрсетеді, құжаттардың өткен жолын, өтетін жолын көрсетеді, құжаттарға сипаттама әр түрлі деректемелер арқылы беріледі. Әр түрлі көлемде олар бірін-бірі толықтырады және құжаттың егжей-тегжейіне дейін көрсетеді. Мәселен, «жоғары тұрған ұйымның атауы» деректемесі құжаттың қызметтің қандай саласында құрылғанын атайды, ал «индекс» деректемесі – аппарат басқармасы ол бойынша тиісті шешім қабылдағаннан кейін тігілетін іс.

Деректемелердің осы тобына графикалық ресімделген деректемелерді жатқызуға болады, олар Республиканың мемлекеттік елтаңбасы, ұйымның немесе кәсіпорынның эмблемасы, ол құжатқа көрнекілік беріп, өзі шыққан ұйымды немесе мекемені сипаттайды. Құжаттың уақыты оның күнімен белгіленеді.

Басқа да кейбір жеке деректемелер – грифтар, қол қоюлар, бұрыштамалар, әсіресе, оның ішінде құжатқа қажетті заңды күш беретіндерінде құжаттың күні көрсетіледі.

«Құжаттың түрі», «мәтіннің тақырыбы», «бұрыштама», «мәтін», «кодтар» деректемелері және кейбіреулері құжаттың мақсатты тағайындалуын көрсетеді, оның мазмұнын ашады.

«Көшірмелерді растау туралы белгі» және «қол қою» деректемелері құжаттың түп нұсқасын куәландырады. Деректемелер құжат және кейбір басқа да мәліметтер туралы хабарлауы мүмкін. Мысалы, қосымшаның бар екені туралы белгі осы дербес алынған құжатта барлық ақпарат толығымен қамтылмағанын, оған қоса тіркеліп отырған басқа құжаттармен бірге зерделенуі тиіс екенін немесе осы құжаттың дербес ақпараттық мағынасы жоқ екенін және басқа құжаттардың жіберілгені туралы хабарлайтынын (мысалы, ілеспе хат) куәландырады.

«Мәтін» деректемесі нақты құжат туралы сөз болғанын куәландырады, ол ақпаратты беру және сақтау құралы болып табылады. Кейбір деректемелердің орналастыру тәртібі олардың құжатта бір орында болуын қарастырады. Бұл деректемелер бір құжатта кездесетін деректемелер. Деректемелердің әрбір жұбы – «адресат» және «бекіту грифі», «байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф мекенжайы, телефон, телетайп, факс нөмірі, банктегі шот нөмірі» және «құжат түрі», «кіріс құжатының индексі мен күніне сілтеме» және «құрастырылған немесе шығарылған орны» деректемелері нақты құжаттарды ресімдеген кезде бір ғана деректемені қолданған жөн.

Барлық деректемелер тұрақты және ауыспалы деп бөлінеді.

Тұрақты деректеме – құжаттың біріздендірілген нысанын немесе құжат бланкісін жасау кезінде түсірілген деректеме. Ауыспалы деректеме – нақты құжатты құрастыру кезінде түсірілетін деректеме. Сонымен қатар, бланктың құрамына толығымен немесе жиі тұрақты ақпарат түрінде енгізілуі тиіс деректемелер тізбесі белгіленеді. Мысалы, «ұйымның атауы» деректемесі бланкте толығымен, ал «құжаттың индексі мен күніне сілтеме» деректемесі тек ішінара басылады.

Құжаттарды ресімдеу кезінде деректемелердің заңды мағыналарына ерекше назар аударылады. Деректемелердің осы тобын тағайындау - заңды мәндегі нысанда бекіту, құжаттарды адресаттарға және құжаттармен жұмыс істейтін басқарманың барлық қатысушыларына жеткізу, басқару әрекетін жасау туралы өкім, заңды мағынасы бар фактіні бекіту, құжаттың шығуын куәландыру. Деректемелердің осы тобына мыналар жатқызылады: - мөртаңбаның бедері (дәстүрлі үшбұрышты мөртаңбаның мазмұнын туындататын бланк), ол құжаттың басқарудың белгілі бір органына қатыстығы туралы куәландырады. Мөртаңбада құжат жатқызылатын жүйеге басқару органының нақты атауы шығуы қажет. Бұл қабылданатын шешімдерге шағымдану кезінде, жоғары тұрған органдардың құзыретіне кіретін мәселелер бойынша хат алмасуды жөнге салу кезінде маңызды болуы мүмкін; құжаттың түп нұсқалылығын, оның мөртаңбаның бедерінде аталған органға қатыстылығын қосымша куәландыратын мөрдің бедері. Кәсіпорын, мекеме, ұйым, жұмысшылар, қызметшілер, басқа да азаматтар үшін ерекше заңды мағынасы бар фактілер туралы ақпарат қамтылған құжаттарға, сондай-ақ ақша және материалдық қаражатты жұмсау туралы құжаттарға және басқа да қаржы операциялары үшін мөр бедері басылуы қажет. Мөр бедері көшірменің анықтылығын куәландыру үшін қолданылады, құжаттардың шығуы қарапайым және нотариалды түрде расталады; құжаттың индексі заңды мәндегі деректеме болып табылады, ол мекемедегі алдын ала өңдеу сатысының іс қағаздарын жүргізуін ұйымдастырудың барлық нормаларымен көзделген құжаттың шығуын көрсетеді. Ол сонымен қатар, құжаттың заңды, ресми сипатын қосымша растау үшін қызмет етеді; деректеме – құжат құрастырылған күн, құжатта көрсетілген басқару органының әрекетіне байланысты пайда болатын, өзгеретін немесе тоқтатылатын қатынастың құқықтық бағасы үшін қажетті. Егер құжат өткен немесе келешектегі күнмен белгіленген болса (яғни, күннің ауытқуы байқалса), онда ақпараттың құқықтық мағынасы негізінде болған нақты қатынастар заңсыз деп бағалануы мүмкін. Күнінің толық немесе ішінара көрсетілмеуі, осы деректеменің сапасыз орындалуы құжат күнінің жасанды болуына, яғни күнін, айын, жылын түзетуге әкеледі;

- уәкілетті лауазымды тұлғалардың қойылған қолы (қолдары) құжаттың міндетті деректемесі болып табылады, оның бар болуы немесе жоқ болуымен құжаттың заңды күшінің бар болуы немесе жоқ болуымен байланыстырады. Құжаттардың барлық түрлеріне тек осыған уәкілеттілігі бар лауазымды тұлға ғана нұсқаулықтарға, бұйрықтарға және міндеттерін бөлу туралы басқа да актілерге сәйкес қол қоюы қажет.

Құжаттардың белгілі бір түрлерін ресімдеуге қатысты арнайы ережелер құжаттардың осы түріне ғана тән басқа да деректемелердің болуын қарастыруы мүмкін. Бұл үшін іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру туралы нұсқаулықтар мен өзге де нормативтік актілерде құжаттардың арнайы түрлері үшін қосымша міндетті деректемелерді белгілейтіні туралы ескеретулер жасалады, мысалы, құжаттардың куәландыратын көшірмелеріндегі куәландыратын қол қоюлар және т.б. Деректемелердің құжаттағы орналасу сызбасын формуляр - үлгі белгілейді, ол осы құжаттардың құрамын да регламенттейді. Формуляр-үлгі – функциональдық тағайындаумен біріктірілген құжаттардың көбіне арналған құжат нысанының құрылу моделі. Формуляр-үлгі нақты құжаттардың бастапқы көпшілігінің құрамына кіретін барлық деректемелерді қамтуы қажет (осы құжаттарды біріздендіргеннен кейін және олардың орналасуына арналған қажетті кеңістікті белгілегеннен кейін). Формуляр-үлгіде деректемелерді орналастырудың қабылданған реттілігі құжаттардың бастапқы көпшілігінде өте жиі қолданылатын реттілікті көрсетуі керек.

Формуляр-үлгі деректемелерді орналастыру жоспарынан тұратын сызба түрінде немесе олардың реттілігін және деректемелерінің өзара орналасуын қоса есептегенде алатын кеңістігін көрсете отырып суреттеу түрінде ұсынылуы мүмкін.

Формуляр-үлгі мыналарды: қағаз форматын; қызмет жиегін; құрылымдық торды; деректемелердің орналасуын белгілейді. Бірыңғай модельдің принципін қолданудың мәні тасымалдауыштың белгілі бір аумақ орнында қайталанатын деректемелерді қатаң белгілеуді орналастыру болып табылады, яғни құжаттардың жеке нысандарын құрастыру кезінде әрбір элемент ақпараттық тасымалдауышта белгіленетін жерде орналасады.

Деректемелерді формуляр-үлгіде орналастыру кезінде құжат мәтініне арналған орынның барынша үлкею қажеттілігі ескеріледі.

Құжаттардың нақты түрлерінің формулярларын құрастыру формуляр-үлгінің талаптарынан шығады, сондай-ақ формуляр-үлгіде тізбектелген деректердің қатары болмайды. Құжаттардың белгілі бір түрлеріне арналған формуляр типтік деп аталады. Формуляр-үлгі құрылымдық тордың негізінде құрылады. Құрылымдық тор кесіп өту арқылы жасалады. Құрылымдық тордың көршілес сызықтарының арасындағы ара-қашықтық баспа құралдарының техникалық сипатымен анықталады. Құрылымдық тор сызықтарының реттік нөмірлері болады. Құрылымдық тордың ұяшығы құжаттардың жобаланған біріздендірілген нысандарының (ҚБН) құрылымдық элементі болып табылады, ұяшық тігінен және көлденең сызылған көршілес сызықтармен шектеледі. Құрылымдық тордың ұяшығы бос орынды (пробел) қоса алғанда, құжат деректемесінің бір белгісін орналастыруға арналған жиек (поле) болып табылады. Сондай-ақ екі және одан артық ұяшықтары бар базистік тікбұрыш та осындай элемент болуы мүмкін. Құжатты ресімдеу кезінде формуляр-үлгіде деректемелердің орналасуы құжатты толтырудың реттілігіне сәйкес болуы керек. Құжаттармен жұмыс істеу кезінде бір операцияда қолданылатын деретемелер қасына орналасады. Сондай-ақ, құжатқа бір ғана тәсілмен (типографиялық, қолмен істелетін) енгізілген деректемелер, мүмкіндігінше, жиекпен шектелген сызықтар тігінен және көлденең сызықтардың қасына формулярмен белгіленген формат қағазда орналасады. Ол, сонымен қатар, қатаң реттілікте орналасқан деректемелердің белгілі бір санымен сипатталады. Әрбір деректеме үшін формуляр-үлгіде оның баспа белгілерде (құжаттың күні, индексі, түрі және т.б.) көрсетілген мағынасына барынша сәйкес болатын орын белгіленеді.

Құжаттарды құрастырудың және олардағы ақпараттардың түп нұсқалық мақсатын түсіндіру үшін, осы әлеуметтік құрылымдағы, осы экономикалық, әлеуметтік байланыс жүйесіндегі рөлін дұрыс түсіну үшін құжаттардың функцияларын білудің мәні зор және ол құжаттарды нақтырақ жіктеуге, оларды ұйымдастыруға, мазмұнына, нысанына, оларды өңдеу технологиясына қойылатын белгілі бір талаптарды қалыптастыруға мүмкіндік береді.

Құжаттың функциясы дегеніміз - оған тән мақсатты тағайындау.

Бір ғана қатаң түрде шектелген функциясы бар құжаттың жоқ екенін атап өткен жөн. Құжат полифункциональды, яғни, бір құжатта әр түрлі функциялардың шатысуы байқалады, сондықтан оларды жіктеуге және талдауға ыңғайлы болу үшін тек шартты түрде ғана ажыратуға болады.

Құжаттардың мынадай функциялары бар:

1. «Құжат» деген ұғым ақпаратты заттандырумен ажырамас байланыста болғандықтан, ақпараттық функция негізгі және едәуір қорытындыланған функция болып табылады. Ол барлық құжаттарға тән, өйткені ақпаратты міндетті түрде белгілеу олардың әрқайсысының пайда болуларына себеп болып табылады. Ақпараттық функция күрделі құрылымды болады. Оның құрамына ақпарат беруді басу (белгілеу), сақтау жатады.

2. Маңызды ақпараты, яғни, қоғамда болып жатқан процестер туралы ақпараты бар құжат әлеуметтік болып табылады.

Құжаттың әлеуметтік функциясы тек әлеуметтік ақпаратты басудан, сақтаудан және беруден тұрады. Кез-келген құжат әлеуметтік маңызды, яғни, оның белгілі бір әлеуметтік функциясын атқарушы болып табылады, себебі ол сол және өзге де қоғамдық қажеттіліктен туады. Ақпарат дайын күйінде де, оны тек талдау нәтижесінде алуға болатын нысан түрінде де болуы мүмкін. Құжат тек белгілі бір әлеуметтік қатынастардың жемісі ғана болып қоймай, сондай-ақ өзі осы қатынастарға әсер етуі, оларды белгілі бір дәрежеде қалыптастыруы мүмкін. Сондықтан құжаттың әлеуметтік функциясы осы қоғамдағы, мемлекет өміріндегі құжаттың орнымен, рөлімен белгіленеді. Бұл құжат жалған болған жағдайдың өзінде, ондағы ақпарат әлеуметтік болып қала береді. Ондай жағдайда осы қоғамның, мекеменің, адамдар тобының немесе жеке адамның мінезіне жаңаша әсер ететіндей, жалғандық қандай қоғамдық қажеттіліктен туындағанын айқындайды. Сонымен қатар, құжаттың мағынасы жоғары болған сайын, объективті болады, онда қоғамның жұмыс істеу заңдылығы мен оның құрылымы бейнеленген, себебі ол қоғамдық машина әрекетінің тетігін жасауға көмектеседі.

Әлеуметтік ақпарат – бұл қоғам туралы ғана емес, сонымен қатар, нақты жеке тұлға, оның әлеуметтік байланыстары туралы да ақпарат. Құжаттың әлеуметтік функциясы құжатта қоғамдағы осы адамның қызметін, орнын және рөлін бейнелейді.

3. Құжаттың коммуникативтік функциясы ақпараттық функциямен тығыз байланысты болады. Бұл функцияның өзіндік ерекшелігі бар - ол ақпаратты уақытта және кеңістікте беру. Мазмұнына қарай коммуникативтік функция дегеніміз – қоғамдағы қоғамдық құрылымның жекеленген элементтері арасында ақпараттық байланысты ұйымдастыру және қолдау болып табылады.

Коммуникативтік функцияны екі кіші функцияға бөлуге болады, оларға құжаттардың екі категориясы сәйкес келеді:

- белгілі бір бағыттағы құжаттар: жоғарыдан төмен қарай (яғни, заң шығарушыдан орындаушыға, басшыдан қарамағындағыларға – зандар, жарлықтар, қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулықтар) және төменнен жоғарыға қарай (баянжазбалар, арыздар, шағымдар);

- екі жақты қозғалыс құжаттары, өзара бір-бірімен байланысты құжаттар (іскерлік және жеке хат алмасу, шарт құжаттары және т.б.).

4. Басқару функциясында құжаттар басқару қызметінің құралы ретінде қолданылады. Бұл функцияларды басқару мақсаты үшін және оны іске асыру процесінде құрылған құжаттар атқарады. Басқару функциясында, сондай-ақ екі кіші функцияға бөлуге болады:

- тұрақтандыру, қалыпты жұмыс істеу және мемлекеттік жүйені жалпы және әрбір мемлекеттік мекемені жеке дара жетілдіру;

- осы қоғамның әрбір мүшесінің нақты әлеуметтік рөлінде қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету.

Басқару құжаттары басқару циклінің сатысын, буынын бейнелейді және өздері басқару саласына ықпал етеді. Басқару функциясында құжат бәрінен бұрын нормативтік рөлде, қоғамның, мемлекеттің, мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның қызметінің әр түрлі жақтарын реттеуші ретінде көрсетіледі.

5. Құқықтық функция – бұл құқықтық нормаларды және құқықтық қатынастарды тіркеу, бекіту функциялары. Құжаттар функцияны орындай отырып, құқықтық нормаларды және құқықтық қатынастарды белгілейді, бекітеді, өзгертеді немесе олардың қызметін тоқтатады. Бұл, ең алдымен, мемлекеттік билік және мемлекеттік басқару органдарының құқықтық актілері (жарлықтар, заңдар, қаулылар және т.б.), мекемелердің, кәсіпорындардың, ұйымдардың шығарған және белгілі бір құқықтық салдардың басқару актілері (бұйрықтар, нұсқаулықтың өкімі және т.б.). Мұнда шарттық қатынасты тіркейтін барлық шарт құжаттарын жатқызуға болады. Бұл санатқа заңды мәні бар куәландыру құжаттары (метрикалық куәліктер; паспорттар, білім беру туралы дипломдар және т.б.) жатады және ақтаушы қаржы құжаттары (қабылдау және тапсыру актілер, жөнелтпе құжаттар және т.б.). Жалпы, кез-келген құжат дәлелдеме бола алады, ол сонысымен құқықтық функциямен уақытша болады.

. Есеп функциясы ақпаратқа сапалық емес, сандық сипаттама береді. Есеп функциясы – бұл шаруашылық, демографиялық және өзге де әлеуметтік процестерге байланысты ақпараттың оларға талдау, бақылау жасау мақсатында сандық көрсеткіште тіркеу және топтастыру. Есеп функциясын атқаратын құжаттарда, алдымен, шаруашылықтағы, мемлекеттің сол қызметінде және оның атқарушылық-өкімдік органдарында әр түрлі көріністер бейнелеген және жүйеленген. Сондықтан есеп функциялары берілген құжаттар ерекше нысандағы ақпараттың кең спектрін белгілейді. Есептің негізгі түрлері статистикалық және қаржылық-экономикалық құжаттарда көрінеді.

7. Құжаттың маңызды функцияларының бірі – мәдени функция. Осы функция бекіту және мәдени дәстүрді беру құралы ретінде қызмет етеді. Осы мағынада, құжат мәдени үлгі ретінде белгіленуі мүмкін, ол ақпаратты жазбаша, баспа, фото, аудиовизуальды тәсілдер арқылы белгілейді. Мәдени функция құжаттардың ірі жинағын орындайды (мысалы, ғылыми-техникалық құжаттама, өнер туындылары). Оларда қоғамның ғылыми және техникалық даму деңгейі, ғылыми және көркем шығармашылықтың ерекшелігі әлеуметтік революцияның белгілі бір кезеңінде бейнеленеді. Құжаттардың мәдени функциясы алынған білімді, дәстүрлерді, эстетикалық нормаларды, құндылық жүйелерді, мінез-құлықты және қызметті, дағдыларды, ритуалдарды, қоғамда өңделген және сақталған дәстүрлерді белгілеу мен бекітуден тұрады. Осы функцияда құжаттарды осы білімдерді, нормаларды, дағдыларды және т.б. қолдану жөніндегі нұсқаулық ретінде қарастыруға болады, ал құжаттаудың өзі – мәдениетті бекіту, шоғырландыру және беру процесі ретінде қолданылады.

8. Тарихи көздер ретіндегі құжат функциясы тарихи ғылыммен зерделенеді. Құжатты тұрақты сақтауға бергенде ғана емес, құжат пайда болған сәттен бастап ол тарихи көздерге айналады.

Құжатта өзара тығыз байланысқан бірнеше функциялар шатысып жатады. Мысалы, басқару актісінде, әдетте, басқару функциясы басым болады, бірақ сол уақытта ол басқа да функцияларды (ақпараттық, коммуникативтік, әлеуметтік, тарихи көздер) атқарады.

Сол және өзге де функциялардың мағынасы уақыт өте келе өзгереді, өйткені қоғамдық қатынастарда, осы әлеуметтік құрылымда, басқару процесінде және т.б. құжаттың өзінің рөлі өзгереді.

Қолдану уақыты шектелген функциялар (коммуникативтік, басқару, құқықтық, есептік) мен тұрақты қолданыстағы функциялар (ақпараттық, әлеуметтік, тарихи көздер) бар.

Құжаттардың функциялары, олардың мақсатты тағайындалуы нақты қоғамдық қажеттілікті іске асыруда қажетті болып белгіленеді және әсіресе жалғыз ғана құжатта емес, құжаттар жинағында, құжаттардың ірі көлемінде көрінеді.

Кең теориялық мағынада біріздендіру – әдетте, қандайда бір кешенді немесе жүйені құрайтын объектілердегі элементтердің санын оңтайлы қысқарту дегенді білдіреді.

Басқару құжаттамасын біріздендірудің және стандартизациялаудың негізгі мақсаты – экономикалық әсер беретін құжаттардың жүйесін құру. Біріздендірілген құжаттарды қолдану шығармашылық элементтердің басқару жұмысында өсуіне, оның мәдениетінің артуына қатар мүмкіндік жасауы керек.

Дата добавления: 2015-05-29