Заметки и документы

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных элементов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 13.4), ресурсе (см. рис. 12.2) или назначении (см. рис. 12.16). Эти вкладки для разных элементов проекта выглядят одинаково, и мы рассмотрим работу с ними на примере добавления заметки к задаче.

В центре вкладки (рис. 13.6, файл 12.mрр) расположен редактор заметок, в котором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая открывает диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три форматируют расположение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед выделенными абзацами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое окно для вставки объекта (файла) в заметку.

Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке Indicators (Индикаторы). При наведении мыши на значок отображается текст заметки, как, например, на рис. 13.7 (файл 12.mрр). Но если бы мы добавили в поле заметки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не отображалась бы.

Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»

Рис. 13.7. При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст

Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes (Заметки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться расширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе заметок.

Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться командой меню Insert > Object (Вставка > Объект). Диалоговое окно вставки объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку. Это диалоговое окно (рис. 13.8, файл 12.mрр) позволяет вставить объект из существующего файла или создать новый. Для выбора режима нужно отметить соответствующий переключатель: либо Create New (Создать новый), либо Create from File (Создать из файла). По умолчанию выбран первый переключатель. Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее приложение, в котором можно создать нужный файл.

Рис. 13.8. Диалоговое окно вставки объекта в режиме создания нового объекта

Если же вы выберете второй переключатель, то диалоговое окно преобразится: в нем появится поле для ввода адреса файла на диске (рис. 13.9, файл 12.mрр). Нажав кнопку Browse (Просмотр), можно выбрать файл с диска. Если установить флажок Link (Связь с файлом), то содержимое файла, отображенное на диаграмме после вставки, будет обновляться, если вы отредактируете файл. Если этот флажок будет сброшен, то в проект будут вставлены текущие данные из выбранного файла.

Рис. 13.9. Диалоговое окно вставки объекта на основе существующего файла

Если вы не хотите, чтобы на диаграмме или в поле заметки отображались данные из выбранного файла, а вам нужна лишь ссылка на него в виде значка, нужно установить флажок Display as Icon (В виде значка).

На рис. 13.10 изображен проектный файл (12.mрр) после того, как мы добавили в него сопровождающие документы. Так, в заметку задачи Передача рекламных анонсов в предыдущий номер был вставлен шаблон для передачи этих анонсов, а па диаграмму был вставлен документ в формате Microsoft Visio.

Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче, но как определить, к чему относится документ, добавленный на диаграмму? Для этого предназначено диалоговое окно форматирования этого объекта (рис. 13.11, файл 12.mpp), вызываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его контекстном меню.

Рис. 13.10. Вставка сопровождающих документов в план проекта

Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. Расположение объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position (Размер и положение). Расположение можно определить относительно временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to task (Связать с задачей).

Если вы установили связь объекта с временной шкалой, то с помощью параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и объектом, а с помощью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен быть расположен документ. Если же установлена связь с задачей, то параметры Vertical (По вертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние между отрезком задачи и объектом. А параметр Attachment point (Точка привязки) позволяет определить, с какой стороны от отрезка будет расположен объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле ID (Ид.).

Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер объекта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рис. 13.12, файл 12.mрр) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом ограничиваться и закрашиваться отведенное под объект место.

Рис. 13.12. Настройка линий и заливки объекта

В разделе Line (Линия) определяется, будет ли ограничиваться отведенное объекту место, и если да, то с помощью какой линии. Для отображения линии нужно выбрать переключатель Custom (С указанными параметрами) и затем определить цвет и тип линии. Аналогично осуществляется работа в разделе Fill (Заливка). Для отмены отображения линии или заливки нужно выбрать в соответствующем разделе переключатель None (Нет).

Например, на рис. 13.12 мы настроили наш объект таким образом, чтобы он обрамлялся толстой рамкой черного цвета и область внутри нее заштриховывалась по диагонали линиями голубого цвета.

Гиперссылки

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на локальном компьютере и в план поместить ссылку на него.

Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно выделить задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой меню Insert > Hyperlink (Вставка > Гиперссылка) или командой Hyperlink (Гиперссылка) в контекстном меню. После этого откроется диалоговое окно, в котором можно определить параметры будущей ссылки.

Рис. 13.13. Создание гиперссылки

В левой колонке диалогового окна нужно выбрать, какой тип ссылки вы хотите создать: ссылку на файл или страницу в Интернете (Existing File or Web Page), на задачу, ресурс или представление в текущем плане проекта (Place in This Document), на новый документ (Create New Document), или же вы хотите создать адрес электронной почты (E-mail Address). После выбора значка в левой колонке обновляется содержимое центрального раздела диалогового окна.

При создании ссылки на файл или страницу Интернета в центре диалогового окна можно выбрать файл из текущей папки, щелкнув на значке Current Folder (Текущая папка), или из списка недавно открытых файлов, щелкнув на значке Recent Files (Последние файлы). Если же выбрать значок Browsed Pages (Просмотренные страницы), то отобразится список просмотренных в Интернете страниц. Если выбрать адрес файла или страницы из списка, то автоматически заполнится поле Address (Адрес) с адресом ссылки. Его можно заполнить и вручную, как на рис. 13.13 (файл hyperlink.mpp). В поле Text to display (Текст) указывается текст, который будет отображаться как ссылка, и при щелчке на нем будет осуществляться переход по указанному адресу. Нажав кнопку ScreenTip (Подсказка), можно ввести текст, который будет «всплывать» при наведении мыши на ссылку. Интересна возможность создания ссылки на место в текущем документе. При щелчке на значке Place in This Document (Место в документе) в центральной области диалогового окна отображается список представлений. В этом списке нужно выбрать то представление, на которое создается ссылка. При этом в поле над списком можно указать идентификатор задачи или ресурса, выделямый курсором при открытии представления. Например, на рис. 13.14 в это поле введено число 10.

Рис. 13.14. Создание ссылки на представление в открытом плане проекта

После того как ссылка создана, рядом с задачей, ресурсом или назначением в поле Indicators (Индикаторы) отображается значок, символизирующий наличие гиперссылки. При наведении на него мыши отображается всплывающая подсказка с адресом ссылки и названием объекта перехода. Для перехода по ссылке достаточно щелкнуть на этом значке (рис. 13.15, файл hyperlink.mpp).

Рис. 13.15. После добавления ссылки в поле индикаторов появляется значок

После добавления гиперссылки у задачи, ресурса или назначения изменяются возможности команды контекстного меню Hyperlink (Гиперссылка). Теперь с ее помощью можно изменить или удалить ссылку, перейти по ней, открыть ее в новом окне и добавить в избранное.

Для работы со ссылками предназначена таблица Hyperlink (Гиперссылка), содержащая три специальных столбца: Hyperlink (Гиперссылка), Address (Адрес) и SubAddress (Субадрес). В первом отображается текст гиперссылки, во втором ее адрес, а в третьем — дополнение к адресу, если оно используется. Например, при создании ссылки на текущий документ с номером задачи таким дополнением будет название представления и номер задачи (а адресом — текущий документ).

Дата добавления: 2015-05-29