Обновление плана проекта

Получение запроса и отправка ответов

Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, получает письмо, к которому прикреплен файл с проектными данными, причем если ресурс назначен на несколько задач, то данные о них будут помещены в единый файл. При открытии этого файла запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, отображающая окно с присланными данными.

В этом окне отображается тема и текст сообщения и таблица с информацией о задачах, на которые ресурс назначен. В таблице задач присутствуют те же столбцы, что и в диалоговом окне, из которого осуществлялась отсылка задач (см. рис. 20.2), но первым идет новый столбец Accept? (Принять?). В качестве его значения можно указать Yes (Да) или No (Нет), причем для изменения значения нужно дважды щелкнуть на поле в этом столбце.

После двойного щелчка на значении в поле столбца Accept? (Принять?) или нажатия кнопки Reply (Ответить) в поле текста сообщения добавляется отделенная чертой от исходного текста пустая строка, куда можно ввести текст. Например, на рис. 20.3 там написано: Да, устраивают. Кроме того, становится доступно поле темы письма и тему можно редактировать. После внесения необходимых изменений нужно нажать кнопку Send (Отправить), и сообщение отправится назад руководителю проекта.

При использовании программы Microsoft Outlook в качестве почтового клиента после принятия задачи письмо будет автоматически удалено, а в список текущих задач, который ведется в Outlook, будет добавлена новая задача. Ее свойства (название, дата начала) будут совпадать со свойствами принятой задачи.

После того как ресурс ответил на запрос, руководитель проекта получает сообщение с вложением, при открытии которого запускается программа обработки писем. Чтобы сохранить полученный ответ в файле проекта, нужно нажать кнопку Update Project (Обновить проект).

После этого запустится MS Project, откроет соответствующий файл с планом и внесет в него изменения. Если план проекта открыт, то обновление произойдет незаметно. Если ресурс согласился участвовать в задаче, то в поле Confirmed (Подтверждено) будет помещено значение Yes (Да), а если отказался — то No (Нет). Значением поля Response Pending (Ожидается ответ) станет No (Нет), и индикатор ожидания ответа рядом с задачей пропадет.

Если же ресурс отказался и вы хотите ему ответить, то это можно сделать, нажав кнопку Reply (Ответить) и введя текст сообщения в поле в центре диалогового окна. В таком случае при получении вашего ответа у ресурса снова появится возможность принять назначение.

Если впоследствии вы измените свойства задачи, рядом с ней появится значок с восклицательным знаком, символизирующий, что данные о задаче были обновлены и их нужно опубликовать (рис. 20.6, файл З.mрр).

Рис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении

Такой значок появляется только у задач, согласованных с ресурсами. Если же ресурс не участвует в рабочей группе (как Иванов), то несмотря на редактирование задачи значок не появляется. Кроме того, принцип определения обновленных задач зависит от значения параметра "Publish New and Changed Assignments" updates resources' assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:) в настройках совместной работы (см. выше раздел «Настройки совместной работы» этого урока). Например, если задача считается измененной в случае изменения любого из ее свойств, то такой значок появится при изменении, например, типа ограничения или крайнего срока. Если же задача считается измененной только в случае изменения ограниченного набора полей, то значок будет появляться намного реже.

Изменив задачу, ее можно отправить на повторное согласование уже известным вам способом. При этом, если ресурс уже подтвердил свое участие в ней раньше, она будет по-прежнему считаться подтвержденной, поскольку значение поля Confirmed (Подтверждено) не изменяется при повторной отправке задачи на согласование.

Дата добавления: 2015-05-29