Фази ділової бесіди

Визначення ділової бесіди.

Ділова бесіда - усний контакт між співрозмовниками, які мають необхідні для цього повноваження. У ході бесіди відбувається обмін інформацією, підтримуються ділові контакти та ін.

Ділова бесіда включає обмін думками та інформацією і не припускає підписання договорів або виробітку обов'язкових для виконання рішень. Вона може мати самостійний характер, випереджати переговори або бути їхньою складовою частиною.

Ефективність ділової бесіди залежить від того, як партнери готуються до неї, чи знають, якими принципами треба керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати свою поведінку під час бесіди, чи вміють перетворити розмову на діалог, чи враховують психологічні особливості партнера. Запорука успіху ділової бесіди - компетентність, тактовність і доброзичливість її учасників.

У діловій бесіді виділяються такі основні фази:

-підготовка до бесіди

-початок бесіди

-передача інформації та аргументування

-прийняття рішення.

Підготовка до ділової бесіди.

Неабияке значення має попередня домовленість про розмову на “своїй”, “чужій” чи “нейтральній” території, що позначається на поведінці співрозмовників. За етикетом правила “гри” диктує господар території, а на нейтральній території ініціатива належить тому, хто прийшов перший: це привітання, жести, початкові фрази для мобілізації уваги співрозмовника.

Практики не радять призначення ділової зустрічі на понеділок через гальмування робочого ритму внаслідок недільної розслабленості. Цей день найкращий для планування зустрічей-бесід на цілий тиждень. Однак наради з великих проблем найкраще проводити на початку тижня, щоб завершити справу до його кінця.

Зустрічі для обміну інформацією можуть відбуватися в будь-який день, але за певними правилами. Так, зустрічі для неприємних повідомлень чи критики не варто влаштовувати в п’ятницю, бо за вихідні вони “обростуть” чутками й зіпсують настрій на початок наступного тижня. Критичні наради краще проводити протягом тижня (перед обідом або поверненням додому), тоді люди матимуть змогу трохи вгамуватися, перш ніж знову побачитись.

Не слід планувати зустріч відразу після обіду, бо поспішне завершення його зовсім не сприятиме розв’язанню поставлених завдань. До того ж співрозмовники повинні мати час, щоб ознайомитися з терміновими повідомленнями.

Починати підготовку до бесіди потрібно з вивчення співбесідників, як вони до нас відносяться, яке положення займають і т. ін.

Ділова бесіда повинна бути спланована. Це - складання і перевірка прогнозу ділової зустрічі. Визначення основних перспективних завдань. Накреслення шляхів для вирішення завдань (стратегія). Визначити і опрацювати короткострокові завдання (тактика). Виявити вузькі місця в плані бесіди. Стратегічний план накреслює шлях і програму дій. Тактичний - це перелік засобів поетапного досягнення мети. Після цього складається робочий план і план використання технічних засобів, графіків, проектів, схем...

Відпрацьований матеріал, його основні посилки потрібно викласти на папері і удосконалювати, скорочувати матеріал аж до наради.

Вимоги етикету до зустрічі.

1. Пунктуальність. На місце зустрічі треба прийти на п’ять хвилин раніше від призначеного часу. Слід заздалегідь уточнити адресу, як доїхати.

2. Охайність. Одягатися треба охайно, у традиційному стилі – повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття.

3. Прийшовши за дві-три хвилини до зустрічі в приймальню, треба чітко назвати секретареві свої ім’я, прізвище, мету приходу. Якщо ви прийшли у верхньому одязі, слід його зняти.

Плануючи зустріч слід мати на увазі, що:

* в холодні та сухі дні людина краще працює, тоді як надто жарка або волога погода помітно притуплює інтелект;

* в районі 19 годин нервово-психічний стан людей стає доволі несталим, що може проявлятися в зміні роздратованості та запальності;

* будь яка радість збільшує альтруїзм, образа або розчарування - зменшують його.

Дата добавления: 2015-05-26