Создание отчетов

Главное назначение отчетов — представление данных, нахо­дящихся в БД, в удобном в виде с целью их последующей рас­печатки либо использования в качестве визуально-сгруппи­рованной информации.

Отчеты могут выбирать записи из подготовленных запросов и таблиц, организовать их согласно указаниям.

Создание отчета предусматривает:

1.Определение макета отчета. На данном этапе необходимо определить цель отчета и составить общее представление о том, какого вида будет отчет. При этом следует учесть, что отчет, создаваемый в дальнейшем средствами МS Ассеss, может включать:

• иерархию в представлении данных (с помощью соответ­
ствующих группировок по необходимым полям);

• формирование заголовков и примечаний, как для групп
данных, так и для всего отчета;

• использование необходимых вычислений, как для групп
данных, так и для всего отчета;

• формирование колонтитулов для всего отчета.

2.Сбор данных. На этом этапе необходимо определить, какая таблица либо запрос будет служить источником данных для создаваемого отчета. Если необходимая ин­формация присутствует в различных таблицах и не создано подходящего запроса, рекомендуется перед созданием отчета определиться с необходимыми полями и создать запрос, который будет служить источником данных для отчета.

3. Создание отчета, например, с помощью конструктора отчетов. По мере необходимости создаваемый отчет можно просматривать в экранном режиме и вносить соответст­вующие коррективы. По окончании работы над созданием отчета его рекомендуется сохранить.

4. Распечатка отчета-либо использование его для других це­
лей (например, подготовленный отчет можно отправить по
электронной почте, выбрав в меню Файл пункт Отправить,
команду Сообщение (как вложение)).

В режиме конструктора допустимы:

1. заголовок

2. верхний колонтитул

3. заголовок группы

4. область данных

5. нижний колонтитул

6. вычисляемые поля

В MS Access есть много возможностей создания отчетов (выбрать кнопку СОЗДАТЬ в окне БД.

Конструктор - позволяет самостоятельно проектировать и создавать отчеты

(переход в этот режим можно осуществить с помощью команды Создание отчета в режиме конструктора, отображаемой в окне БД).

Мастер отчетов – автоматическое создание отчета на основе выбранных полей (переход в этот режим можно также осуществить с помощью команды Создание отчета с помощью мастера, отображаемой в окне БД).

Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец;

Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточного отчета

Мастер диаграмм - создание отчета в виде диаграммы

Почтовые наклейки - создание отчета, отформатированного в виде печати почтовых наклеек

ПРИМЕЧАНИЕ *** Разработка отчета в режиме конструктора включает следующие этапы:

1. Если в БД нет соответствующей таблице или запроса, содержащих требуемую информацию, необходимо создать запрос на выборку данных («Доставка заказов заказчикам»), который содержит необходимые поля.
2. Перейти в режим конструктора отчета (выбрать например команду Создание отчета в режиме конструктора, отображаемой в окне БД)
3. Определить в свойствах отчета созданный для отчета запрос(«Доставка заказов заказчикам»), в качестве источника записей на вкладке Данные (например, используя кнопку вызова системного меню формы в верхнем левом углу макета)
4. Вывести на экран: область заголовков и примечаний формы, линейку и сетку, панель элементов и список полей, а также область заголовка группы для поля Название, воспользовавшись соответствующими командами в меню Вид.
5. Добавить в область данных с помощью мыши необходимые элементы:

В заголовок отчета – объект Надпись и ввести соответствующий текст(заказы), а также добавить дату и время;

В верхний колонтитул – поместить нумерацию страниц

В заголовок группы - поместить поле Название (из списка полей), вычисляемое поле(подсчитывает количество заказов для каждой фирмы) и название полей (Код заказа, Дата_выписки, Дата исполнения, Адрес доставки);

В область данных - поместить поля Код заказа, Дата выписки, Дата исполнения, Адрес доставки;

В нижний колонтитул – поместить рисунок

В примечание отчета – вычисляемое поле) подсчитывает количество заказов для всех фирм)

1. С помощью возможностей команд меню и панелей инструментов кона в режиме конструктора форм произвести необходимое редактирование и форматирование элементов, размещенных в области данных.
2. Просмотреть макет отчета, используя команды Образец и Предварительный просмотр в меню Вид либо кнопку вид на панели инструментов.
3. Сохранить отчет под именем «Заказчики и заказы» ***

Дата добавления: 2015-06-25