Вывод: не жалейте 1000-3000 рублей на презентор

Вывод: если вы проводите презентации, на которых выступают несколько представителей компании, если презентации постоянно готовят разные специалисты, — разработайте корпоративный стандарт.

Вывод: существует специфика верстки презентаций для публичного выступления и для распечатки в качестве раздаточного материала. Решайте заранее, хотите ли вы распечатывать презентацию.

Вывод: презентация, с которой выступают публично, и презентация, которую вы хотите оставлять после выступлений или отправлять по e-mail, — часто две разные презентации.

Вывод: имейте в виду, что необходимо потренироваться и настроить презентацию под отведенное время.

6. Две разные вещи

Четыре года назад я работал начальником коммерческого отдела в одной фирме и отвечал за развитие дилерской сети по России, странам СНГ и Балтии. На первом этапе наращивание дилерской сети происходило, в том числе, за счет рассылки презентаций потенциальным партнерам. С этой целью были подготовлены профессиональные презентации по всем продуктам.

Позже настало время активных командировок, когда менеджеры выступали перед партнерами. Началась серьезная подготовка. Попробовали использовать презентации, которые направляли по электронной почте. Очень скоро стало ясно, что хорошо выступить с помощью таких презентаций нельзя: мелкий шрифт и графики, обилие текста, отсутствие анимационных эффектов, когда вся информация появляется сразу, и т.д. затрудняют визуальное восприятие. Мы поняли, что невозможно сделать одну презентацию на все случаи жизни, и презентация, предназначенная под публичное выступление, требует настройки.

7. Распечатка

Некоторые руководители выступают сторонниками мнения, что распечатанная версия презентации способна облегчить восприятие аудитории. У такого подхода есть плюсы и минусы. С одной стороны, слушатели смогут делать заметки по ходу выступления, с другой — они будут отвлекаться на чтение и невнимательно слушать оратора.

Предположим, вы приняли решение распечатать презентацию. Обязательно заранее убедитесь, что печатная версия отвечает всем требованиям, потому что существует высокая доля вероятности, что вы нажмете на кнопку «печать» и увидите: из принтера выходят листы с текстом на белом фоне, без дизайна, на некоторых невозможно ничего прочитать из-за наложения друг на друга нескольких слоев слайдов. Избежать этого можно, если сделать специальную версию презентации для распечатки, на что необходимо немало времени. Вам потребуется поработать над элементами презентации, подкорректировать насыщенность тонера, чтобы дизайн на распечатанной версии выглядел так же здорово, как на экране проэктора.

8. Как придать единообразие?

Важные презентации часто длятся более 30-60 минут, и от одной компании выступают несколько спикеров. Ведь смена оратора привносит некоторое разнообразие, позволяет расслабить аудиторию.

В этом случае не редкость, когда каждый специалист готовит презентацию самостоятельно. В результате предоставленной свободы творчества получаются совершенно непохожие презентации, благодаря чему аудитория может переключаться и с большим интересом относится к новому выступлению. Но зато теряется взаимосвязь между презентациями, не возникает ассоциативной связи между ораторами и компанией, которую они представляют.

Идеально, когда в организации существует корпоративный стандарт презентации. Он содержит единый дизайн, стандарт оформления всех слайдов, то есть определяет внешний вид текстовых слайдов, диаграмм, таблиц, карт, схем, фотографий и других графических элементов, расстояние между строчками и т.д. Подобная инструкция позволяет разным специалистам готовить презентации в едином стиле, за счет чего повышается общий уровень восприятия мероприятия и компании, которая принимает в нем участие.

9. Как переключать слайды?

Презентация подготовлена, распечатки сделаны. Настало время подумать о способе управления презентацией оратором.

Можно, конечно, стоять перед ПК и самому переключать слайды. Но далеко не всегда ПК будет находиться перед вами. Даже если у вас есть доступ к клавиатуре, то это значительно снижает мобильность презентатора, отвлекает от выступления и уменьшает контакт с аудиторией.

Можно попросить напарника или техника переключать слайды. Однако в большинстве случаев это забава для аудитории. Например, популярен прием «кивающая голова», когда после каждого слайда оратор кивает головой своему партнеру, подавая знак смены слайда. Не уступает ему прием «говорящая голова», когда после каждого слайда оратор произносит магическое слово «дальше». Или «вежливая говорящая голова», когда оратор произносит фразу «дальше, пожалуйста». После демонстрации 10-15 слайдов подобная презентация, как правило, вызывает смех.

Некоторые ораторы более изобретательны, — они придумывают «невидимые» сигналы для партнера. Но когда этот «невидимый» сигнал повторяется каждые 1-2 минуты, то он начинает привлекать аудиторию. Помню один забавный случай: оратор дотрагивался до уха, когда надо было сменить слайд. В один момент напарник отвлекся, и вернуть его к жизни помогла фраза из зала: «прием, прием».

Выход есть, правда, непонятно, почему он используется крайне редко. Вы часто видели оратора с презентором — устройством, которое позволяет самостоятельно управлять сменой слайдов и имеет другие полезные функции? Действительно, устройство становится популярным довольно медленно. Между тем, именно благодаря нему оратор сможет самостоятельно контролировать процесс смены слайдов, будет максимально мобилен и сможет больше времени уделять взаимодействию с аудиторией.

10. Смена презентаций

Вспомните, как происходит смена презентаций. В лучшем случае выключается проектор, появляется черный экран, на ПК происходит смена презентации для нового оратора, после чего проектор включается снова. Хотя нередко смена презентаций происходит без выключения проектора — это приводит к тому, что аудитория видит не черный экран, а рабочий стол Windows.

Хотя перечисленные варианты являются приемлемыми, обращение к ним может отрицательно отразиться на имидже. Поэтому лучше все спланировать заранее и подготовить управляющую презентацию, то есть презентацию, в которой первым слайдом будет общая заставка с названием всего мероприятия. А вторым слайдом — оглавление с перечнем всех выступающих и тем, причем с гиперссылками, с помощью которых оратор сможет загружать свои презентации прямо из управляющей презентации, не выходя на рабочий стол. Работа эта выполняется за час, а имидж повышается существенно.

Дата добавления: 2015-06-25