Проведение собраний и совещаний

Собрания и совещания, представляют собой способ коллективно­го обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

— кругом участников (на совещаниях присутствуют специалис­ты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал);

— характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассмат­риваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);

— целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям выделяют следующие типы совещаний: ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

Кроме того, по частоте проведения выделяют разовые, постоян­но действующие и периодические совещания; состав участников совещаний может быть постоянным, переменным или смешанным; решаемые вопросы — случайными или регулярно повторяющимися их число — ограниченным или неограниченным. По методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание; по формам подведения итогов — связанное или не связанное с принятием документа.

Как считают специалисты, эффективность собраний и совеща­ний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, 30—40% совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рас­сматриваются вопросы не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшими из них являются те, которые вообще не надо проводить. Тем не менее они необходимы, если нужно:

— сделать важное сообщение, которое может породить вопро­сы, требующие обсуждения;

— добиться согласованного решения принципиальной пробле­мы; получить одобрение тех или иных действий;

— проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы;

— публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.

Но и в этих случаях по возможности лучше обмениваться мне­ниями заочно, например по телефону, или принять единоличное решение.

К любому серьезному собранию или совещанию нужно тщатель­но готовиться за несколько недель: проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список участников, найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя. Повестка дня заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом.

Круг участников собрания (совещания) стараются сделать мак­симально узким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: непосредственно затрагиваемые принимаемыми решениями, конкретные их исполнители, специалисты в соответст­вующей области, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогичных обсуждаемой.

Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказать­ся неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.

В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическими подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго при­держиваться регламента, который должен быть известен заранее и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться в точно назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончиться в предусмотренное время. Такой подход желателен и к производственным оперативкам, где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, информирование о принятых руководством решени­ях, коллективное инструктирование и проч.

Оптимальная длительность оперативки 20—40 мин (ее целесооб­разно проводить 2—3 раза в неделю); проблемного совещания с насыщенной повесткой — 1,5—2 ч, а обсуждения сложного вопроса в его рамках—40—45 мин. Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обуслов­лено тем, что уже через 30—40 мин работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70—80 мин появляется физическая усталость; через 80—90 мин развивается «отрицательная активность» -начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разой­тись. В то же время через 30—40 мин отвлечения внимание вновь автоматически включается.

На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собраниях коллектива он не обязательно должен быть предста­вителем администрации, но должен пользоваться уважением и авто­ритетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоин­ствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников, включение их в активную работу. Это дости­гается созданием доброжелательной обстановки, установлением не­формальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что же лающим дают возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Другой обязанностью руководителя собрания или совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров), ведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, фиксирует узловые моменты, поддерживает новые идеи, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием.

Здесь главная задача председателя — поддерживать рабочий на строй и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

Специалисты выделяют следующие наиболее часто встречающиеся типы участников собраний и совещаний, которым руководитель должен уделять особое внимание.

Вздорный. Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует при­знания своей позиции, поэтому его приходится все время останавли­вать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их лучше с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему располо­житься в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

Позитивист. Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэ­тому встревает в обсуждение любой проблемы. Предпочтительно насадить его рядом с председателем и все время напоминать о жела­нии других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

Болтун. Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при «уходе в сторону» требовать конкретности.

Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

Незаинтересованный. Всегда неприступен; нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

Важная птица. Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод «да, но...», состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

Почемучка. Нужно просить его высказать собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовать их собравшимся.

Стержнем собрания или совещания является основное выступ­ление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинте­ресовать их, приковать внимание, соответствовать интересам ауди­тории. Управление последней является самым трудным делом, поэ­тому остановимся на нем подробнее.

При подготовке выступления необходимо поставить перед собой следующие вопросы: каковы причины выступления, его цели, каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень аудитории и ее готовность к восприятию
материала.

В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой и общими вопросами; следует познакомить аудиторию со всеми «за» и «против», имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с
целью заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения.

Выступлению должна быть присуща яркость и наглядность; четкость и ясность формулировок; направленность на главное; ритмичность и постоянное повторение в разной форме основных положений; присутствие элемента внезапности (неизвестная информацией
оригинальные формулировки); различная насыщенность отдельным частей.

Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блока­ми, поскольку восприятие ограничено. Поэтому речь должна состо­ять из коротких фраз (семь плюс—минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3—4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

Во время выступления нужно демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории, при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему, не всту­пать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за вни­мание.

Для успешного выступления необходимо держать психологичес­кую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли; провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несо­гласие с информацией; задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов; на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации; делиться собственным опытом и переживаниями; ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угождать; соединять слово с жестами, ибо они несут до 40% информации; менять темп речи в зависимости от содержания; поменьше использовать слова «должны» и «обязаны»; иметь в запасе веселые истории; не говорить об одном и том же более 15 мин; осторожно обращаться с цифрами. Ошибками выступающих счита­ются многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изло­жения, затягивание завершающей части или внезапное окончание.

Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выработанных и принятых на них управленческих решений, и которые превращаются «домашние заготовки», сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается бесполезным, а время на него затраченным впустую.

При реализации предложений, высказанных участниками сове­щания, целесообразно:

— выбрать наиболее рациональный способ доведения до испол­нителей его решения (передача протокола, распределение заданий);

— установить, кого информировать о результатах;

— организовать контроль за выполнением решений и назначить ответственных.

Дата добавления: 2015-07-02