Текст письма (body of the letter)

Тема (subject line)

По поводу указания темы в отдельных частях Европейского Союза еще нет единого мнения. В то время как в Германии существует от­четливая тенденция рассматривать тему как составную часть письма, в Великобритании это не является обязательным. Хотя в целом гово­рится, что тематическая строка должна помещаться в английском письме после обращения, а не перед ним, однако встречаются и от­клонения от этого правила.

Письмо состоит из абзацев, каждый из которых выражает од­ну законченную мысль.

В большинстве писем абзацы печатаются без отступа. В неко­торых письмах, особенно английских, абзацы начинают скрас­ной строки, отступив пять интервалов от левого поля. Левое поле обычно бывает шириной 1,5 — 2 см. Поле справа — несколько уже. Чем короче письмо, тем больше оставляются поля справа и слева, чтобы, как указывают английские учебники деловой пере­писки, письмо имело более "внушительный вид".

Письма, поступающие от зарубежных отправителей на анг­лийском языке, обычно напечатаны с одним интервалом между строками внутри абзаца и с двумя интервалами между абзацами. Если письмо очень короткое, оно часто бывает напечатано с двумя интер­валами между строками.

Для последующих страниц используются либо обычные листы, либо бланки. Бланки используются в основном крупными и сред­ними фирмами. В начале каждой последующей страницы указыва­ется ее номер, например: -2-; /2, Sheet 2, Continuation Sheet No. 2, Page 2.

В письмах американских фирм часто в этих случаях использу­ется такое обозначение:./..

Иногда на последующих страницах также указывается дата письма и адресат. Для продолжения первой страницы письма мо­жет использоваться оборотная сторона листа. В этом случае в конце первой страницы часто ставится обозначение "pto", что яв­ляется сокращением от "please turn over". В американских письмах в этих случаях либо не делается никакого указания, либо ставится слово "over".

В кратком деловом письме можно выделить три части:

- вступление (ссылка на предыдущее письмо, краткая констата­ция какого-либо факта и т. д.);

- основная часть (собственно цель письма) (просьба, указание, дополнительные сведения и т. д.);

- заключительная фраза (благодарность, просьба писать в случае, когда что-либо неясно и т. д.)

Особое значение имеет изложение основного содержания письма. Вся информация должна даваться кратко, логично, пре­дельно ясно и однозначно. Однако чрезмерное увлечение лако­ничностью неоправданно, так как это может привести к дополни­тельным вопросам, разъяснениям и уточнениям, что затянет пере­писку и практическое решение вопроса.

Если в письме даются какие-либо инструкции и указания, луч­ше как-то определить время их исполнения. Такие определения, как "in the near future" слишком расплывчаты и нежелательны.

Дата добавления: 2015-07-02