Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей

Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. Проте на підприємстві відбуваються також процеси, які документально не оформлені. Це природні втрати матеріальних цінностей (усушка, утруска, випаровування, розливання, розпилювання), їх порча, крадіжки. Можуть мати місце невиявлені помилки в бухгалтерських записах. Все це обумовлює можливість невідповідності між даними бухгалтерського обліку і фактичної наявності цінностей. Для виявлення і ліквідації такої невідповідності проводиться інвентаризація.

Інвентаризація - це перевірка в натурі наявності та стану матеріальних цінностей та вкладень підприємства, розрахунків та зобов'язань і звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку.

Основні причини, які не дають можливості гарантувати точну відповідність фактичної наявності майна і зобов'язань підприємства даним бухгалтерського обліку, такі:

а) вплив природних факторів, які не можна виявити та задокументувати в момент їх виникнення - природні втрати внаслідок зміни температури, вологості, псування;

б) порушення діючих правил приймання, зберігання та відпуску цінностей (крадіжка, обважування, прорахунку пересортиця, відсутність вимірювальних приладів, їх похибки тощо);

в) недоліки у підборі матеріально відповідальних осіб, які в результаті низької кваліфікації не можуть забезпечити належного обліку і зберігання матеріальних цінностей;

г) неточності в обліку контрагентів (постачальники, покупці), що обумовлює розбіжності та суперечки щодо стану заборгованості.

Інвентаризації класифікують за певними ознаками. За обсягом є повні й часткові інвентаризації. Повна інвентаризація охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, проводиться одночасно у всіх матеріально відповідальних осіб. Часткова інвентаризація охоплює один вид засобів або проводиться в окремої відповідальної особи. Повна інвентаризація є громіздким заходом, а тому вона відбувається тільки за форсмажорних обставин та перед складанням річної фінансової звітності.

За способом проведення перевірки можуть бути суцільні (перевіряється фактична наявність усіх без винятку цінностей) та вибіркові, або несуцільні (перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей, здебільшого дефіцитних або надто коштовних).

Залежно від організації контролю інвентаризації є плановими та позаплановими. Планові інвентаризації передбачені планом (графіком) контрольно-ревізійної роботи і здійснюються у запланований строк. Позапланові інвентаризації проводяться у неплановому порядку, що пов'язано, як правило, із непередбаченими обставинами - стихійне лихо, крадіжка, вимоги судово-слідчих органів тощо. З метою перевірки об'єктивності дій членів комісії попередньої інвентаризації можуть проводитися контрольні інвентаризації.

За часом виконання розрізняють періодичні (місячні, квартальні, піврічні) та річні інвентаризації.

Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник підприємства. їх кількість, дати проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством самостійно, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Згідно з "Порядком подання фінансової звітності" (затв. постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419) проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів;

е) у разі техногенних аварій, пожеж чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;

ж) у разі ліквідації підприємства;

з) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, які не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

Об'єктами інвентаризації є майно та зобов'язання. Майно включає необоротні (основні засоби, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокову дебіторську заборгованість) та оборотні (виробничі запаси, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, векселі одержані, короткострокову дебіторську заборгованість, поточні фінансові інвестиції, грошові кошти) активи. Зобов'язання поділяються на поточні і довгострокові (кредити банків, заборгованість перед постачальниками, підрядниками, перед працівниками, бюджетом, позабюджетними фондами тощо).

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

У наказі про інвентаризацію вказуються строки її початку та закінчення. До початку проведення інвентаризації у присутності комісії матеріально відповідальна особа складає звіт

про рух матеріальних цінностей і разом з документами здає його в бухгалтерію; дає комісії розписку, в якій зазначає, що всі прибуткові і видаткові документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їй, знаходяться у приміщенні складу або в інших місцях (вказується де).

Наявність цінностей при інвентаризації встановлюється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру у порядку їх розміщення у певному приміщенні. Цінності, що зберігаються у непошкодженій упаковці, інвентаризують шляхом підрахунку кількості упаковок, з частковою вибірковою перевіркою їх вмісту.

Інвентаризація має проводитися у присутності матеріально відповідальних осіб. Результати інвентаризації комісія відображає в описах, які разом з актом або протоколом передають керівнику підприємства для затвердження і наступного відображення в бухгалтерському обліку.

В описи заносяться найменування і кількість цінностей, а за необхідності дається характеристика їх стану. На кожній сторінці в кінці опису підраховують підсумки шляхом додавання у натуральних вимірниках (штуки, кілограми, метри тощо), записують їх словами і підписуються члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа.

Для оформлення наслідків інвентаризації застосовуються типові форми документів. Вони можуть бути заповнені від руки або засобами обчислювальної техніки. У цих документах не допускаються помарки і підчистки. Помилки виправляють шляхом закреслення неправильних записів і написання зверху правильних. Виправлення мають бути підтверджені підписами членів комісії та матеріально-відповідальної особи.

Результати інвентаризації з пропозиціями щодо врегулювання інвентаризаційних різниць відображаються у протоколі комісії та акті.

Для визначення результатів інвентаризації складають порівняльні відомості. У них включають цінності, за якими встановлені відхилення від даних обліку (табл. 7.8).

За лишками, нестачами і псуванням цінностей інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення відповідальних працівників.

Інвентаризаційні різниці регулюються в такому порядку:

1. Складаються порівняльні відомості.

2. Встановлюються причини відхилень фактичної наявності майна від даних обліку.

3. Регулюються різниці можливого пересортування.

4. Розраховується розмір природних втрат.

5. Виявлені лишки оприбутковуються: дебет рахунків 10, 11, 12, 16, 20, 21, 22, 25, 26, 27, 28, 30 (рахунки для обліку матеріальних цінностей і грошей), кредит субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності.

6. Нестачі списуються: дебет субрахунку 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей", кредит рахунків 10, 11, 12, 16, 20, 21, 22, 25, 26,27, 28, 30. Якщо відшкодування нестач здійснюються матеріально відповідальною особою, то запис роблять у дебет субрахунку 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків" і в кредит субрахунку 716 "Відшкодування раніше списаних активів"

Товарно-матеріальні цінності та основні засоби, вартість яких відображена на позабалансових рахунках, підлягають інвентаризації в порядку, що діє для цінностей, відображених на балансових рахунках відповідного класу Плану рахунків.

Кореспонденцію рахунків за відображення результатів інвентаризації показано в табл. 7.9.

Списання нестачі за рахунок природних втрат проводиться за таких умов:

а) наявність нестачі, виявленої в результаті інвентаризації;

б) наявність норм природних втрат за конкретними видами цінностей.

Таблиця 7.9. Відображення на рахунках результатів інвентаризації

Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків	Сума, грн
дебет	кредит
Оприбутковано виявлені лишки запасів	20 "Виробничі запаси", 21 "Поточні біологічні активи", 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", 26 "Готова продукція", 27 "Продукція сільськогосподарського виробництва", 28 "Товари"	719 "Інші доходи від операційної діяльності"
Списана сума уцінки запасів до чистої вартості їх реалізації	946 "Втрати від знецінення запасів"	20,21,22, 26, 27, 28
Списані запаси втрачені внаслідок надзвичайних подій (стихійне лихо, крадіжки тощо)	99 "Надзвичайні витрати"	20,21,22, 26, 27, 28
Отримані відходи від списання запасів, знищених внаслідок надзвичайних подій	209 "Інші матеріали"	75 "Надзвичайні доходи"
Списана нестача запасів (якщо винна особа не встановлена, то виявлену суму нестачі відносять також у дебет позабалансового субрахунку 072)	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей"	20,21,22, 26,27,28
Сума, що підлягає відшкодуванню винними особами (списується з кредиту субрахунку 072 після встановлення винуватців)	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"	719 "Інші доходи від операційної діяльності"
Відображена сума ПДВ	719 "Інші доходи від операційної діяльності"	641 "Розрахунки за податками"
Отримано гроші в рахунок відшкодування втрат	30 "Каса", 31 "Рахунки в банках"	375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"

Списання природних втрат здійснюється у межах виявлених нестач. Економія за природними втратами одних цінностей не може бути джерелом покриття нестачі інших цінностей.

Взаємне зарахування пересортування може бути проведене за таких умов:

а) виявлено лишки та нестачі матеріальних цінностей одного найменування і тотожної кількості;

б) нестача й лишки утворилися за період, що перевіряється, та в однієї матеріально відповідальної особи.

По закінченні інвентаризації мають бути складені такі документи: інвентаризаційний опис, порівняльна відомість (за наявності відхилень від даних обліку), розрахунок природних втрат (за потреби), розрахунок за зарахуванням пересортування (за потреби), пояснення матеріально відповідальної особи за фактами нестач, лишків, псування, пересортування тощо, розрахунок матеріальної шкоди (за наявності нестачі).

Оцінку нестачі матеріальних цінностей роблять згідно з "Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей", який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116. Цим Порядком передбачено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за їх балансовою вартістю (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 % від балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою

де Рз - розмір збитків;

Бв - балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А - амортизаційні відрахування;

/інф - загальний індекс інфляції;

ПДВ - розмір податку на додану вартість;

Азб - розмір акцизного збору.

У разі розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, що підлягають списанню на видатки у міру відпуску їх у виробництво або експлуатацію, та облікування лише у кількісному вираженні, розмір збитків визначається виходячи з ринкових цін на аналогічні матеріальні цінності, зменшених пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 % ринкових цін.

Із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Дані про діючі ціни і розрахунки розміру шкоди, що підлягає покриттю, подаються судово-слідчим органам підприємствами, установами, організаціями-позивачами.

Протокол інвентаризаційної комісії має бути розглянутий у 5-денний строк і затверджений керівником підприємства або органом, який призначив інвентаризацію.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року.

Дата добавления: 2015-07-02