Обращение или приветствие

Ссылка

Дата

Автор письма

Адресат или лицо, которому адресовано письмо

Шапка письменного бланка для делового письма

Business Letter Structure

Структура делового письма

The Notepaper

Как правило, шапка фирменного бланка изготавлива­ется на писчей бумаге типографским способом или зак­ладывается в компьютер и воспроизводится при печати. В ней должны быть обязательно указаны название ком­пании, ее полный адрес, номера телефонов, факса, телекса и адрес электронной почты. Здесь же должны быть отра­жены регистрационный номер фирмы и фамилия руково­дителя компании.

The Addressee

Если письмо направляется частному лицу, являюще­муся сотрудником конкретной организации, то ссылка на него обязательна. Фамилию адресата нужно указать как на конверте, так и в письме. В письме фамилию обязатель­но обозначают в начале адреса в левом углу, отступив примерно пять строк от верхнего края страницы.

Например:

John Brown

Mr В. Richardson or Mr. В. Richardson

Mrs R. Roberts or Mrs. R. Roberts

Ms C. Wilson

Mr & Mrs Richardson

Dr Simon Green

Prof. E. White Richard Burton, Esq.

Messrs. Hamilton and Jacobs (Messrs. – сокращение от французского слова Messieurs = Gentlemen = Господа,)

Как видно из примеров, сначала указывается титул, затем имя, потом фамилия. Обратите внимание на то, что точка ставится после сокращенной формы титула в американском варианте английского языка, а в британском она отсутствует.

Имя адресата и следующий за ним адрес выглядят примерно так:

Т.М. White

Grey, Black & White

Solicitors

265 High Holborn

London WC1H 8BA

United Kingdom

В случае, если вы не указываете имени адресата, то следует обязательно обозначить его должность в компании и далее указать полный адрес компании:

The Manager

Devonshire Bank

12 Market Street

Henton GV22 6DE

United Kingdom

Как видно из приведенных выше примеров, адрес состоит из следующих последовательных компонентов:

1. Титул и имя адресата.

2. Должность в компании (если необходимо).

3. Номер или название дома и название улицы.

4. Название города, поселка или деревни.

5. Почтовое управление (прописными буквами).

6. Название графства (или его сокращенное название).

7. Почтовый индекс (прописными буквами, без знаков препинания).

The Letter Writer

Имя автора письма и его адрес указываются в правом верхнем углу страницы.

1 Delfield Gardens

Caddington

Luton LU1 4ES

Beds

B. Richardson

Обратите внимание на то, что имя автора указывается после адреса.

The Date

В английском языке приняты два вида обозначения даты, различающиеся последовательностью компонентов: месяц – число – год или число – месяц – год. Имейте в виду, что перед указанием года запятую можно поста­вить, а можно и опустить:

March 8th 2005 March 8th, 2005

8th March 2005 8th March, 2005

В настоящее время более распространено обозначе­ние числа без букв th_, кроме того, возможно употребле­ние названия месяца в сокращенной форме:

March 8, 2003 8 March, 2003

Sept. 15^th 2007 18 Nov. 2007

Число также обозначается цифрами.

Обозначение же цифрами всей даты может вне­сти путаницу, так как последовательность ее компо­нентов различна в британском и американском ва­риантах английского языка. Сравните следующие при­меры:

8.3.85 = 8 March 1985 (в британском варианте английского языка)

8.3.85 = 3 August 1985 (в американском вариан­те английского языка)

Следует помнить, что в американском варианте анг­лийского языка принята следующая последовательность компонентов: месяц – число – год.

The Reference

Перед отправлением письмо обычно регистриру­ется в соответствии с принятыми в офисе стандарта­ми. Чаще всего письму присваивается так называемый «исходящий номер». Ссылка может также состоять из букв, обозначающих инициалы лица, подписывающего письмо, или секретаря. Например, JAS/DS – John Anthony Stevens/Dorothy Singleton. Ссылка на исходя­щий номер делового документа или другая ссылка, ис­пользуемая для регистрации писем, необходима для си­стематизации исходящей корреспонденции. Единого мнения, однако, по поводу обязательности такой ссыл­ки в деловом письме нет.

The Salutation

Собственно текст письма, как правило, начинается с обращения к адресату типа: Dear Sir, Dear Mrs. Jones, за исключением открыток, мемо, пригласительных карто­чек и ответов на приглашения, в которых обращение от­сутствует. Степень формальности обращения зависит от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом. Обращаясь к адресату в первый раз, следует быть край­не внимательным к формулировкам и постараться выб­рать золотую середину между чрезмерной формальнос­тью и фамильярностью.

При составлении делового письма на английском языке лучше придерживаться сложившихся норм. Если письмо начинается с обращений Dear Sir(s) или Dear Madam, его лучше закончить фразой Yours faithfully. Если Вы начинаете письмо с фамилии и титула Dear Mrs. Jones, его следует завершить фразой Yours sincerely или менее формально формулой вежливости Yours. Обраща­ясь к другу, можно написать Dear John и закончить пись­мо формулой See you/Love.

Обращения Dear Sir(s) или Dear Madam использу­ются в тех случаях, когда Вы не знаете имени адресата или пишете очень формальное письмо. Если, например, Вы прочли объявление о рабочей вакансии в газете, то не начинайте письмо словами Dear Personnel Manager, даже если Вы не знаете имени менеджера по персона­лу, – это не корректно.

Иногда имя и фамилия адресата указываются пол­ностью, а его титул опускается. Предпочтительнее, одна­ко, все-таки указывать титул адресата, так как некото­рые люди ожидают, что к ним обратятся формально, осо­бенно если они старше Вас на 30 или 40 лет.

В виду, что в письмах к членам королевской семьи, пэрам, лицам духовного звания и государствен­ным чиновникам используются особые формы обраще­ния.

Обращение располагается слева под адресом, от ко­торого делается отступ по меньшей мере в две строки. В Великобритании в деловой переписке более принято со­вокупное обращение к компании типа Dear Sir, чем об­ращение к какому-либо конкретному лицу. В британ­ском варианте языка после обращения обычно ставится запятая: Dear Sir, хотя в последние годы в деловой кор­респонденции наблюдается тенденция к исключению пунктуации: Dear Sir(s). В американском варианте анг­лийского языка принято обращение Gentlemen:. Как видно из примера, у американцев принято ставить двоеточие.

Дата добавления: 2015-07-02