Преимущества и недостатки проблемного совещания

Проблемные совещания - форма консультирования, в виде проведения делового совещания под руководством консультанта с целью выработки коллегиальных решений по возникающим общим острым и сложным проблемам.

Преимущества:

1. Высокое качество и обоснованность принимаемых решений в результате одновременной концентрации усилий персонала фирмы, владеющего информацией по рассматриваемому вопросу.

2. Относительно быстрые (от 2–3 часов при однократной проработке до 6–10 часов при необходимости 2–3 проработок), выработка и принятие решения по сложным вопросам.

3. Согласованность действий при реализации решений всех участников совещания.

4. Высокий уровень культуры подготовки и принятия решения

Недостатки:

1. Значительные затраты времени для тщательной предварительной подготовки и/или проработки материалов специалистами и руководителями.

Проблемные совещания являются одной из наиболее распространенных, мобильных и эффективных форм консультирования. В их проведении, как правило, сочетаются такие методы и приемы, как «штурм», категорирование и оценка факторов и событий, сближение позиций и переговорные технологии.

Результативность данной формы предопределяется двумя основными факторами: правильным подбором предварительно подготовленных участников и искусством консультанта, ведущего совещание.

1.4.2 Рекомендации по проведению проблемных совещаний
(совещаний по выработке новых решений):

1. Создайте спокойную доброжелательную атмосферу для совещания. Определите круг его участников. Продумайте и определите лучшее время, место проведения, подготовьте помещение.

2. Заранее разошлите (раздайте) приглашения всем участникам. Укажите в нем, какой вопрос предстоит решить и что требуется подготовить.

3. Лицо, ведущее совещание, определяет проблему, которая должна быть решена, формулирует критерии оценки предлагаемых решений.

4. Формулировка проблемы и критерии оценки должны быть представлены письменно и постоянно находиться перед глазами участников совещания (на большом листе бумаги или экране).

5. Необходимо обеспечить свободное высказывание идей и предложений всеми участниками совещания (предпочтительнее от младших – к старшим или «по кругу»). Критика в ходе высказываний запрещается.

6. Идеи должны представляться сжато, лаконично.

7. Все предложенные идеи обязательно фиксируются на доске или большом листе бумаги, который виден всем. (Возможно использование дисплея.)

8. После окончания всех высказываний делается первая рабочая пауза на 5–7 минут, во время которой каждый участник формулирует вопросы, направленные на уточнение понимания высказанных идей.

9. В энергичном темпе проводятся ответы на вопросы. Критика запрещается.

10. Делается вторая рабочая пауза на 15–20 минут, во время которой каждый из участников дает себе ответ на два вопроса: Какие предложения являются лучшими? Как довести их до совершенства? В сложных случаях пауза может быть увеличена, вплоть до возобновления совещания на следующий день.

11. Каждый участник излагает лучшее, по его мнению, решение.

12. Проводится обсуждение – сопоставление решений по степени разрешения проблемы.

13. В случае необходимости вводятся критерии оценки, и проводится алгоритмизированное (формализованное) сопоставление всех решений всеми участниками.

14. Принимается окончательное решение, даются поручения по его выполнению.

15. Подводятся итоги, заполняется бланк анализа и контроля решений совещания.

Дата добавления: 2015-07-02