Принятие протоколов

Приветствие.

Начало совещания или собрания

Проведение собраний и совещаний

Спросите себя

Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?

▲ Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?

▲ Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?

▲ Вы согласны с тем, что цель совещания должна быть сформулирована четко?

▲ Согласны ли вы, что на заседание следует приглашать только компетентных людей, присутствие которых позволит достичь поставленных целей?

▲ Вы согласны с тем, что собрание должно проходить в комфортных и подобающих случаю условиях?

▲ Согласны ли вы, что места для присутствующих должны располагаться таким образом, чтобы все люди могли видеть друг друга?

▲ Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?

Все получится, если…

• пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;

• заранее готовиться даже к неофициальной встрече;

• заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;

• пригласить на совещание компетентных людей;

• правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);

• установить время для обсуждения каждого вопроса.

Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Совещание пройдет быстро и будет продвигаться результативно, если с самого начала направить обсуждение в нужное русло. Помните, что в конце совещания необходимо подвести итоги.

Открывая собрание, следует придерживаться следующих правил.

Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.

Если совещание проходит в несколько этапов и обсуждаются одни и те же вопросы (или это очередное собрание постоянной комиссии), нужно пересмотреть протоколы и записи предыдущих собраний. Это необходимо делать только при проведении официальных встреч. Спросите присутствующих: «У кого есть вопросы по поводу страницы № 1?» (Пауза.) «Страницы № 2?» и т. д. Возможно, были допущены грамматические или смысловые ошибки, исказившие суть принятых решений.

Дата добавления: 2015-07-02