Единая технология автоматизированной обработки документов в городских службах и муниципальных организациях

АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

ЕДИНАЯ ТЕХНОЛОГИЯ

Москва 1994 г.

Содержание

1. Единая технологии автоматизированной обработки документов в городских

службах и муниципальных организациях 3

2. Общие понятия автоматизированной обработки документов 5

2.1. Понятие "документ" в среде автоматизированного документооборота 5

2.2. Основные виды документов 7

2.3. Понятие обработки документа 9

2.4. Формы хранения и базовые средства обработки документов 11

2.5. Технология обработки документов 13

3. Единые принципы регистрации документов в канцеляриях городских служб 16

3.1. Структура регистрационных номеров 16

3.2. Принципы формализации процесса подготовки и оформления документов 17

4. Контрольные функции автоматизированной системы документооборота

как метод информационной поддержки принятия решений 20

4.1. Основные методы поддержки принятия решений 20

4.2. Функциональный состав и архитектура автоматизированной системы

документооборота с позиций информационной поддержки принятия

решений 22

4.3. Реализация функций контроля в автоматизированной информационной

системе документооборота 25

5. Порядок архивирования документов 27

6. Технология организации сквозного документооборота 39

6.1. Цель создания протокола взаимодействия в автоматизированной

среде сквозного документооборота 39

6.2. Организация обмена документами на основе "Электронной почты" 42

6.2.1. Технологическая схема передачи 42

6.2.2. Рассылка, доски объявлений 43

6.2.3. Технологическая схема приема 43

6.2.4. Обеспечение конфиденциальности информации

и права доступа пользователей 45

6.3. Структура и состав унифицированного информационного файла

для обмена в среде автоматизированного документооборота 46

7. Первоочередные работы и перспективы 35

Управление в различных организациях, в том числе и в городских службах, производится путем принятия определенных управленческих решений, оформляемых посредством создания и рассылки документов (постановлений и распоряжений, запросов, поручений, служебной переписки и т.д.). При этом число городских учреждений, участвующих в процессе обмена и обработки документов на территории города велико.

Для работников муниципальных служб основные трудности состоят в:

- наплыве огромного количества малозначащих документов;

- сложности классификации документов, выделении наиболее значимых, связанных между собой общностью предмета;

- сложности в поиске "следов" конкретного документа, особенно при его пересылках из одного учреждения в другое, поиске документа по каким-либо его характеристикам (тема, автор и т.д.).

Сейчас, в связи с массовым оснащением муниципальных учреждений персональными компьютерами и локальными вычислительными сетями в канцеляриях бурно внедряются автоматизированные системы регистрации и обработки документов. Процесс принял очаговый характер, какая-либо координация отсутствует. Даже установленные в одном здании программно-технические системы часто несовместимы друг с другом, что приводит к накладкам, ненужному дублированию, сложности контроля исполнительской дисциплины и, соответственно, увеличению сроков исполнения документов.

Для создания городской системы автоматизированной обработки документов необходимо определить ее место в муниципальных системах.

Документы создаются и исполняются в тесной взаимосвязи с конкретными данными о городском хозяйстве, а не изолировано.

Информатизация любого муниципального учреждения ведется по следующим направлениям:

- автоматизация конторской деятельности муниципального учреждения;

- общее административное управление;

- специальные применения, связанные с характером деятельности учреждения.

Причем следует отметить, что собственно конторская деятельность муниципального учреждения не имеет прямой зависимости от рода и характера профессиональной деятельности учреждения. Это создает основу для создания и внедрения единой общегородской технологии автоматизированной обработки документов с ориентацией на общепринятые принципы подготовки и ведения документов и делопроизводства.

С учетом опыта предшествующих лет автоматизация конторской деятельности муниципального учреждения сегодня основывается на использовании локальных вычислительных сетей из персональных компьютеров.

При этом можно выделить две основные группы функций, реализуемых в системе:

- распределенные функции, обеспечивающие доступ по локальной вычислительной сети к программам, размещенным на сервере;

- автономные функции рабочих станций, с возможностью доступа к данным на сервере сети.

Целью создания единой технологии автоматизированной обработки документов является разработка таких методов и средств обработки документов, которые обеспечивают:

- единую цепочку технологических операций

§ от создания документа,

§ его согласования,

§ подписания,

§ рассылки,

§ контроля исполнения (вместе с порожденными им повторными документами),

§ до архивирования и списания подлинников;

- совместимость автоматизированной обработки документов с их исполнением "вручную", которые долго будут сосуществовать "бок о бок";

- совместимость разных автоматизированных систем обработки документов, как уже эксплуатирующихся так и разрабатываемых;

- разгрузку руководства муниципальных учреждений от потока малозначимых документов за счет передачи всех функций их обработки непосредственным исполнителям и на более низкие уровни управления;

- автоматизацию наиболее трудоемких рутинных операций ввода документов с бумажных носителей;

- реализацию по возможности безбумажных методов обработки документов, включая их пересылку между учреждениями;

- оперативный поиск документов по их атрибутам, взаимосвязям, трассам пересылки;

- интеграцию автоматизированных систем обработки документов с предметными базами данных муниципальных учреждений.

Единая технология автоматизированной обработки документов предназначена для оперативного представления всем субъектам муниципальных учреждений достоверной информации о ходе исполнения документов (состояния, местонахождения и т.д.) как внутриведомственного, так и городского значения.

Разрабатываемая технология создается на основе общих положений системы делопроизводства для городских структур и должна быть ориентирована на стандарты представления данных и схемы обработки различных видов документации (переписки), вводимые соответствующими инструктивными документами.

В основу создания и внедрения единой технологии автоматизированной обработки документов положены следующие принципы:

§ Технология создается на основе единой технической политики, единых в масштабе города стандартах ведения баз данных по документам.

§ Технология ориентирована на локальные вычислительные сети и автономные рабочие места на базе персональных компьютеров в учреждениях города, связанные в региональную сеть средствами электронной почты.

§ Узлами ведения баз данных по документам являются Управление делами и аппарат Городской администрации и его комитеты, Районные Администрации и подчиненные им учреждения.

§ Технология опирается на распределенную систему баз данных, причем учет, обновление и ведение информации осуществляется в каждом узле.

§ Технология автоматизированной обработки документов предусматривает интеграцию канцелярских функций с другими информационными подсистемами муниципальных учреждений.

§ Общегородской обмен документами осуществляется через единую телекоммуникационную среду в согласованных форматах по стандартизованным протоколам.

§ Документы хранятся в каждом учреждении на двух уровнях:

- на уровне исполнителей в форме текстовых файлов произвольной структуры, файлов электронных таблиц и т.д.;

- на уровне канцелярии учреждений в форме электронных карточек (записей базы данных), возможно вместе с самим документом или подробной информацией о нем.

§ Муниципальные системы обработки документов разных учреждений могут осуществлять обмен на обоих уровнях между ними.

§ Экспорт-импорт электронных карточек документов из баз данных осуществляется в текстовый файл стандартной структуры.

§ Доступ к информационным автоматизированным системам обработки документов из одного учреждения в другое осуществляется через общегородскую муниципальную систему электронной почты.

§ Абоненты подключаются к электронной почте на договорных началах.

§ Транспортные и технологические функции эксплуатации электронной почты выполняет информационно-технологический центр.

§ Обработку нестандартных запросов, разработку предложений по перспективным задачам, по логическим интерфейсам осуществляет информационно-аналитический центр.

Архитектура общегородской автоматизированной системы обработки муниципальных документов должна быть ориентирована на децентрализованную совокупность автономных учрежденческих систем, связанных:

- единой информационной технологией (стандарты, координированное ведение справочников и словарей, процедуры удаленного доступа, организационные меры);

- единой телекоммуникационной средой;

- общей системой информационно-аналитического и технологического обслуживания.

В рамках внедрения единой автоматизированной системы сквозного документооборота необходимо обеспечить:

- унификацию представлений электронных карточек и распечаток документов, сводок и справок;

- технологию обмена файлами документов между муниципальными учреждениями;

- единый телекоммуникационный интерфейс пользователя.

Для информационно-аналитического обслуживания в масштабе всего города целесообразно предусмотреть создание общегородской базы данных, где хранились бы краткие копии электронных карточек наиболее значимых документов с обеспечением санкционированного доступа. Эта мера позволяет с верхних уровней управления быстро находить те учреждения, где на исполнении находится необходимые документы.

В интересах унификации и обеспечения внедрения сквозного автоматизированного документооборота между муниципальными учреждениями целесообразно разработать муниципальный стандарт на представление электронной карточки документа.

В рамках стандарта регламентируются:

- формальное описание структуры электронных карточек на папку документов и на один документ;

- перечень, структура и типы полей описания документа;

- организация перевода значений полей отправляемого в одном учреждении документа в значения полей, получаемого в другом учреждении документа;

- структура стандартного файла, в который преобразуются записи базы данных автоматизированной канцелярии для передачи по "Электронной почте".

Документы муниципальных организаций являются информационными ресурсами города и на них распространяется действие "Положения о составе, порядке создания, владения, распоряжения и использования основных видов муниципальной информации".

Дата добавления: 2015-06-27