Обработка

Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать "корзинку" является, возможно, наиболее критичным улучшением практически для всех людей, с которыми мне пришлось работать. Когда глава крупного отдела большой корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих открытых вопросов, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой надёжный ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу многих других аспектов её работы, которые мы с ней вместе только что прояснили. Действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были идентифицированы и доверены надёжной подсистеме.

Что вам следует знать о каждом сообщении голосовой почты, о каждом электронном письме, заметке или собственной идее? Все они являются компонентами системы управления действиями и составляют основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьёзную ошибку, оставляя свой набор "разного" незавершённым. Вы не можете организовать "входящее", вы можете это только собрать и обработать. Вместо этого, вы должны организовывать действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях по поводу того, что необходимо выполнить. Суть обеих фаз — обработки и организации — отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.

В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать список дел или стопку бумаг из вашей "входящей корзинки" и дать оценку нескольким пунктам, как показано ниже.

Что это?

Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про "разное". И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это "разное" из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании — надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчёт электронного письма отдела кадров, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла? Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в своё время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет. Вот почему решение о следующем действии так критично.

Можно ли с этим работать?

На этот вопрос существует два возможных ответа: ДА и НЕТ. Если ответ НЕТ, то никаких действий не требуется, и есть три варианта:

1. Это никому ненужный мусор.

2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придётся (отложим это).

3. Это потенциально полезная информация, которая может несколько позже понадобиться (справочная информация).

Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернёмся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка "удалить", "напоминалка" или ежедневник, чтобы записать "отложенное" и хорошая система для справочной информации.

То, с чем можно работать. Этот материал, находящийся в группе "ДА", требует совершения каких-либо действий. Типичные примеры — электронное письмо-требование вашего участия в служебном корпоративном проекте, назначенном на определённую дату; заметки тет-а-тет встречи с группой вице-президента компании по поводу важного нового проекта, который потребует привлечения нештатного консультанта.

По каждому пункту, с которым можно работать, надо определить две вещи:

1. Какого "проекта" или результата вы желаете добиться выполнением этого пункта?

2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?

Если пункт относится к проекту, то вам надо выписать результат в список "Проекты". Он будет вам напоминать об "открытом вопросе". Еженедельный Обзор списка будет напоминать об этой позиции, как о незавершённой. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на неё можно будет навесить ярлык "выполнено" или "отменено".

Каково следующее действие? Это критичный вопрос для всей собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи, которые уже реально можно будет организовывать.

Не так уж много сил надо, чтобы что-то делать, куда больше требуется усилий на то, чтобы решить, что делать.
Элберт

"Следующее конкретное действие" — это такое физическое видимое действие, которое требует вашего участия, чтобы продвинуться в выполнении чего-либо.

Вот примеры "следующих конкретных действий":

• Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал;
• Прикинуть план совещания по поводу бюджета;
• Поговорить с Анжелой о справочной системе, которую надо организовать;
• Поискать программы для управления базами данных в Интернете.

Всё это — настоящие физические действия, требующие своего выполнения. Напоминания о них станут первыми зернами для вашей мельницы-системы управления личной продуктивностью.

Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:

1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.

2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надёжному человеку.

3. Отложить это. Если именно вы должны решить эту задачу, и её решение займёт больше двух минут, то пока отложите её, но внесите в один или несколько списков "Следующих действий".

Дата добавления: 2015-06-28