Перепоручите это

Вы будете удивлены, как много двухминутных дел вы сможете переделать, даже по самым что ни на есть горящим проектам.

Правило двух минут творит чудеса.

Двухминутный временной интервал указан лишь ориентировочно, если у вас больше времени, отведённого на разбор "входящих", то вы можете установить пять или десять минут. Если же напротив, время поджимает, а вы хотите определить как лучшим образом использовать остаток рабочего дня, то можно сократить этот промежуток до минуты или даже до 30 секунд, чтобы побыстрее достигнуть дна вашей корзинки.

Поэкспериментируйте с временными интервалами. Большинство моих клиентов не могли сразу определить оптимальный для себя отрезок, и серьёзно недооценивали время, необходимое на выполнение того или иного задания. Например, если вы хотите что-то кому-то сообщить и предпочли личный разговор голосовой или электронной почте, то он у вас точно займёт больше двух минут.

Не стоит затягивать выполнение двухминутных дел. Однако, если вы одно действие выполнили, а дело все ещё осталось неоконченным, то вам надо будет снова определиться со следующим конкретным действием, и руководствоваться при этом надо тем же критерием. Например, вы решили заменить стержень в вашей любимой ручке, и обнаружили, что стержни-то закончились. Тогда надо определить следующее конкретное действие "Купить стержни", которое вы уже сможете выполнить, делегировать или отложить.

Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, как много вы успеете переделать в ходе процесса разгребания содержимого входящей корзинки. Многие люди удивляются огромному количеству двух-минутных действий, которые оказываются частью критичных для них текущих проектов.

Позвольте мне добавить ещё одно наблюдение по поводу правила двух минут. На сей раз оно касается написания электронных писем. Если вам приходится ежедневно отвечать на большое количество писем, то умение быстро печатать и использование горячих клавиш в текстовых редакторах и почтовых клиентах существенно облегчат этот процесс. Многих высококлассных специалистов серьёзно тормозит неумение быстро набирать текст на клавиатуре и слишком частое использование мышки. Комбинация правила двух минут и компьютерной грамотности могут существенно облегчить вам жизнь. Лично я обнаружил, что многие не столько противятся новым технологиям, сколько своим клавиатурам!

Если вы понимаете, что на выполнение какого-либо действия понадобится более двух минут, задайтесь вопросом "А вам ли это делать?". Если эта задача не входит в ваши обязанности, или если есть специалисты, способные справиться с ней лучше, перепоручите её.

Перепоручение вовсе не обязательно должно быть нисходящим. Возможно вы решите, что "Этой бумаге следует отправиться в отдел работы с клиентами", или "Начальник должен взглянуть на этот документ", или "Надо спросить мнение партнёров по этому вопросу".

Перепоручение можно осуществлять следующими способами:

• Отправить e-mail;
• Написать нужному человеку записку;
• Оставить голосовое сообщение;
• Записать это в повестку личной встречи с нужным человеком;
• Поговорить с ним лично или с глазу на глаз, или по телефону.

Все эти способы годятся, но я рекомендую вам пользоваться ими в порядке предпочтения "сверху вниз". E-mail — это самый быстрый способ, кроме того, у адресата всегда будет электронный текст сообщения и приступить к выполнению он сможет тогда, когда посчитает нужным.

На втором месте простые бумажные записки. Они сразу попадают в систему планирования и будут служить адресату напоминанием. Бумажная переписка, как и электронная, хороша тем, что адресат сам решит когда ему браться за порученное вами дело.

Голосовая почта тоже может быть эффективной, и многие профессионалы используют её, но она имеет существенные недостатки — её отслеживание становится дополнительной проблемой как для вас, так и для адресата, к тому же вас могут просто не расслышать.

Далее идёт запись об этом поручении в повестку встречи с нужным человеком. Этот способ хорош, если дело, которое вы собираетесь поручить, требует подробных и обстоятельных объяснений, однако встречи с нужным человеком придётся ещё дождаться, а это минус.

Ну и уж в последнюю очередь стоит отрывать от дел нужного вам человека, чтобы поговорить с ним по поводу вашего поручения. Это, конечно, очень оперативно, но это отвлечёт вас обоих от работы и, опять же, как и с голосовой почтой, у адресата не будет письменной копии вашего поручения.

Дата добавления: 2015-06-28