Сначала просматривайте ежедневник

Что и когда просматривать

Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы вы могли увидеть все варианты действий, которые вам надо, и когда вам это надо. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддерживают работоспособность своих систем на высокофункциональном уровне.

Например, если у вас выдалась свободная минутка, и есть доступ к телефону, то вы должны, как минимум, бросить взгляд на список телефонных звонков, которые вы должны сделать, выбрать подходящий из них и позвонить, или хотя бы убедиться, что все они ещё могут подождать и беспокоиться не стоит. Если вам скоро предстоит встреча с начальником или партнёром, просмотрите заметки по теме встречи. Если вы собираетесь за бельём в химчистку, сперва просмотрите ваш список "Поручений", которые вы тоже могли бы выполнить по пути.

Просмотр правильных дел в правильное время, займёт не больше нескольких секунд в день.

Меня часто спрашивают: "Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы?". Мой ответ прост: "Столько, сколько нужно, чтобы чувствовать себя уверенным в том, что я всё делаю правильно". На самом деле: тут две секунды, там три — и всё. Мои списки это, в некотором смысле, мой офис — а этого многие просто не понимают. Точно так же как многие прикрепляют постеры возле телефона, я заношу их в списки "Следующих конкретных дел". После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд для того, чтобы изо дня в день просматривать свои напоминания.

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (и ваш ежедневный напоминатель, если у вас таковой имеется) на предмет "грубого ландшафта действий", чтобы определиться с тем, что должно быть сделано. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти одно за одним, с едва ли получасовым перерывом на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.

…потом список "следующих конкретных дел"

После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет обязательств, привязанных к определённому месту и времени, и определитесь насчёт них, вашей следующей областью просмотра должны стать списки конкретных дел, которые вы возможно смогли бы сделать исходя из текущего контекста. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список дел, запланированных для выполнения в офисе. Этот не обязательно означает, что надо кидаться и всё это выполнять, вы просто оцените различные варианты, и убедитесь, что то, что вы сейчас решили выполнить и есть лучший выбор. Вам надо чувствовать уверенность, что вы не упустили ничего существенного.

По правде говоря, если ваш ежедневник и список следующих конкретных дел постоянно находятся в актуальном состоянии, пополняются и редактируются, то они, пожалуй, смогут стать единственными вещами, которые вам придётся просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по многу дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что исходя из моего ежедневника становится ясно — ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.

Дата добавления: 2015-06-28