Назначение офисных технологий

Лекция № 9

Электронный офис. (2ч.)

В настоящее время отечественными и зарубежными фирмами разработаны пакеты прикладных программ автоматизации рутинной работы в офисе. Эти пакеты поддерживаются различными операционными системами и представляют собой электронный офис.

В состав электронного офиса (или офисных технологий) входят:

· текстовые редакторы (процессоры);

· табличные процессоры;

· графические редакторы (процессоры);

· системы управления базами данных;

· настольные издательские системы

· организаторы работ

Электронный офис – технология обработки информации в учреждении электронными средствами, базирующаяся на обработке данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наиболее эффективно технология электронного офиса реализуется с помощью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office.

Текстовые редакторы – программы, обеспечивающие ввод, изменение и сохранение любого символьного текста (используются, для ввода текста программ). К группе обычных текстовых редакторов относятся такие как Norton Editor, SideKick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, отечественный текстовый редактор Лексикон фирмы “Микроинформ”.

Текстовые процессоры – системы подготовки документов (текстов), которые во внутреннем представлении снабжают текст специальными кодами (разметкой). Эти программы, обладая возможностями обычных текстовых редакторов, имеют также дополнительные разнообразные средства оформления текста, среди которых следует отметить:

· использование библиотек шрифтов;

· возможность создания и дальнейшего использования шаблонов документов;

· вставка графических изображений и данных из других программ;

· орфографический и грамматический контроль, словарь синонимов;

· автоматическое оглавление;

· создание сносок, колонтитулов, разделов и т.д.

Признанными лидерами в части текстовых процессоров для ПК являются MS Word, WordPerfect фирмы WordPerfect, Ami Pro фирмы Lotus, ChiWriter, WordStar 2000.

В основном, редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII – файлы, которые используются затем компиляторами, а вторые - предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, когда форма представления текста имеет большое значение.

Табличные процессоры (электронные таблицы) – пакеты программ для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность с помощью средств пакета осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т.п. В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel (фирмы Microsoft), Improv, Quattro Pro (фирмы Borland), Lotus 1-2-3 (фирмы Lotus Development).

Графические редакторы (процессоры) – пакеты для обработки графической информации (растровой графики и изображений, векторной графики).

В электронном офисе широко используются программы для работы с фотографиями. Признанный лидер среди пакетов данного класса – Adobe Photoshop. Также используются такие пакеты как - Aldus Photostyler, Picture Publisher, Photo Works Plus. Все программы ориентированы на работу в среде Windows.

Пакеты демонстрационной графики являются конструкторами графических образов деловой информации. К наиболее популярным пакетам данного типа относятся PowerPoint, Harvard Graphics, WordPerfect Presentations, Freelance Graphics.

Пакеты программ мультимедиа предназначены для отображения и обработки аудио и видеоинформации. Среди мультимедийных программ можно выделить пакеты для обучения и досуга и программы для подготовки видеоматериалов для создания мультимедиа представлений, демонстрационных дисков и стендовых материалов. К пакетам данного типа относятся Director for Windows, Multimedia Viewr Kit, NEC MultiSpin.

Другая разновидность пакетов программ, связанная с обработкой графических изображений – это системы автоматизации проектирования. Они предназначены для автоматизации проектно-конструкторских работ в машиностроении, автомобилестроении, промышленном строительстве и т.п. Своеобразным стандартом среди программ данного класса является пакет AutoCad фирмы Autodesk, а также программы DesignCad, Drafic Cad Professional, Drawbase, Microstation, Ultimate Cad Base и Turbo Cad. Эти пакеты отличаются богатством функциональных возможностей и предназначены для функционирования в среде Windows (NT) или OS/2.

Программы распознавания символов предназначены для перевода графического изображения букв и цифр в ASCII – коды этих символов и используются, как правил, совместно со сканерами. К пакетам данного типа относятся Fine Reader, CunieForm, Tigert^tm, OmniPage.

В офисных технологиях используются ППП организации реляционных баз данных небольшого объема, так называемые настольные базы данных. СУБД – комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. К ним относятся (dbase, Clipper фирма Nantucket), FoxPro фирмы Fox Software, Access, (Microsoft SQL Server, Oracle-объектно-ориентированные СУБД). В современных СУБД поддерживается интегрированный язык SQL (Structured Query Language), разработанный фирмой IBM.

Настольные издательские системы – программы для профессиональной издательской деятельности, позволяющие осуществлять электронную верстку основных типов документов, например, информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры, справочника. Наилучшими пакетами в этой области являются Corel Ventura, PageMaker, QuarkXPress, FrameMaker, Microsoft Publisher, PagePlus. Кроме первого, остальные пакеты созданы в соответствии со стандартами Windows.

Организаторы работ – пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. К пакетам данного типа относятся: Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer, ACTI.

В настоящее время распространены системы электронных офисов, которые помимо работы с разнообразными документами, включают работу с сообщениями электронной и речевой почты, факсами, календарными планами, перечнем поставленных задач. Для работы с электронной почтой запускается соответствующее приложение (например, Microsoft Outlook).

Вследствие этого появилась потребность соединить как можно больше абонентов. Это реализуется в определенных системах, представляющих собой программное обеспечение, используемое в составе крупных систем, обеспечивающих электронный документооборот офиса или совместную работу сотрудников. Эта идея уже приобретает черты некоего распределенного офиса, сотрудники которого, физически находясь в разных городах или странах, могут проводить интерактивные дискуссии и форумы.

В условиях широкого использования возможностей сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса. В виртуальном офисе все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т.д.).

Дата добавления: 2014-01-03