Систематизация документов. Номенклатура дел как средство систематизации дел. Организация оперативного хранения документов

План

Фондовая лекция

В патогенезелюбой комы, от какой бы причины она ни развивалась, существенное значение имеют резкое кислородное голодание, ацидоз, нарушения электролитного баланса, расстройство мозгового кровообращения, ликвородинамические нарушения.

Тема № 9: «Систематизация документов, формирование и оформление дел»

Подготовил:

Доцент кафедры

административной деятельности ОВД,

майор полиции Ю.Н. Сосновская

Обсуждена и одобрена на заседании ПМС

______ __________2012 г., протокол №______

Обсуждена и одобрена на заседании кафедры

«» ________ 2012 г., протокол №.

Москва 2012

1. Систематизация документов. Номенклатура дел как средство систематизации дел. Организация оперативного хранения документов.

2. Порядок формирования и оформления дел в органах внутренних дел.

Общие правила формирования дел.

В настоящее время в системе Министерства внутренних дел создается и используется в работе огромное количество документов. Так, в Министерстве внутренних дел за год издается более 1000 приказов по основной деятельности и около полутора тысяч приказов по личному составу; за истекший год в Административном Департаменте зарегистрировано более 50 тысяч входящих документов; в Милиции общественной безопасности Главного управления внутренних дел по городу Москве более 7 тысяч входящих документов. Руководителю органа внутренних дел за день ложится на стол около ста документов. На подготовку этих документов и их исполнение тратится значительная часть рабочего времени большого количества сотрудников органов внутренних дел.

Очевидно, что без работы по упорядочению документов справиться с таким валом невозможно. Каким-то образом необходимо весь объем этих документов систематизировать.

Систематизировать (от греч. система) – приводить в систему, располагать в определенном порядке, устанавливать определенную последовательность.

Систематизация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.

Систематизация является составной частью организации документов в делопроизводстве любой организации наряду с учетом, формированием и оформлением дел в делопроизводстве и их передачей в ведомственный архив.

Целями систематизации документов являются:

- сокращение количества применяемых документов;

- типизация форм применяемых документов;

- повышение качества и снижение трудоемкости их обработки;

- достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

- более эффективное использование вычислительной техники.

В настоящее время на территории России действуют делопроизводственные стандарты, в соответствии с которыми организации, предприятия, учреждения разрабатывают собственные положения о службах документационного обеспечения управления и инструкции по их работе. К таким стандартам относятся ГОСТ 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), ГОСТ Р 6.30 от 03.03.2003г. («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

Систематизация нормативных правовых актов в системе МВД России, например, проводится в соответствии с Классификатором систематизированной картотеки нормативных правовых актов в системе МВД России, объявленной приказом МВД России от 3 октября 1997 г. № 642.

Определенную роль в решении задач систематизации документов, а также сокращении количества применяемых форм документов в ОВД играет Табель форм документов.

Примерный Табель форм документов, применяемый в деятельности организации – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций организации, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

В табель форм документов включаются как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники документы.

В текущей деятельности организаций табель форм документов является справочником, в котором содержатся в упорядоченном виде формы документов, необходимых для реализации собственных функций. Табель форм документов позволяет быстро найти необходимую форму документа с указанием всех этапов его подготовки и оформления.

Для разработки табеля форм документов, применяемых в системе Министерства внутренних дел создается рабочая группа, в которую включаются сотрудники - специалисты по основным направлениям деятельности ОВД, его подразделений.

Разработка и заполнение табеля форм документов проводится в несколько этапов.

На первом этапе выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов (нормативная база деятельности, в т.ч. правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти; организационно-правовая документация в т.ч. уставы положения, штатное расписание, регламенты работы и др., распорядительная документация в т.ч. приказы, указания, распоряжения и др., нормативно-методическая база обеспечения деятельности и другая документация организации как минимум за три последних года, если не проводилось крупных структурных и функциональных изменений.

Это достигается путем изучения юридических оснований документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с документами, нормативных правовых актов МВД России). На каждый документ составляется карта документа. В нее вносятся следующие сведения о документе: полное наименование документа (его вид и заголовок к тексту), его функциональная принадлежность, сведения об основных этапах подготовки, составителе документа, согласовании документа с заинтересованными подразделениями, образ удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление печати), сведения об адресате, регистрации документа, контроле, месте хранения первого экземпляра (или копии при его отсылке).

Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.

Совокупность карт документов используется для составления Табеля.

По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении министерства составляется список создаваемых управленческих документов.

На следующем этапе производится выбор формы табеля и формирование его структуры.

Табель оформляется на листах формата А-3 в табличной форме и содержит графы, характеризующие форму документа по различным параметрам. Выбор формы табеля зависит от того, какие цели преследуются его составлением: оптимизация форм документов или оптимизация процедуры подготовки документов.

После заполнения проект табеля согласовывается со всеми руководителями подразделений организации, подписывается начальником делопроизводственного подразделения, и утверждается руководителем органа.

В структурные подразделения выдаются выписки соответствующих разделов табеля.

Внутренняя структура табеля может подразделяться на разделы по структурному или функциональному признаку. Второй признак предпочтительнее, т.к. изменение функций происходит значительно реже, чем изменения структуры организации, что позволяет реже вносить корректировки в содержание табеля форм документов.

Дата добавления: 2014-01-03