Методи контролю за станом документаційного забезпечення управління

Переваги попереднього розгляду документів

1. Вивільнення керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги;

2. Скорочення документообігу;

3. Підвищення оперативності роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

4. зменшення трудомісткості зменшення кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;

5. Поліпшення якості управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

6. Підвищення відповідальності виконавців за вирішення документів, що надходять;

7. Об’єктивізація оцінювання можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

8. Підвищення технологічності обробки документів;

9. Проведення комплексного аналізу документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення.

Таблиця 6.1.

Об’єкт контролю	Методи контролю
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апреті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки
Додержання виконавчої дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини, що затримують виконання документів
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу.
	Закінчення таблиці 6.1.
Об’єкт управління	Методи контролю
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку реєстрації і зберігання цих документів
Підготовка і передавання справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, дідоводи та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах

Дата добавления: 2014-01-03