Текст документа

Отметка о контроле

Заголовок к тексту

Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), сроки исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2012

Личная подпись

25.11.2012

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? чего (кого)?

например:

в письме о сроках поставки продукции акт списания продукции

в приказе об увольнении Иванова И.И. правила техники безопасности

Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документа. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, связный текс состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составление документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текс содержит одну заключительную часть (например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявление – просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационные номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые номеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций (приказах, распоряжениях и т.д.), действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРОШУ»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («ПОСТОНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций (положение, инструкция), а так же содержащих описание, оценку фактов или выводов (акты, справки), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («ОТДЕЛ ОСУЩЕСТВЛЯЕТ ФУНКЦИИ», «В СОСТАВ ОБЪЕДИНЕНИЯ ВХЛДЯТ», «КОМИССИЯ УСТАНОВИЛА»)

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («ПРОСИМ НАПРАВИТЬ»);

- от первого лица единственного числа («ПРОШУ ВЫДЕЛИТЬ»);

- от третьего лица единственного числа («МИНИСТЕРСТВО НЕ ВОЗРАЖАЕТ»).

21– Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 04.06.2009 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (ПОСТАНОВЛЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИИ, ПОЛОЖЕНИЯ, РЕШЕНИЯ), на первом его листе в правом верхнем углу, пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу ректора СФУ

от 15.06.2011 №319

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

К приказу ректора СФУ

От 15.06.2011 №319

Дата добавления: 2014-01-03