Определение системы обозначения документов

Определение форматов документов

Стандартизованные форматы документов важны для контроля качества документов, для читаемости документов и для облегчения их сопровождения.

Информация может быть представлена в различных форматах. Проектные спецификации, например, могут быть записаны на установленных бланках. Обучение пользователя можно осуществить посредством учебных программ в классах или учебных конспектов и консультаций.

Форматы документов могут различаться от проекта к проекту. Они зависят от таких факторов, как объем проекта, аудитория, для которой предназначены документы, количество установленных стадий и бюджет документирования.

В проектируемых форматах должны быть учтены соображения о том, будут ли документы переводить для международного распространения.

Стандарты и руководства данной организации, распространяющиеся на форматы документов, должны быть установлены таким образом, чтобы допускать гибкость для руководителей в выборе форматов, подходящих для их проектов.

Стандартные обозначения документов необходимы для эффективного контроля документации. Обозначающая информация может включать в себя:

· заглавие документа;

· ссылочный номер документа;

· номер версии документа;

· дату выпуска и пересмотра;

· реквизиты автора;

· реквизиты утвердившего лица;

· обозначение защищенности (авторских прав);

· обозначение организации.

Если документы выпускают в виде разрозненных листов, каждая страница должна иметь индивидуальное обозначение (например, со ссылочным номером документа, номером страницы и номером издания).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Дата добавления: 2014-01-03