Документы, существующие в организации

Вопросники и анкеты

Более дешевым методом сбора информации о существующих в компании бизнес-процесс является использование вопросников и анкет. С помощью вопросников и анкет можно массово и быстро собрать информацию по всей компании. К сожалению качество собранной информации при таком методе будет низким, потому что анкетируемые склонны в анкетах с одной стороны преувеличивать, с другой стороны – не сообщать определенную информации и в общем случае формально относятся к заполнению анкет. При применении данного метода аналитику, занимающемуся сбором информации о бизнес-процессах, приходится индивидуально встречаться с большим количеством анкетируемых с целью уточнения полученной информации и доработки анкет.

Последним источником информации о бизнес-процесса являются документы, имеющиеся в компании. В большинстве компаний имеются документы, регламентирующие их деятельность: Положения о бизнес-процессах, Положения о подразделениях и Должностные инструкции. В случае если регламенты устарели, а также фрагментарны, все равно рекомендуется их собрать. Многие элементы бизнес-процессов можно понять, изучив формы используемых в компании документов и отчетов. Все перечисленные документы перед началом работ по описанию бизнес-процессов рекомендуется собрать, структурировать и в дальнейшем использовать, как один из источников информации.

Лекция 8 Возможности и применение программы Business Studio при моделировании процессов бизнеса

Обеспечение работы компании, как единого орга­низма — задача каждого руководителя. Только так можно обеспечить необходимые темпы развития, отсутствие проблем в текущей деятельности и своевременную реакцию на возникающие возмож­ности и угрозы. Для реализации этой задачи необ­ходимо не так уж и много — чтобы топ-менеджеры хорошо представляли стратегию развития компании, между ними были четко распределены полномочия и обязанности, менеджеры среднего звена были мотивированы на достижение заданных в стратегии целей, а рядовые сотрудники выполняли свою работу по оптимальным правилам. Иными словами, компания должна обладать эффективной, грамотно построенной системой управления.

Аналитики сходятся во мнении, что сегодня и в будущем конкурентное преимущество получат компании, обладающие наиболее эффективной системой управления. И это действительно так: существующий рынок оборудования позволяет компаниям легко копировать техпроцессы, рынок труда позволяет находить необходимый персонал, а сырье и энергия стоят одинаково для всех. Единственно значимыми отличиями компаний друг от друга станут стратегия, бизнес-процессы и органи­зационная структура, за эффективность которых и разгорится основная борьба.

В этой борьбе компаниям необходимо соответст­вующее «оружие»...

Система бизнес-моделирования Business Studio разработана для поддержки полного цикла построе­ния эффективной системы управления компанией. Она поддерживает выполнение этапов: «Проектирова­ние — Формирование регламентирующих документов — Доведение регламентов до исполнителей — Кон­троль показателей — Оптимизация», позволяя решать следующие задачи:

• Формализация стратегии и контроль ее достижения;

• Проектирование и оптимизация бизнес-процессов;

• Проектирование организационной структуры и штатного расписания;

• Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации;

• Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом 15О 9001:2000;

• Подготовка к автоматизации и формирование
технических заданий на внедрение информационных систем.

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки, и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описы­вая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понимаемой форме является сбалан­сированная система показателей ССП (BSC/KPI), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей — это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации — как финансо­вые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет компаниям провести фор­мализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, раз­работать показатели достижения этих целей. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой его нужно достигнуть, а также план дос­тижения в разбивке по выбранному периоду изме­рения. Можно назначить должности, которые будут иметь право на просмотр значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Имея разработанную стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации модели­рования: IDEF0.

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс и Процедура — для моделирования процессов нижнего (операци­онного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнитель процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффектив­ности КРI (Key Performanse Indicators). В качестве КРI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.

Правила выполнения бизнес-процессов фиксируются в Регламентах бизнес-процессов и в Регламентах процедур.

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроек­тированных бизнес-процессов. Business Studio позво­ляет сформировать организационную структуру ком­пании, назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаг­рамму. Результатом формирования организационной структуры являются положения о подразделениях, фик­сирующие места подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности их деятельности, а также должностные инструкции специалистов компании.

Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении — наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос. Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соот­ветствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в положение о подразделении.

Business Studio автоматически формирует все основ­ные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, положения о подразделениях,должностные инструкции, описание документооборота.

Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

• Пакет документов в формате MS Word для
печати и передачи сотрудникам предприятия для
ознакомления под роспись;

• НТМL-навигатор — версия пакета регламенти­рующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации.

• НТМL-навигатор позволяет быстро переходить к
необходимому документу и проводить анализ
информации благодаря поддержке гиперссылок.

Business Studio включает в себя мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или соз­дать новые отчеты и регламентирующие документы.

На сегодняшний день автоматизация является од­ним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автома­тизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения отдельных операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить наилучшее соответствие применяемых решений бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет указать функции информа­ционных систем, поддерживающих выполнение операций бизнес-процессов, сформировать реестр функциональности применяемых информационных систем и спланировать их доработку.

В результате может быть автоматически сформи­ровано техническое задание на создание и внедрение информационных систем, включающее:

1. Описание бизнес-процессов организации;

2. Перечень необходимой функциональности;

3. Перечень рабочих мест пользователей с указа­нием используемых функций ИС;

4. Перечень информационных объектов системы и
необходимых отчетов;

5. Документооборот.

Сбор и анализ значений показателей позволяет компании понять — в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются пред­приятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей не в том, как автоматизировать создание дерева целей и показа­телей или построение стратегической карты, а в том, как в автоматическом режиме постоянно обеспечивать ССП свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии. Программный продукт BS и предназначен для решения проблем, связанных с автоматизацией внедрения ССП.

BS поддерживает сбор значений показа­телей с ответственных за их заполнение сотрудников. Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате МS Excel по электронной почте, а затем загружает их в свою базу данных. Руководители компании получают возможность кон­тролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора спе­циальных отчетов, которые они могут:

• просмотреть в системе ВS;

• получить в виде файла МS WORD;

• просмотреть на корпоративном сайте компании с
помощью НТМL навигатора, который формирует BS.

Для предотвращения несанкционированного измене­ния значений показателя и для конфиденциальности их просмотра BS поддерживает возможность назначить каждому пользователю права для редак­тирования только своих показателей.

BS помогает оптимизировать время и стоимость выполнения процессов. Для этого исполь­зуются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). В резуль­тате проведения имитационного моделирования можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. Задав для каждого процесса используемые материальные и временные ресурсы, в соответствии с методикой ФСА, можно рассчитать стоимость выполнения процесса. Возможность по­лучать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если текущие значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), снова запустить процедуру имитационного моделирования и проанализировать новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается выбрать только версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.

После проведения оптимизации бизнес-процессов BS позволяет рассчитать необходимое количество специалистов каждой профессии для их выполнения.

BS является инструментом для построения эффек­тивной системы управления компанией. Система позволяет осущес­твить сквозное проектирование системы управления от стратегичес­ких целей до должностных инструкций конкретных исполнителей. Построение системы управления в BS позволит:

• повысить прозрачность компании;

• ускорить достижение стратегических целей;

• снизить затраты и длительность бизнес-процессов;

• увеличить производительность труда до 50% за счет четких
инструкций исполнителю: кто, что и когда должен делать;

• значительно сократить потери и убытки от неправильных
действий сотрудников;

• минимизировать время обучения новых сотрудников;

• разгрузить руководителей от «текучки» и предоставить им
возможность заниматься стратегическими задачами;

• снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенст­вованию системы управления в 2-3 раза.

Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандарта ISО 9001:2000, использова­ние данной документации в повседневной деятельности сотрудни­ков организации, а также ее непрерывную актуализацию.

Применение BS как единой информационной базы помогает значительно сократить временные и трудозатраты по созданию системы менеджмента качества, позволяя:

• Описать цели и политику в области качества организации;

• Выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;

• Создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструк­ции, положения о подразделениях) в рамках СМК;

• Поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуаль­ном состоянии за счет внесения необходимых изменений в
ВS и переформирования необходимых документов;

• Организовать оперативный доступ должностных лиц организа­ции ко всему пакету документации СМК и устранить длительный
поиск информации в бумажных документах за счет использова­ния НТМL навигатора.

Проект по описанию и реинжинирингу деятельности организации, как правило, состоит из следующих этапов: обследование компании, создание модели деятельности «как будет», формирование регла­ментирующих документов, уточнение требований и переформирова­ние документов. Последние из этапов — уточнение требований и переформирование документов — могут выполняться неоднократ­но, пока не будет достигнут приемлемый результат. BS позволяет ускорить и повысить качество выполнения каждого этапа.

Моделирование — удобная среда моделирования, позволяющая значительно снизить трудоемкость работ. Поддерживаемые нотации позволяют одинаково удобно описывать процессы верхних и нижних уровней модели. Полученные модели понятны специалистам организации.

Формирование регламентирующих документов — ускорение выпол­нения работ до 80% за счет автоматического формирования доку­ментов.

Уточнение требований — BS позволяет быстро передать информацию сотрудникам компании в формате НТМL-навигатора. Специалисты компании тратят меньше времени на изучение и анализ информации благодаря возможностям НТМL навигатора.

Переформирование отчетов — после внесения полученных замеча­ний в ВS новые варианты отчетов и регламентирующих документов быстро переформировываются.

При использовании ВS консалтинговые компании могут увеличить ценность своего предложения, предлагая заказчику модель в формате ВS для дальнейшего самостоятельного обновления.

Специалистам, занимающимся внедрением информационных сис­тем, BS позволяет:

1.Описать автоматизируемые бизнес-процессы;

2.Сформировать технические задания на создание и внедрение
информационных систем;

3.Сформировать инструкции для пользователей или включить
описание работы с информационной системой в должностные
инструкции.

Таким образом, снижается трудоемкость разработки технического задания и проекта автоматизации, а также подготовки регламентов работы с информационной системой и инструкций пользователей.

Список литературы

1. Роберт С. КАПЛАН, Дейвид П. НОРТОН. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2004. – 512 с.

2. Д. Марка и К.Мак-Гоуэн «Методология структурного анализа и проектирования SADT» Москва, Метатехнология, 1993.

3. Роберт С. КАПЛАН, Дейвид П. НОРТОН. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2004. – 512 с.

4. Майкл Хаммер, Джеймс Чампи. «Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе», Манн, Иванов и Фербер, 2006.­­ – 276 с.

5. Журнал BYTE/Россия №9/2007. Лощилина Ирина Валерьевна. «Сбалансированная система показателей как инструмент формулирования стратегии компании».

6. Журнал Консультант №11/2006. Виктор Забавин, Дмитрий Пинаев. «Автоматизация – с чего начать?»

Дата добавления: 2014-01-03