Приемы, их сущность, назначение и подготовка проведения

p

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий _ж Креплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж-•Ьуководством компании и представителями различных групп об-ртвенности. ff Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци-
, представляющим интересы деловых партнеров, местной обще-
енностиит. п.;

> проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре-
ации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе-

} представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, постав-Иков, потребителей и т. д.;

• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной
0лки с партнерами по бизнесу;

• наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни
ипании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой
одукции, выходом на новые рынки и т. д.;

наступление события регионального, общегосударственного ПИ международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан-

> с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз-
Ичными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста-yfiUmeMbCKiie приемы. Они носят эпизодический характер и заблаго-.^ 1ременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной, я Службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Основными целями проведения представительских приемов мо-% гут быть:

«налаживание новых перспективных взаимоотношений с потен-^; циальными партнерами по бизнесу;

«расширение и совершенствование уже существующих инфор-' Мационных взаимосвязей организации с различными категориями ее Общественности;

• формирование или изменение сложившегося делового имиджа
. компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:

• определение цели приема, его формы и продолжительности,
количества и состава основных участников (как делегаций, так и от­
дельных лиц);

• подготовка и рассылка специальных приглашений представи­
телям различных категорий общественности компании, участвующим
в данном мероприятии;

• разработка программы приема с детальным планированием его
отдельных элементов;

• написание сценария приема с соблюдением всех протокольных
фор м ал ь н осте и;

• составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор
блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслу­
живание стола;

• подготовка специальных речей, тостов и других выступлений,
предусмотренных сценарием приема;

• отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­
ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных филь­мов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных допол­нительных затрат со стороны организаторов приема.

Основными разновидностями представительских приемов явля­ются:

«дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);

«вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.);

» неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч).

Многие предприятия и организации наряду с представительски­ми приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, ко­торые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержа­нию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.

Текущие приемы целесообразно проводить в специально обо­рудованном помещении или подготовленном офисе фирмы. Жела-

тельно, чтобы это помещение было изолированным — во избежание помех при проведении переговоров и для обеспечения необходимой степени конфиденциальности.

Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм де­ловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.

Дата добавления: 2017-01-14