Практическая часть. Хранение и уничтожение документов в организации

Хранение и уничтожение документов в организации

По окончанию календарного года документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение, либо уничтожены.

Отбор документов на хранение или уничтожение проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

Экспертиза документов должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного (до 75 лет), временного хранения и документов по личному составу, а также акты об уничтожении дел. Результаты экспертизы согласовывают с ведомственным архивом.

Для изучения управленческой деятельности аптек мы провели тестирование среди менеджеров различных аптек города Ижевска. Им было предложено ответить на 18 вопросов анкеты, которая позволила оценить способности менеджера как руководителя (такие как, способность делегировать полномочия, решать нестандартные задачи, правильно распределять время). Анкета см. Приложение 1.

Таким образом, проведя тестирование мы пришли к выводу:

Заключение

От выбора стиля руководства и правильного ведения документации в организации зависит не только авторитет руководителя и эффективность его работы, а также и атмосфера в коллективе, и взаимоотношения между подчиненными и руководителем. Когда вся организация работает достаточно эффективно и ровно, то руководитель обнаруживает, что помимо поставленных целей достигнуто и многое другое, – в том числе и простое человеческое счастье, взаимопонимание и удовлетворенность работой.

Выбор стиля управления зависит от многих факторов (коллектив, сложность работы, время данное на её выполнение). В первую очередь следует оценить подчиненного. Если это новичок, не имеющий к тому же высокой квалификации, то в данном случае предпочтительным будет авторитарный стиль, проявляющийся в четко поставленных задачах с указанием источников необходимых ресурсов. Для управления опытным работником, являющимся профессионалом своего дела, несомненно, лучше выбрать демократический или либеральный стиль.

В случае, если необходимо решать сложные задачи и есть время для выработки оптимального решения, а подчиненные не новички, лучше обратиться к демократическому стилю. В экстремальной, аварийной или срочной ситуации даже для сложившегося коллектива наилучшим окажется авторитарный стиль.

Стиль руководства должен меняться с ростом профессионального мастерства, опыта работы подчиненных и соответствовать той ситуации, в которой находится подчиненный.

В чистом виде стили руководства чаще не встречаются. В реальной жизни в поведении каждого руководителя наблюдаются черты, присущие различным стилям руководства, при доминирующей роли какого-либо одного из них. Успешность выбора стиля руководства определяется тем, в какой степени руководитель учитывает традиции коллектива, готовность и способность подчиненных к исполнению его решений. Необходимо также учитывать и тсобственные возможности, обусловленные уровнем образования, стажем работы, психическими качествами. При формировании стиля руководства сказывается также уровень иерархии управления, вид деятельности (линейный, функциональный) и конкретные ситуации: руководитель может быть автократом в одних ситуациях и демократом в других.

В современной практике производственных систем доминируют автократический и демократический стили. Автократический стиль руководства может обеспечить более высокую производительность труда, но более низкую удовлетворенность от него, чем демократический стиль руководства. Тем не менее выдавать некоторые общие и детальные рекомендации относительно стиля руководства - дело рискованное.

В коллективе, управляемом в демократическом стиле, организация и показатели деятельности стабильны несмотря присутствие руководителя. При автократическом стиле руководства отсутствие руководителя приводит к ухудшению деятельности. В коллективе, возглавляемом либералом, в его присутствии работники обычно проявляют меньшую активность, нежели, когда он находится вне коллектива.

Каждый руководитель - это уникальная личность, обладающая рядом особенностей. Поэтому не всегда можно отнести деятельность руководителя к конкретной категории стиля. Но можно сказать, какой стиль наиболее характерен для данного руководителя.

Список литературы

1. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №3. - С. 22-29.

2. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. - 2010. - №9. - С. 41-46.

3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

4. Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке// Фундаментальные исследования. – 2011. – № 10–3. – С. 608-610;

5. Пугачёв В. П. Управление проектами. Управление изменениями / В. П. Пугачёв // Справочник кадровика – 2013, №2.

6. Ф. Дж. Роджерс. Путь успеха: как работает корпорация IBM.

7. Е. Е. Туник Стили руководства в системе образования / Е. Е. Туник // «Школьная газета» – 2012, №2.

8. http://www.psy.su/feed/

9. http://www.consultant.ru/

10. http://www.rosminzdrav.ru/

11. http://government.ru/docs/17900/

12. http://www.klerk.ru/doc/

Приложение 1

Анкета

1. Охотно ли Вы берётесь за задачи, не имеющие типовых схем решения?

Да – 1 Нет - 0

2. Стремитесь ли Вы к тому, чтобы выработать универсальный стиль управления, подходящий для большинства ситуаций?

Да – 0 Нет – 1

3. Можете ли Вы дать целостную оценку своим подчинённым, квалифицировать их как сильных, средних, слабых?

Да – 1 Нет – 0

4. Легко ли Вам выйти за рамки личных симпатий или антипатий, решая кадровый вопрос?

Да – 1 Нет – 0

5. Считаете ли Вы, что универсального стиля управления нет, а нужно уметь сочетать различные стили в зависимости от специфики управленческой ситуации?

Да – 1 Нет – 0

6. Часто ли оказывается правильным Ваше первое интуитивное впечатление о способностях сотрудника или руководителя?

Да –1 Нет – 0

7. Часто ли Вы ощущаете, что для эффективной работы Вам не хватает времени?

Да – 0 Нет – 1

8. Считаете ли Вы, что если бы имели возможность чаще бывать во всех структурных подразделениях организации, то эффективность Вашего руководства значительно повысилась бы?

Да – 0 Нет – 1

9. Я часто работаю дома в выходные и праздничные дни.

Да – 0 Нет – 1

10. Я работаю гораздо больше, чем многие сотрудники отдела.

Да – 0 Нет - 1

11. Мои подчинённые редко проявляют инициативу.

Да – 1 Нет – 0

12. Я часто занимаюсь второстепенной работой, чтобы сделать вид, что я занят.

Да – 0 Нет – 1

13. Меня часто удивляет некомпетентность моих подчинённых

Да – 0 Нет – 1

14. Вне зависимости от характера работы я пытаюсь убедить подчинённых в том, что успешное выполнение работы крайне важно для организации.

Да – 0 Нет – 1

15. Я стараюсь делегировать полномочия тем подчинённым, которые показали наилучшие результаты при выполнении подобных работ.

Да –0 Нет - 1

16. Я всегда предусматриваю меры контроля за выполнением каждой задачи, исполнителю которой делегированы широкие полномочия.

Да – 1 Нет – 0

17. Я убеждён в том, что хорошо выполненную работу необходимо поощрять. Да – 1 Нет – 0

18. Мои подчинённые перекладывают ответственность за принятое решениена меня. Да – 0 Нет – 1

Обработка результата теста. Если тестируемый набрал:

- от 0 до 5 баллов, он больше специалист, чем руководитель, и если представится возможность перейти на другую должность, то не нужно колебаться. Ему явно не хватает опыта для делегирования полномочий персоналу, и он немедленно должен обратить на это внимание.

- от 6 до 10, нельзя сказать, что он сильный руководитель, но если в возглавляемом им коллективе дела идут хорошо, то лучше не предпринимать никаких реорганизаций. Ему лишь иногда удаётся успешно делегировать полномочия, однако некоторые его взгляды и отдельные моменты поведения препятствуют эффективному делегированию полномочий.

- от 10 до 14, относится к типу руководитель – организатор, умеет сконцентрировать силы на наиболее важных проблемах: подборе и расстановке кадров, разработке оптимальных планов, материально-техническом сложении. Не идёт на поводу у текущих дел, отделяет главное от второстепенного, умеет добиваться решения принципиальных проблем, не останавливается перед конфликтами и взысканиями. Он действительно умеет эффективно делегировать полномочия персоналу.

- от 15 до 18, данный руководитель может вывести из прорыва отстающее подразделение, но трудно работать в условиях рутинного исполнения текущих дел. Он ищет острых ситуаций и обладаю необходимыми управленческими способностями, стремится к преобразованиям, ориентированным на деловую карьеру. Не всегда удаётся правильно делегировать полномочия, хотя умеет делать и чаще делает это эффективно.

Дата добавления: 2015-07-13