Оценка эффективности обеспечения приема посетителей

Оценка эффективности в ОНД подразумевает следующие разновидности:

1) оценка качества – обычно ее еще называют «контроль качества» или «обеспечение качества»;

2) оценка экономичности;

3) оценка действенности;

4) оценка результативности.

Нередко все эти элементы объединяются в комплексную оценку, которая, к тому же предполагает оценку всей организации в целом, оценку отдельных ее программ, компонентов программ, сотрудников и оценку работы с конкретными клиентами. В узком смысле «эффективность» означает достижение наибольшего соответствия целей и полученных результатов при наименьших затратах. Использование экономических доказательств эффективности социальной работы или социального обслуживания является важным, но далеко не единственным приемом оценки.

Эффективность труда характеризует результативность трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность, но так как в ОНД нет должности секретаря и поэтому всеми полномочиями занимаются сами инспектора и их руководители.

В задачи инспектора входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный сотрудник должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др.

Оценка эффективности начинается с того, что организация, а в данном случает отдел, для их посетителей начинается с проходной, с приёмной. И оттого, насколько хорошо функционируют это заведение производственного аппарата, новые люди судят о культуре работы, культуре руководителя предприятия.

Здание отдела находиться в трехэтажном здании на втором этаже. В коридоре находится много стендов с информацией о его работе и различная полезная информация.

Что касается кабинетов, то они надлежаще оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенный к Интернету, теле-фон, факс, ксерокс и все необходимые канцелярские принадлежности.

Инспектора обязаны заранее оповестить назначенных на приём людей, сообщив им другое время или переадресовав их к компетентным людям. Нередко большинство вопросов может решить заместитель руководителя учреждения. Некоторые руководители приспособились принимать нескольких посетителей, рассчитывая, что тогда люди не будут тянуть время, видя около себя других ожидающих.

Нередко приём посетителей прерывается для решения неотложных дел, телефонных разговоров. Это также создаёт неудобства и мешает сосредоточенной беседе, проникновению в суть дела.

Руководитель по мере возможности откликается на просьбы личного характера, не стараясь потом выставить своё участие как неоценимую услугу; обращаясь к подчинённому с деловым поручением, делает это в вежливой форме; достаточно терпим к отдельным недостаткам своих подчинённых и принимает их во внимание в повседневной работе [5].

Таким образом, в Отделе надзорной деятельности нет должности секретаря, считаю, что в отдел необходимо внедрить такую должность и организовать рабочее место для секретаря, а так же усовершенствовать приемную.

Секретарь позволит вести документооборот в организации (в отделе), а так же на него буду возложены такие обязанности:

- регистрация и обработка корреспонденции;

- ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

- контроль своевременного исполнения документов;

- ведение архива документов;

-знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прием посетителей является наиболее ответственной задачей. Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей.

Первое впечатление об организации скла­дывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

1) сотрудников своей организации;

2) сотрудников других организаций;

3) по предварительной договоренности

4) прибывших внезапно;

5) посетителей по личным вопросам.

Так как инспектор помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Личные контакты с людьми, где инспектор выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

От умелой и четкой работы должностного лица зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа инспектора по организации приема граждан заключается в следующем:

а) в специальный журнал или карточку записывать данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;

б) инспектор хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;

в) в соответствующих графах карточек или журнала делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону;

г) инспектор следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан

Организация приема сотрудников сводится к следующему:

- составить график приема;

- известить сотрудников о конкретной дате и времени приема;

- подготовить документы о результатах профессиональной деятельности сотрудников.

Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно.

Для этого должностное лицо должено знать:

1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

2) количественный и качественный состав посетителей;

3) мотивы (причины) посещения;

4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия в один из установленных дней недели, в строго определенные, обычно послеобеденные часы.

Продолжительность приемного времени устанавливается, исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем.

Для подготовки к очередному приему инспектор обязан выполнить следующее.

1. Осведомиться у руководителя за 2–3 дня до приема о планах его работы на это время.

2. Уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.

3. Доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководителем в ближайший приемный день.

4. Передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т. п.).

5. Запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему.

Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема и контингента посетителей, записавшихся на прием к руководителю секретарь формирует список посетителей.

При телефонном звонке необходимо посетителям четко объяснить, как найти вашу организацию. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы мы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождении, телефонах и т.д.

Таким образом, поставленная цель – изучение и совершенствование приема посетителей в Отделе надзорной деятельности г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов достигнута. В результате работы были выполнены следующие задачи:

1) исследовать теоретические основы организации приема посетителей.

Таким образом, прием посетителей это важная и неотъемлемая часть в работе секретаря. Правильно организованный прием посетителей является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов;

2) изучить нормативно-методические основы работы секретаря по приему различного типа посетителей.

При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

3) раскрыть функции секретаря (инспектора) по организации приема посетителей и определить основные направления деятельности секретаря на примере ОНД г. Глазова, Глазовского, Юкаменксого и Ярского районов.

К функциям секретаря (инспектора) по бездокументарному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация рабочего дня руководителя.

Дата добавления: 2015-07-13